Оформлення трудових відносин із працівниками

Кадрова документація

Список використаних джерел

ОФОРМЛЕННЯ ТРУДОВИХ ВІДНОСИН ІЗ ПРАЦІВНИКАМИ

Праця, заробітна плата та розрахунки з їх приводу з робітниками і службовцями є одним з найважливіших об’єктів обліку підприємства.

Організація обліку праці та заробітної плати має забезпечити точність, достовірність надходження інформації щодо працівників, безперервність інформаційних потоків між структурними підрозділами і бухгалтерією підприємства щодо праці, своєчасність обробки первинних документів з обліку праці і виробітку, повноту облікової реєстрації, своєчасність нарахувань і виплат заробітної плати.

Ці завдання вирішуються через складові організації обліку:

організації обліку особового складу працівників;

організація обліку виробітку;

організація обліку нарахування заробітної плати.

Одним з інформаційних джерел бухгалтерського обліку заробітної плати є облік особового складу працівників. Він проводиться відділом кадрів підприємства і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та осіб, що звільняються з відповідної посади.

Загальна чисельність працівників бюджетних установ і державних підприємств встановлюється штатним розкладом, який являє собою затверджений вищою установою перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад (вакансій) та посадових окладів за структурними підрозділами установи. Штатний розклад є підґрунтям для складання та подальшого затвердження кошторисів підприємства. Фактична штатна чисельність не повинна перевищувати кількості штатних посад за штатним розкладом установи.

Право на працю є основним конституційним правом громадян України. Воно проголошене статтею 43 Конституції України. Переважна більшість громадян реалізує це право через влаштування на роботу шляхом укладення трудового договору як наймані працівники на підприємства.

Згідно статті 21 Кодексу Законів про працю України "Трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізособа зобов'язується виплачувати працівникові зарплату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін" [Кзпп, с.8].

Трудовий договір може бути оформлений як письмовим документом, так і наказом роботодавця про прийняття працівника на роботу відповідно до його заяви. Письмова форма трудового договору є обов'язковою при організованому наборі працівників, при виконанні роботи в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я, при укладенні контракту, у випадках коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі, при укладенні трудового договору з неповнолітнім (Кзпп, с.57), для працівників, діяльність яких пов'язана з державною таємницею, при укладенні трудового договору з релігійною організацією, при укладенні трудового договору з працівником, який проходить альтернативну службу.

Трудові договори можуть бути безстроковими (на невизначений термін, строковими (на певний строк за погодженням сторін), на час виконання певної роботи.

До документів якими оформлюються трудові відносини із працівниками відносять: наказ про прийом на роботу; наказ про переведення на іншу роботу; наказ про переведення на іншу посаду; наказ про надання відпустки; наказ про відрядження; наказ про припинення трудового договору (контракту).

КАДРОВА ДОКУМЕНТАЦІЯ

Згідно з Наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 року № 489 затверджено і введено в дію з 1 січня 2009 року такі типові форми первинної облікової кадрової документації підприємств, установ, організацій:

№ П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу" (Додаток 1);

№ П-2 "Особова картка працівника" (Додаток 2);

№ П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки" (Додаток 3);

№ П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)" (Додаток 4);

№ П-5 "Табель обліку використання робочого часу" (Додаток 5);

№ П-6 "Розрахунково-платіжна відомість працівника" (Додаток 6);

№ П-7 "Розрахунково-платіжна відомість (зведена)".

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми. Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.

Згідно листа від 19.10.2005 року № 09-487 Міністерства праці та соціальної політики України усі накази по особовому складу реєструються в книзі реєстрації наказів. Книга реєстрації наказів повинна бути пронумерована, прошнурована, скріплена підписом керівника та сургучною печаткою підприємства. Вилучення аркушів з книги не допускається, виправлення також. Записи в книзі мусять відповідати наявності наказів. Книга реєстрації наказів є документом суворої звітності і постійного зберігання.

На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку ф. П-2 "Особова картка" і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється у двох примірниках. Наказ візує начальник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.

Наказ про переведення на іншу посаду застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-4) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим органом. Підписується керівником структурного підрозділу та керівником організації чи установи. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.

Перелічені документи щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.

Факт відрядження працівника підтверджують документи: наказ (розпорядження) керівника про направлення працівника у відрядження із зазначенням мети та/або службового завдання (доручення), маршруту і терміну відрядження; посвідчення про відрядження з відмітками сторони, яка відряджає та яка приймає; кордонний паспорт (головним бухгалтером або відділом кадрів завіряються ксерокопії відповідних сторінок) із відмітками про перетин державного кордону. Документи, що підтверджують зв'язок відрядження із основною діяльністю платника податку: звіт про відрядження; документи щодо фактичних цивільно-правових відносин (договори); інші підтвердні документи.

Зарахування працівника до штату установи супроводжується присвоєнням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи як працівника конкретної установи. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись за категорією персоналу (основні працівники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; молодший обслуговуючий), або за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяється відповідна серія табельних номерів. Табельний номер працівника фіксується в усіх первинних і зведених документах з обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.

Основним реєстром обліку виробітку та використання робочого часу щодо бюджетних установ є табель використання робочого часу ф. П-5, який являє собою спеціальний іменний список працівників підрозділу установи чи організації, призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номера посади за днями місяця.

Табель відкривається за 2—3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. Табель заповнюється в частині іменного списку працюючих в порядку табельних номерів, категорій працюючих чи алфавітному порядку.

Облік з’явлень на роботу і використання робочого часу може здійснюватись двома способами: методом суцільної реєстрації (щоденна відмітка всіх прибулих, не прибулих, тих, хто запізнився, тощо); методом за відхиленнями (здійсненням записів за умов наявності відхилень — хвороб, прогулів, запізнень тощо).

Щодо оплати праці окремих категорій працівників застосовується механізм відрядної форми. В цьому разі основним документом з обліку виробітку виступає наряд на відрядну роботу (ф. П-40, яка оформлюється бухгалтерією відповідно до виду праці (колективна чи одноосібна), видів робіт, кількості часу (зміна, кілька днів, місяць), видів об’єктів (один ремонтний об’єкт, одну особу, що обслуговується, тощо).

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит" / Вид 2-ге, доп і перероб. – Житомир: ЖИТІ, 2000. – 640 с.

Бутинець Т.А. Бухгалтерський облік: Навч. посіб. для студ. вузів /Т.А. Бутинець, Л.В. Чижевська, С.Л. Береза. - Житомир: ЖІТІ, 2000. - 672 с.

Бухгалтерский учет и финансовая отчетность в Украине /Под ред к е н С Ф Голова. – Днепропетровск:ТОВ "Баланс-Клуб", 2000 - 768 с.

Кодекс законів про працю України (Із змінами і доповненнями за станом на 20 квітня 2008 року). – Київ: Друкарня МВС України, 2008. – 95 с.

Лишиленко О.В. Бухгалтерський облік: Підручник. – 2-ге вид., перероб.і доп. – Київ: Вид-во "центр навчальної літератури", 2006. – 659 с.

Організація бухгалтерського обліку: Підруч. для студ. спец. Облік і аудит вищ. навч. закл. / За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. - 3 тє вид.,доп. і перероб. - Житомир: ПП Рута , 2002. - 592 с.

Ткаченко Н.М. Бухгалтерський облік на підприємствах України з різними формами власності: Навч. посіб. – 6-те вид., доп. і перероб. – К.: А.С.К., 2002. - 784 с.

Сопко В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. – 3-тє вид., перероб. і доп. – К.: КНЕУ, 2000. — 578 с.

Верховна Рада України. Офіційний сайт. http://zakon1.rada.gov.ua/

Державний комітет статистики України. Офіційний сайт. http://www.ukrstat.gov.ua/

Міністерство фінансів України. Офіційний сайт. http://www.minfin.gov.ua/