Особливості складання та оформлення актів

Зміст

Вступ

1. Види актів

Види актів уряду Російської Федерації

Акти, які не підлягають державній реєстрації

Акти надання послуг

Локальні нормативні акти організацій

2. Складання та оформлення актів

3. Практичне заняття

Висновок

Список літератури

Вступ

Одним з видів документів, з якими в своїй діяльності часто стикаються організація і її кадрова служба, є акт. У широкому сенсі акти — це узагальнювальне найменування документів, що мають правове значення і оформлених в установленому порядку. Специфіка акту полягає в тому, що цей вид документа застосовується в різних системах документації (організаційно-розпорядливою, фінансово-бухгалтерською, проектно-конструкторською і ін.).

Термін «акт» широко використовується також в області права для позначення рішень, дій або документів, що мають юридичне значення (нормативні правові акти, акти законодавства, законодавчі акти, акти міжнародного права, акти цивільного стану і ін.). У цій області термін «акт» виступає не як позначення виду документа, а родове поняття для групи документів. Наприклад, до законодавчих актів відносяться такі види документів, як Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації; до нормативних правових актів (актам законодавства), окрім перерахованих, відносяться такі види документів, як ухвали Ради Депутатів, ухвали і накази міністерств і інших органів державного управління, рішення органів місцевого управління і самоврядування і ін. Акти цивільного стану — це акти, підтверджуючі в установленому порядку факти народження, смерті, укладення шлюбу, його розірвання, усиновлення, зміни прізвища, імені, по батькові. Їм відповідають такі різновиди документів, як свідоцтво про народження, свідоцтво про висновок (розірванні) браку і ін. Акти міжнародного права — це такі види документів, як міжнародні договори, угоди, конвенції і ін.

Залишивши в стороні юридичний аспект, акту можна дати наступне визначення: Акт — документ, складений комісією (спеціально уповноваженими особами) або однією посадовою особою, підтверджуючий встановлені факти, події, дії.

Як видно з визначення, в більшості випадків акт складається комісією з метою об'єктивної фіксації фактів або певної ситуації (аварія, розкрадання і т.п.). Можливе складання акту однією уповноваженою особою — ревізором, інспектором і т.п. Акти готуються за наслідками ревізій, при прийомі-передачі справ, проведенні випробувань нових виробів і зразків, прийомі об'єктів в експлуатацію, виділенні документів до знищення і т.д. Оскільки акти застосовуються при документуванні різних сторін діяльності організацій і посадових осіб, фіксації фактів, подій і дій в різних сферах, то єдиної, універсальної форми акту не існує. Оформлення акту у кожному конкретному випадку може мати свої особливості. Крім того, для деяких видів актів нормативно-методичними документами встановлені спеціальні форми, що не підлягають зміні.

Проте, до оформлення актів пред'являється ряд загальних вимог. Вони зафіксовані в «Державному стандарті 6.38-95 УСД. Система ОРД. Вимоги до оформлення документів» і Методичних вказівках по його застосуванню, а також в Зразковій інструкції по діловодству в міністерствах, держкомітетах і інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах.

При складанні і оформленні акту використовуються наступні реквізити:

• найменування організації;

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• відмітка про наявність додатку (якщо воно є);

• віза ознайомлення з актом;

• відмітка про виконання документа і напряму його в справу;

• підпис.

Додатковими реквізитами акту можуть бути: гриф твердження; код організації по ОКПО; код документа по ОКУД (для документів, що входять в УСОРД, код по ОКУД, як було сказано вище, має лише форма акту про ліквідацію (реорганізації) організації (підприємства); відмітка про контроль.

1. Види актів

1.1 Акти Уряду Російської Федерації

Уряд Російської Федерації на підставі і у виконання Конституції Російської Федерації, федеральних конституційних законів, федеральних законів, нормативних указів Президента Російської Федерації видає ухвали і розпорядження, забезпечує їх виконання.

Акти, що мають нормативний характер, видаються у формі ухвал Уряду Російської Федерації. Акти по оперативних і іншим поточним питанням, що не мають нормативного характеру, видаються у формі розпоряджень Уряду Російської Федерації.

Порядок ухвалення актів Уряду Російської Федерації встановлюється Урядом Російської Федерації відповідно до Конституції Російської Федерації, федеральних конституційних законів, федеральних законів, нормативних указів Президента Російської Федерації.

Ухвали і розпорядження Уряду Російської Федерації обов'язкові до виконання в Російській Федерації.

Ухвали і розпорядження Уряду Російської Федерації підписуються Головою Уряду Російської Федерації.

Датою офіційної публікації ухвали або розпорядження Уряду Російської Федерації вважається дата першої публікації його тексту в одному з офіційних видань Російської Федерації.

Ухвали Уряду Російської Федерації, за винятком ухвал, що містять відомості, складові державну таємницю, або відомості конфіденційного характеру, підлягають офіційній публікації не пізніше п'ятнадцяти днів з дня їх ухвалення, а при необхідності негайного широкого їх обнародування доводяться до загального зведення через засоби масової інформації невідкладно.

Ухвали Уряду Російської Федерації, що зачіпають права, свободи і обов'язки людини і громадянина, вступають в силу не раніше дня їх офіційної публікації. Інші ухвали Уряду Російської Федерації вступають в силу з дня їх підписання, якщо самими ухвалами Уряду Російської Федерації не передбачений інший порядок їх вступу в силу. Розпорядження Уряду Російської Федерації вступають в силу з дня їх підписання.

Акти Уряду Російської Федерації можуть бути оскаржені до суду.

Уряд Російської Федерації має право приймати звернення, заяви і інші акти, що не мають правового характеру.

1.2 Акти, що не підлягають державній реєстрації

Не підлягають напряму на державну реєстрацію відомчі акти, що не містять правових норм, що зачіпають має рацію, свободи і законні інтереси громадян або що не носять міжвідомчий характер. Такими актами є, зокрема:

- акти персонального характеру (про призначення або звільнення з посади, про заохочення або накладення стягнення і т.п.);

- акти, дія яких вичерпується одноразовим застосуванням, окрім актів про затвердження положень, інструкцій і інших аналогічних документів, що містять правові норми;

- акти оперативно-розпорядливого характеру (разові доручення);

- акти, якими рішення вищестоящих органів доводяться до зведення органів і організацій (підприємств, установ) системи міністерства, відомства;

- акти, направлені на організацію виконання рішень вищестоящих органів або власних рішень міністерств, відомств і що не містять нових норм;

- акти нормативно-технічного характеру (Гости, Сніпи, тарифно-кваліфікаційні довідники, форми звітності і т.п.);

- акти рекомендаційного і методичного характеру.

Акти, що не підлягають відповідно до законодавства публікації, вступають в силу з дня привласнення ним номери державної реєстрації, якщо в самому акті не вказаний пізніший термін.

Акти, що не пройшли державну реєстрацію, а також зареєстровані, але не опубліковані в установленому порядку, не спричиняють за собою правових наслідків і не можуть служити законною підставою для регулювання відповідних правовідносин, застосування яких би то не було санкцій до громадян, посадових осіб і організацій за невиконання розпоряджень, що містяться в них; на вказані акти не можна посилатися при вирішенні суперечок.

1.3 Акти надання послуг

Обґрунтувати орендні платежі не складно, оскільки їх необхідність очевидна. На перший погляд, і з документальним підтвердженням таких витрат не повинно бути особливих проблем. Адже, якщо оплата проводиться щомісячно, то актів наданих послуг у фірми збереться предостатньо. Ось тільки на ділі виявляється що, документ майже нічого не підтверджує.

Для чого сторони складають акт? Відповідь на питання очевидна: з метою зафіксувати той факт, що зобов'язання за договором виконані. Проте якщо при замовленні робіт все більш або менш ясно – результат має речовинну форму, то при наданні послуг виконавець не передає замовникові ніякого матеріального результату. Відповідно, і замовникові приймати нічого, а значить, складання акту в тому вигляді, в якому він оформляється при виконанні робіт, втрачає всякий сенс.

Погодитеся, складно сказати, що, наприклад, особа, що взяла участь в семінарі з оподаткування, не скористалася наданою послугою. Адже послуга-то якраз і полягає в участі в семінарі, а значить, після його закінчення у будь-якому випадку вона вважатиметься наданою. Отже, абсолютно неважливо, складений чи ні акт про надання послуг.

Виходить, що для документального підтвердження витрат на послуги акт не потрібний, оскільки акт не свідчить як такий про факт надання послуги. А значить, в більшості випадків підтвердити свої витрати організація може і без акту. Наприклад, дійсність витрат на вже згадуваний семінар цілком доведуть договір, рахунок, платіжні документи, рахунки-фактури, наказ про напрям співробітника на семінар. Тим більше що стаття 252 Податкові кодекси не передбачає певного переліку документів, які необхідні як підтвердження.

Хоча, звичайно, складання акту потрібне для визначення дати надання послуги, яку треба знати з тим, щоб вірно врахувати витрати. Крім того, з моменту підписання акту починається відлік терміну позовної давності.

Немає необхідності складати акт і для підтвердження витрат у вигляді орендних платежів. Адже оренда не є послугою ні з погляду цивільного законодавства, ні з погляду Податкового кодексу. Так, в Цивільному кодексі положення про договори відшкодувального надання послуг і оренди розташовані в різних розділах. А значить, ці категорії відносин є самостійними і для них встановлені різні правила.

По Податковому кодексу орендні відносини не відносяться до категорії «послуга», оскільки не відповідає її визначенню, даному в статті 38 кодексу. Нагадаємо, що дана норма визнає послугою діяльність, результати якої не мають матеріального виразу, реалізуються і споживаються вже в процесі здійснення цієї діяльності. Оренда ж не є діяльністю, оскільки це можливість на законних підставах володіти і використовувати чужу річ. Крім того, вона не має таких результатів, які б реалізовувалися або споживалися в процесі самої оренди.

Це означає, що орендна плата є платою не за послугу, а за користування майном. Отже, підтверджувати факт перерахування грошей буде не акт наданих послуг, а договір оренди, акт прийому-передачі приміщення, рахунок на оплату, виставлений орендодавцем, і платіжні документи, підтверджуючі оплату цього рахунку. А для заліку ПДВ орендареві буде потрібно ще і рахунок.

Відмітимо, що такої ж позиції дотримуються і фахівці ФНС. У листі від 5 вересня 2005 р. № 02-1-07/81 наголошується, що орендна послуга починає споживатися з моменту укладення договору. В той же час Мінфін не так давно висловив думку, що акти наданих послуг все ж таки треба виставляти щомісячно (лист від 7 червня 2006 р. № 03-03-04/1/505). Тільки ось вимога про обов'язкове складання актів прийому-передачі послуг ні розділом 25 Податкового кодексу, ні законодавством про бухгалтерський облік не передбачено.

1.4 Локальні нормативні акти організації

Дуже часто в літературі по кадровому діловодству уживається термін - локальні нормативні акти. У довідниках дається докладне роз'яснення цього терміну. Багато статей журналів, освітлюючих проблеми кадрових служб, не раз писали про необхідність ухвалення даних документів в кожній організації. Але далеко не у всіх організаціях в наявності дана документація.

Відповідно до статті 68 п. 3 ТК РФ працедавець при прийомі на роботу зобов'язаний ознайомити працівника з чинними в організації локальними нормативними актами, що мають відношення до трудової функції працівника.

Локальні нормативні акти - документи, що розробляються для регламентації трудових відносин в даній організації і встановлення працедавцем умов праці в межах своєї компетенції відповідно до законів і інших нормативних правових актів, колективного договору і угод.

Про склад локальних нормативних актів, обов'язкових для кожної організації, мовиться в ТК РФ:

Штатний розклад (ст. 57 ТК РФ)

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 56, 189, 190 ТК РФ)

Документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, їх права і обов'язки в цій області (п. 8 ст. 86 ТК РФ)

При змінній роботі кожна група працівників повинна проводити роботу протягом встановленої тривалості робочого часу відповідно до графіка змінності (ст. 103 ТК РФ)

Графік відпусток (ст. 123 ТК РФ)

Разом з прямо передбаченими ТК РФ локальними актами працедавець може приймати і інші документи, що містять норми трудового права, необхідні для вирішення виникаючих проблем у взаєминах з працівниками, наприклад: положення про персонал, положення про структурні підрозділи (відділах), посадові інструкції.

Зупинимося на такому документі, як посадова інструкція. Чи необхідні вони в організації? Яку роль грає даний документ в регулюванні трудових відносин між працівником і працедавцем? Посадова інструкція - організаційно-розпорядливий документ, в якому визначається місце працівника в організації, основні функції, конкретні обов'язки, функціональні права і відповідальність при здійсненні діяльності на певному посаді.

Відсутність чітко розроблених регламентів, інструкцій і інших режимних елементів завжди надасть можливість працедавцеві виразити свою незадоволеність якістю і об'ємом результатів праці співробітників. Загальне правило: якщо ви хочете плутанини, ніколи не займайтеся регламентацією праці і не витрачайте часу на розробку управлінської документації.

Не дивлячись на те, що останніми роками все більше керівників починає розуміти необхідність і корисність розробки різного роду організаційної документації, існує ще багато компаній, де керівництво не стурбоване розробкою всіх необхідних регламентів, у такому разі допускаються наступні помилки:

ПОМИЛКА 1: абсолютна відсутність посадових інструкцій.

Всі обов'язки «передаються на словах». Керівництво вважає, що «краще душевно поговорити, чим бруднити тонни паперу».

ПОМИЛКА 2: формальний підхід до написання посадових інструкцій.

Коли інструкції створені для звітності і не використовуються в реальному житті, кандидат виходить на роботу, слабо уявляючи собі, круг своїх обов'язків, перший час «плаває» у виборі найбільш важливих з них і зазвичай вибирає для регулярного виконання тільки те, що найцікавіше або не складе труднощів виконати. Ця ситуація стає особливо критичною тоді, коли це стосується роботи «прибуткових» співробітників. Так, наприклад, в діяльності менеджерів відділу продажів часто витісняється важка і не всіма улюблена робота по залученню і «обходженню» нових клієнтів.

ПОМИЛКА 3: невірний розподіл обов'язків:

Ті або інші роботи ні за ким конкретно не закріплені, і їх виконує той, хто в даний момент вільний або «просто пригадав» про необхідність виконати їх.

Приклад: Завдання поповнення прайс-листів в торговому залі покладене на всіх менеджерів залу, при цьому не призначений «відповідальний» за виконання цих робіт. Як наслідок, прайс-листи роздруковуються нерегулярно, і то, тільки після відповідного прохання клієнта. При цьому вони містять велику кількість помилок і неточностей.

Не продумана система «підміни співробітника у разі відсутності або по хворобі».

Приклад: Роздрібний салон з продажу комп'ютерної техніки. З метою залучення клієнтів, виготовлений рекламний щит, який необхідно кожен ранок виставляти перед дверима салону. Для виконання цього завдання призначений співробітник, якому доплачується «за винесення» певна сума до основного заробітку. В цілому ця схема працювала вельми успішно, за винятком тих днів, коли даний співробітник по якихось причинах не був на роботі або спізнювався на початок робочого дня. Тоді рекламний щит, як правило, не виставлявся. Або виставлявся, але після довгих домовленостей кого-небудь з працівників. Основні аргументи, що пред'являються керівництву: «мені не платять за цю роботу» і «я зараз не можу цього зробити, тому що у мене багато своєї роботи».

Співробітникам поставлена велика кількість «різношерстих» обов'язків.

Приклад: Системний адміністратор, крім своїх основних функцій, виконує роль експедитора і співробітника, що займає питаннями реклами. Він багато часу проводить в роз'їздах по потребах фірми. В результаті, зазвичай не встигає виготовити і помістити рекламу в ЗМІ або не виявляється «під рукою» в мить, коли необхідний терміновий ремонт техніки. В цьому випадку, якщо ви поцікавитеся «чому обов'язки не виконуються в належній мірі?», ваш співробітник, швидше за все, пошлеться на надмірну зайнятість і велику кількість обов'язків.

Не дивлячись на те, що обов'язковість посадових інструкцій виникає тільки в строго певних випадках, саме вона дозволить працедавцеві:

Раціонально розподілити обов'язки між працівниками.

Правильно організувати відбір кадрів при наймі, провести їх подальшу розстановку.

Укріпити службову дисципліну.

Підвищити ефективність діяльності організації.

Створити організаційно-правову основу діяльності співробітників.

Підвищити відповідальність співробітника за результати своєї діяльності.

Забезпечити об'єктивність оцінки при атестації співробітника.

Застосувати адекватні заходи заохочення і дисциплінарних стягнень.

Уникнути трудових суперечок

Порядок в організації наступить тоді, коли діяльність співробітників буде регламентована. Можливо, не варто економити на розробці управлінській документації?

2. Складання і оформлення актів

Акт — довідково-інформаційний документ, що фіксує стан об'єкту і, при необхідності, рекомендації комісії.

Існує велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, організацій, підприємств); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); акти здачі-прийому (при виконанні замовником і виконавцем роботи договірних зобов'язань); прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення документів і справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; нещасних випадків; перевірок і ін.

Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі. Формуляр акту:

постійні реквізити «єдиного бланка»:

емблема (03);

найменування організації (06);

найменування виду документа (08) (АКТ);

змінні реквізити «єдиного» бланка:

дата (09);

реєстраційний номер (10);

місце складання або видання документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

відмітка про наявність додатку (20);

підписи членів комісії (21);

гриф твердження (15).

Дата (09) і місце складання (12), що проставляються в бланку акту повинні відповідати даті і місцю події, що актується.

Заголовок (17) акту відповідає на питання «про що?» і починається з приводу «О» («О») і формулюється за допомогою віддієслівних іменників. Наприклад:

Про перевірку збереження документів

Допускається, щоб заголовок акту відповідав на питання «чого?». Наприклад:

Про перевірку збереження документів

Перевірка збереження документів

Або

Ревізія каси

Текст акту ділиться на три частини: введення, констатуюча частину і виводи. Текст введення у всіх актах формалізований. У нім указується підстава для складання акту, перераховуються члени комісії і (при необхідності) присутні особи.

Як підстава указується найменування розпорядливого документа, його дата, реєстраційний номер і заголовок. Як правило, підставою для роботи комісії є наказ, який визначає склад комісії, її завдання і повноваження. Наприклад:

Підстава: наказ директора від 19.09.99 № 52 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»

При перерахуванні членів комісії необхідно вказати посаду, прізвище і ініціали кожного по наступній схемі:

Складений комісією:

Голова - посада Прізвище, ім’я, по батькові

Члени комісії: Прізвище, ім’я, по батькові

Посада Прізвище, ім’я, по батькові

Прізвища членів комісії розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Як присутні указують осіб, чию роботу перевіряє комісія:

Присутні: посада Прізвище, ім’я, по батькові Прізвище, ім’я, по батькові

Прізвища присутніх розташовуються по убуванню посадових рангів або за абеткою (якщо посадові ранги рівні).

Констатуюча частина починається з абзацу. У ній висловлюються цілі, завдання і істота роботи, виконаною комісією, і її результати (коли працювала комісія, що вона робила, як, які факти були виявлені).

У завершальній частині акту робляться виводи або даються рекомендації. Завершальна частина може бути відсутньою, якщо члени комісії ухвалять рішення обмежитися констатацією фактів.

Якщо необхідно, оформляють відмітку про наявність додатку (20). Якщо необхідно, оформляють розсилку акту, тобто указують кількість складених екземплярів і місце їх знаходження. Наприклад:

Складений у двох екземплярах

1 екземпляр – в об’єднання «Мосміськархіву»

2 екземпляр – в справу № 01-30

Слід звернути особливу увагу на те, що під екземпляром акту розуміють його оригінал. Розсилка акту оформляється тільки в тих випадках, якщо екземпляри акту прямують в сторонні організації, а не співробітникам своєї фірми.

Якщо необхідно, особи, присутні при роботі комісії, повинні своїми особистими підписами засвідчити факт ознайомлення із змістом акту формою:

Ознайомлені

Особистій підпис Особистій підпис

Дата Дата

Акт підписують всі члени комісії. При оформленні підписів не указуються посади, не ставляться тире або двокрапка. Наприклад:

Головуючий Особистій підпис ПІБ

Особистій підпис ПІБ

Деякі різновиди актів (ліквідації установи, перевірок, ревізій, про виділення документів до знищення) обов'язково підлягають твердженню, що оформляється відповідним грифом (15).

3. Практичне завдання

ЗАТ «Інформаційні системи» ЗАТВЕРДЖУЮ

___________№_____________ Директор

______________________ І.І. Іванов

м. Москва

АКТ

Про перевірку збереження документів

Підстава: наказ директора від 01.11.99 № 12 «Про заходи по забезпеченню збереження документів»

Складений комісією:

Голова - заступник директора по персоналу Петров П.П.

Члени комісії:

1. Заступник головного бухгалтера Сидорова С.С.

2. Начальник відділу кадрів Васильєва В.В.

3. Менеджер Романова Р.Р.

Присутні: завідувачка канцелярією Кузнєцова К.К.

У період з 10.11.99 по 12.11.99 комісія проводила перевірку організації і умов зберігання управлінських документів.

В ході перевірки встановлено:

1. Документи зберігаються в структурних підрозділах.

2. Справи формуються не відповідно до номенклатури справ.

3. Відмічений випадок втрати документа (лист ЗАТ «Схід» від 15.03.97 № 123).

Комісія рекомендує:

1. Встановити порядок централізованого зберігання документів в канцелярії.

2. Виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву.

Складений в 2 екз.

1-й екз. - в справу № 01-14

2-й екз. - в об'єднання «Мосміськархів»

Голова П.П. Петров

Члени комісії

С.С. Сидорова

В.В. Васильєв

Р.Р. Романова

Висновок

Акт — документ, складений комісією (спеціально уповноваженими особами) або однією посадовою особою, підтверджуючий встановлені факти, події, дії.

Всі різновиди актів складаються по єдиній схемі.

Список літератури

Зіновієва Н.Б. Документоведення: Навчально-методична допомога. М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, с.208

Колесник Е.Н. Введення в управлінське документоведення. Навчальний посібник. М.: 2003

Колесник Е.Н. Документування управлінської діяльності в органах державної влади і місцевого самоврядування. Книга 1. Управлінське документоведення. - УРАГС: Катеринбург. 2002.

Крайська З.В., Челліні Э.В. Архівознавство: Підручник для середніх спеціальних учбових закладів. - М.: Видавництво НОРМА, 1996. - 224с.

Кушніренко Н.Н. Документоведення. Підручник. Київ: Знання, 2000

Ларін М. В. Розвиток поняття «документ». - Діловодство. №1. 2000.

Ларьков Н.С. Документоведення. Навчальний посібник. М.: 2004

Охотніков А.В., Булавіна Е.А. Документоведення і діловодство: Основи документоведения; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів М: ИКЦ БЕРЕЗЕНЬ, 2004