Организация управленческого труда (работа 3)
РЕФЕРАТ
Организация управленческого труда
СОДЕРЖАНИЕ
1. Управление как процесс преобразования информации
2. Содержание и особенности управленческого труда
3. Техника управления и автоматизации управленческого труда
4. Культура и этика управленческого труда
5. Проведение деловых совещаний, встреч и переговоров.
1. Управление как процесс преобразования информации
Информация – осмысленные упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации. Управление можно рассматривать как восприятие, преобразование и передачу информации, где исходная информация преобразуется в конечный продукт, управленческое решение или командную информацию. К управленческой (командной) информации предъявляется следующая информация: 1) ценность и полезность, т.е. не нужна избыточная и бесполезная информация; 2) достоверность и объективность – выражает точность и соответствие данных реальным фактам; 3) своевременность информации – означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления; 4) полнота информации определяется её достоверностью для принятия обоснованных управленческих решений; 5) правовая корректность информации. На основе полученной информации управляющая система (аппарат управления) вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему (коллектив работников) для исполнения.
Информация, которая функционирует на предприятии может быть классифицирована по следующим признакам: 1) по назначению (экономическая, техническая и организационная); 2) по роли в процессе управления (аналитическая, отчетная, нормативная, плановая); 3) по виду носителя (печатный текст или машинный носитель); 4) по времени поступления (периодическая, постоянная, случайная); 5) по степени преобразования (исходная, производная, обобщенная); 6) по времени использования (условно постоянная, переменная). Условно-постоянная информация – изменяется сравнительно редко и она используется многократно (нормы, цены, тарифные ставки, должностные оклады, плановые показатели). Переменная информация отражает динамизм процесса производственной и хозяйственной деятельности.
Организация информационного обеспечения менеджмента включает: 1) формирование документооборота; 2) организация процесса сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации; 3) выбор состава технических средств по переработке информации. Документ – это материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с законодательством правовой статус. Разрабатываемые документы должны отвечать требованиям единой системы государственного делопроизводства (ЕСГД), унифицированной системы организации распорядительных документов (УСОРД) и типовых инструкций по делопроизводству и других нормативных актов, которые имеются на данном предприятии.
2. Содержание и особенности управленческого труда
Управленческий труд – вид общественного труда, направленный на обеспечение скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного труда, так и коллектива в целом. Содержание управленческого труда зависит от объекта управления и определяется структурой управленческих процессов, его техническим оснащением, а также взаимоотношениями людей в процессе управления управленческих функций. Управленческий труд имеет свои особенности: 1) носит в основном информационный, аналитический и умственный характер; 2) участвует в создании материальных благ не прямо, а последовательно через группы других лиц; 3) в качестве предмета управленческого труда выступает информация и люди, участвующие в управленческом процессе; 4) результатом труда являются управленческие решения; 5) средствами труда служит организационная и вычислительная техника. В основе рациональной организации управленческого труда лежат следующие принципы: а) принцип комплексности предполагает, что организация управленческого труда осуществляется не по одному направлению, а по их совокупности и касается не одного работника, а все коллектива; б) принцип регламентации – предполагает установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций и других нормативных документов в системе управления; в) принцип специализации заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций и работ с возложением на них полной ответственности за конечные результаты их деятельности; г) принцип экономичности состоит в достижении наилучших результатов при наименьших затратах времени и средств; д) принцип научности – заключается в совершенствовании организации управленческого труда на научной основе.
К основным направления совершенствования организации и управленческого труда относятся: 1) совершенствование форм разделения и кооперации труда, 2) совершенствование системы оплаты и стимулирования труда управленческих работников, 3) рациональная планировка и оснащение рабочих мест оргтехникой, техническими средствами связи и обслуживания, 4) улучшение санитарно-гигиенических и психо-физиологических условий труда (создание температурного режима, уровень шума, удобство мебели), 5) внедрение передовых приемов и методов управленческого труда.
3. Техника управления и автоматизации управленческого труда
Материальной базой управленческого труда является организационная и вычислительная техника, офисная мебель, электронные средства сбора, регистрации, обработки, передачи информации. Современные информационные технологии включают: 1) автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ; 2) локальные распределительные сети ЭВМ; 3) машиночитаемые носители информации; 4) устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов (ксероксы, принтеры). Новые информационные технологии позволяют 1) применять электронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человеку в организации и вне её; 2) проводить видеоконференции руководителей и специалистов, находящихся в разных местах; 3) обеспечить доступность документов через электронные средства связи. На предприятиях, для установления межмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации и сопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств для решения задач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха, функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия. АРМ включает как правило персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийные устройства различного функционального назначения, а также устройства связи с автоматикой технологического оборудования. Принципиальная схема автоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид:
Генеральный директор
АРМ генерального директора
Вычислительный центр
АРМ главного диспетчера
Производственно-диспетчерский отдел
Директор по производству
АРМ директора по производству
Начальник цеха
АРМ начальника цеха
Служба цеха
АРМ начальника служб
Производственный участок
АРМ начальника участка
АРМ диспетчера участка
Диспетчер участка
Вычислительный комплекс участка
Вычислительный центр цеха
АРМ диспетчера цеха
Производствен. диспетчерское бюро
-
линейно-функциональные связи
- информационные связи
4. Культура и этика управленческого труда
Культура производства - совокупность традиций и норм, которыми должен руководствоваться менеджер в своей деятельности.
В основе: юридические нормы, которые отражены в государственно-правовых и нормативных актах; организационные нормы, которые устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений, правила внутреннего трудового распорядка; экономические нормы – регулируют экономическую деятельность организации; моральные нормы – регулируют поведение менеджера в области нравственности и морали. Этическую культуру менеджера определяют его умение решать практические вопросы с учетом требований морали и нравственности с соблюдением правил этикета. Управленческий этикет – это совокупность норм и правил поведения менеджера во взаимоотношениях с людьми, которые включают: 1) ответственность в деловых отношениях; 2) ясность выражения мыслей; 3) честность и порядочность; 4) высокая требовательность к себе и к другим; 5) вежливость, тактичность и скромность. Личная культура менеджера проявляется: а) во внешности - подчеркнутая аккуратность, умение одеваться просто, строго с учетом индивидуальности; б) в разговоре – высокая культура речи, эстетичность жестов и интонаций, владение приемами ораторского искусства; в) содержание рабочего места и служебных помещений – порядок, чистота, эстетичность интерьера, освещенность, кондиционирование, наглядная информация; г) в работе с документами – грамотное оформление, регистрация, контроль за исполнением; д) в организации приема посетителей по личным и служебным делам; е) поддержание здорового образа жизни и хороших семейных отношений.
5. Проведение деловых совещаний, встреч и переговоров.
Цель деловых совещаний – рассмотрение и принятие решений по проблемам, требующим коллективного обсуждения. На совещаниях сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов. Деловое совещание должно быть тщательно подготовлено, а именно: 1) сформулирована повестка дня, 2) определен состав участников, компетентных в вопросах повестки дня, 3) назначить день, время и место проведения совещания, 4) заблаговременное ознакомление участников с повесткой дня и материалами совещания. В организации и проведении совещания должны соблюдаться следующие правила: совещание должно начинаться в точно установленное время; должны соблюдаться повестка дня и установленный регламент; совещание должно проводиться в атмосфере творческой активности, непринужденности, свободного высказывания мнения; результаты совещания должны быть оформлены протоколом с принятием решения. Оттого, насколько участникам совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее обсуждение, зависит его эффективность. Результаты совещания должны быть доведены до участников – исполнителей заданий и организован контроль за исполнением принятых решений. Руководитель должен уметь вести деловые переговоры с представителя внешних организаций для достижения своих целей. Переговоры – это средства, где с помощью взаимного обмена мнениями достигается соглашение, отвечающее интересам обеих сторон. Организацию и проведение деловых переговоров можно разделить на 4 этапа: 1) подготовка; 2) проведение переговоров; 3) завершение переговоров и принятие решения; 4) анализ итогов переговоров. На этапе подготовки деловых переговоров выполняются следующие работы: 1) выясняется организационная структура фирмы, положение и компетентность пребывающие на переговоры представителей; 2) составляется примерная программа, сценарий хода переговоров и возможное отклонение; 3) определяются моменты своей неуступчивости, а также вопросы, где можно уступить партнеру; 4) определяются компромиссы по вопросам, где может происходить острая дискуссия. Проведение деловых переговоров можно разделить на следующие стадии: 1) встреча и вхождение в контакт, обмен визитными карточками за столом переговоров; 2) начало деловой части переговоров имеет цель привлечь внимание участников, побудить заинтересованность по рассматриваемым проблемам; 3) передача информации, где излагается полезность и выгодность для партнера в выдвигаемом предложении; 4) детальное обоснование предложений, где приводятся схемы, макеты изделий и другие визуальные средства, подкрепляющие высказанное; 5) опровержение доводов собеседника, устранение сомнений, преобразование интересов партнеров в окончательное решение, где исключается использование компромиссов.
Завершение переговоров – в ходе переговоров вырабатывается общее решение, основанное на добровольном согласии обеих сторон. Если ход переговоров будет позитивен, то на завершающей стадии необходимо кратко резюмировать основные положения, по которым достигнуто согласие сторон. При негативном исходе переговоров необходимо сохранить деловые контакты с партнером, а также возможность продолжения переговоров в будущем.
Анализ итогов деловых переговоров – переговоры можно считать завершенными, если тщательно проанализированы их результаты, приняты необходимые меры по их реализации, сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.
Литература:
1. Виханский О.С. Менеджмент М. 2000
2. Галенко В.П. Менеджмент М.2003
3. Грачева Е.Л. Менеджмент М.2002
4. Ильенкова С.Д. Основы менеджмента М.2000
5. Хабушкин Н.И. Основы менеджмента М.1999
6. Менеджмент организации под ред. Румянцевой З.П. 2000