Организация труда менеджера на примере кадрового агентства

Введение

Актуальность темы. В мире труда происходят бурные изменения. Как следствие поистине революционные изменения происходят и в менеджменте. Традиционно роль менеджмента виделась в контроле над людьми и ограничении их свобод посредством введения различных норм и правил, в стремлении к стабильности и производительности, к жесткому иерархическому структурированию, к достижению прибыли. Концепция нового рабочего места и новая парадигма менеджмента отражают тот факт, что "зажечь" умы и сердца людей, а также побудить их к продуктивному физическому труду способны менеджеры с иными взглядами и навыками. На новом рабочем месте менеджер должен делать акцент на осуществлении изменений, на использовании энтузиазма и творческих способностей людей, на поиске общих взглядов и ценностей, на обмене информацией и делегировании власти. Работа в командах, сотрудничество, участие в управлении, обучение — вот принципы, руководствуясь которыми, менеджеры и их подчиненные "маневрируют" в сложном ландшафте современной бизнес-среды. Внимание менеджеров сконцентрировано на развитии людей, а не на контроле над ними, а целью является адаптация к новым технологиям и экстраординарным переменам во внешней среде ради увеличения эффективности работы организации в целом [7, с. 25]. От организации труда менеджера зависит качество управления и в конечном итоге финансовый результат деятельности организации.

Целью данной работы является изучение теоретических аспектов организации труда менеджера, разработка рекомендаций по совершенствованию организации труда менеджера на ООО "Модерн Стафф".

В соответствии с поставленной целью, в работе ставятся следующие задачи:

рассмотреть теоретические основы организации труда менеджера;

проанализировать организацию труда на ООО "Модерн Стафф";

предложить рекомендации по совершенствованию организации труда менеджера.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью "Модерн Стафф" (ООО "Модерн Стафф").

Методологической основой послужили труды отечественных и зарубежных авторов в области маркетинга и менеджмента: В.М. Курганов, О.С. Виханский, Ричард Л. Дафт, Ф. Котлер и др.

Информационной базой послужили Устав ООО "Модерн Стафф", должностные инструкции и другие данные, собранные непосредственно на объекте исследования.

Работа состоит из введения, трех разделов, заключения и списка использованных источников.

В первом разделе данной работы описаны теоретические аспекты организации труда менеджера с описанием сути управленческой деятельности и требований к руководителю, представлены функции управления, роли менеджера, власть, лидерство, стили руководства.

Во втором разделе на основе собранной информации сделан анализ труда менеджера в ООО "Модерн Стафф", который охватывает характеристику организации, организацию труда менеджера в функциях планирования, организации и контроля.

В третьем разделе на основании анализа полученной информации, разработаны рекомендации по совершенствованию труда менеджера в ООО "Модерн Стафф".

1. Теоретические аспекты организации труда менеджера

1.1 Суть управленческой деятельности. Требования к руководителю

Исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Комментируя это, Г. Минцберг, обобщивший более ранние исследования и проведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителей высшего звена, отмечает в своей книге "Природа управленческого труда":

"Почти всякая работа в обществе требует специализации и концентрации. Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты порой затрачивают месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее характерным будет для него кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности".

Питер Ф. Друкер, которого многие считают ведущим теоретиком в области управления и организации в мире, говорит об управлении: "Управление - это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу". Управление как таковое является и стимулирующим элементом социальных изменений, и примером значительных социальных перемен. Именно управление в большей степени, чем что-либо другое, объясняет самый значимый феномен нашего века: взрыв образования. Чем больше имеется высокообразованных людей, тем в большей мере зависят они от организации. Практически все люди, имеющие образование выше средне школьного, во всех развитых странах мира, проведут всю свою жизнь в качестве служащих управляемых организаций и не смогут жить и зарабатывать себе на жизнь вне организаций [24, с. 151].

В современном понимании менеджер - это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночных условиях. Предполагается, что принимаемые менеджером решения являются обоснованными и вырабатываются на базе использования новейших методов управления: многовариантных расчетов с помощью компьютерной техники.

Термин "менеджер" имеет довольно широкое распространение и употребляется применительно:

к организатору конкретных видов работ в рамках отдельных подразделений или программно-целевых групп;

к руководителю предприятия в целом или его подразделений (управлений, отделений, отделов);

к руководителю по отношению к подчиненным;

к администратору любого уровня управления, организующего работу в соответствии с современными методами.

Всю работу по управлению можно разделить на две части:

управление деятельностью фирмы;

управление людьми (персоналом) (рисунок 1.1).

Руководитель должен иметь:

чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы;

творческий подход и умение мотивировать себя и персонал;

широкое общее представление о положении дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования;

чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы;

творческий подход и умение мотивировать себя и персонал;

желание и способность сотрудничать;

понимание результатов, умение планировать и выполнять планы;

способность идти на риск;

способность принимать решения;

готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно (а не случайно) получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, делегировать им необходимые права и ответственность, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д. Менеджеров часто называют лицами, принимающими решения. Важные решения отнюдь не обязательно носят стратегический характер. Они могут относиться к любой сфере деятельности организации, например к ее структурам, системам контроля, реакциям на внешнюю среду, человеческим ресурсам. Сталкиваясь с непредвиденной проблемой, менеджер обязан принять решение, направленное на ее устранение, претворить его в жизнь и проконтролировать его последствия (возможно, понадобится внесение корректив). Именно процесс принятия решений определяет действенность управления, эффективность преодоления возникающих трудностей распределения ресурсов и достижения организационных целей [15, с.74]. Решение — это выбор, осуществляемый из нескольких вариантов (к примеру, выбор одного из трех кандидатов на рабочее место). Многие считают, что выбор - важнейшая часть процесса принятия решений, но это всего лишь одна из его частей. Так, процесс выбора кандидата на занятие вакантной должности включает в себя анализ потребности в исполнении определенных обязанностей, поиск возможных кандидатур, проведение собеседований и получение необходимой информации, выбор одного из них и поддержка процесса социализации новичка в организации (подкрепление правильности принятого решения). Как правило, любое управленческое решение попадает в одну из двух категорий: оно может быть либо программируемым, либо непрограммируемым. Программируемые решения связаны с достаточно часто возникающими в деятельности организации ситуациями, что позволяет менеджменту разработать правила принятия решений в будущем. К программируемым относится, в частности, решение о заказе бумаги и их канцелярских принадлежностей при снижении их запасов до определенного уровня. К числу подобных решений относятся и правила о необходимости наличия определенных навыков у кандидата на замещение вакантной должности, определении "и заказа в системах контроля производственных запасов, составлении специальных отчетов о расходах, превышающих допустимые нормы более чем на 10 %. Менеджеру достаточно один раз сформулировать правила принятия таких решений, и его подчиненные и другие работники будут просто исполнять их. Непрограммируемые решения связаны с уникальными, неопределенными и неструктурируемыми ситуациями, которые имеют важное значение для деятельности организации. Многие непрограммируемые решения связаны со стратегическим планированием (высокий уровень неопределенности внешней среды и необходимость принятия сложных решений). Решения об инвестициях в новое производство, разработке нового товара или услуги, выходе на новый географический рынок, переносе штаб-квартиры в другой город — все это примеры непрограммируемых ситуаций. В идеале принятие управленческого решения осуществляется на основе исчерпывающей информации; в реальной практике — менеджер, как правило, не имеет достоверных данных о некоторых весьма существенных факторах. Именно поэтому часть принимаемых управленческих решений не позволяет добиться планируемых результатов. Получение дополнительной информации об альтернативных вариантах решений способствует снижению уровня неопределенности. Каждая ситуация принятия решения может быть охарактеризована с точки зрения доступности информации и вероятности неудачного выбора. Всего таких позиций четыре: уверенность, риск, неуверенность и неопределенность. Уверенность или определенность, означает, что принимающий решение менеджер имеет всю необходимую информацию (данные об условиях труда, стоимости ресурсов и ограничениях на их использование, о различных способах действия и их результатах).

Риск. Связанное с риском решение принимается на основе достаточного объема информации, направлено на достижение конкретной цели, но будущие результаты различных альтернатив могут изменяться. Тем не менее, имеющиеся данные позволяют оценить прибыль в случае успеха каждого из варианта. Для вычисления вероятности успеха или неудачи используется статистический анализ. Степень риска характеризует вероятность отрицательного воздействия будущих событий на эффективности сделанного выбора.

Неуверенность. Ситуация неуверенности возникает в тех случаях, когда менеджеры четко осознают цели, к которым они стремятся, но информация о вариантах решений и будущих событиях недостаточна, не позволяет оценить риски и возможные последствия. Очевидно, что такие определяющие стратегические управленческие решения факторы, как цены, производственные издержки, объемы выпуска, процентные ставки во многом находятся вне сферы контроля менеджмента, их оценки носят прогнозный характер. Таким образом, решения принимаются на основе предположений, достоверность которых становится известной в будущем. Нередко менеджеры применяют творческий подход к таким решениям или выбирают наилучшую альтернативу на основании собственного опыта.

С одной стороны, принимаемые в условиях неуверенности решения далеко не всегда приводят к планируемым результатам. С другой стороны, менеджерам ежедневно приходится делать выбор в условиях неполноты информации. Повышение эффективности принимаемых решений предполагает творческий поиск подходов к преодолению неизвестности.

Неопределенность. Неопределенность — наиболее сложная для принятия решения ситуация, когда управленческая цель или проблема, которую необходимо устранить, неочевидны, идентифицировать альтернативные решения не удается, а значительная часть информации недоступна. Она возникает в тех случаях, когда менеджер не согласен с целями или возможными альтернативами решения или не знает их, когда обстоятельства меняются очень быстро, информация противоречива, взаимосвязь между элементами решения неоднозначна. К счастью, состояние неопределенности не характерно для большинства решений. Но когда оно все-таки возникает, менеджеры должны четко определить цели и разработать разумные сценарии развития событий [7, с. 195 – 197].

Все применяемые менеджерами для принятия решений подходы подразделяются на два типа, или две модели: классическую и административную. Выбор менеджером модели определяется его индивидуальными предпочтениями, программируемостью решения, а также степенями риска, неуверенности или неопределенности ситуации.

Классическая модель принятия решений основывается на экономических предположениях. В основе классической модели лежат следующие предположения.

Принимающее решение лицо стремится к достижению известных и согласованных целей. Проблемы определены и точно сформулированы.

Ответственный за выбор сотрудник стремится к определенности, получению всей необходимой информации, просчитываются все допустимые варианты и возможные последствия.

Известны критерии оценки альтернатив. Лицо, принимающее решение, выбирает вариант, который несет наибольшую экономическую выгоду для организации.

Лицо, принимающее решение, действует рационально и логически подходит к оценке вариантов, расстановке приоритетов, его выбор наилучшим образом соответствует достижению целей организации.

Классическая модель считается нормативной, она определяет, как должен действовать осуществляющий выбор менеджер, но ничего не говорит о том, как на самом деле происходит принятие решений. Ценность модели состоит в том, что она побуждает менеджеров к рациональным решениям.

Например, многие высшие руководители полагаются исключительно на свою интуицию, принимаемые ими решения носят индивидуальный характер. Распространенность классического подхода во многом связана с появлением различных количественных методов принятия решений с помощью компьютерной техники. Количественные методы включают в себя построение дерева решений, платежные матрицы, анализ точек безубыточности, линейное программирование, прогнозирование и модели операционной деятельности. Развитию классического подхода способствуют и корпоративные информационные системы.

Но по многим своим аспектам классическая модель является "идеальным" способом принятия решений, а, как известно, идеал потому и идеален, что он недостижим. Классическая модель наиболее адекватна программируемым решениям, ситуациям уверенности или риска, когда имеется доступ ко всей необходимой информации, что позволяет рассчитать вероятности исходов [15, с. 102].

Административная модель описывает реальный процесс принятия решений в трудных ситуациях (непрограммируемые решения и ситуации неуверенности и неопределенности), когда менеджеры, даже если они захотят, не могут принять экономически рациональное решение.

Административная модель более реалистична в плане принятия сложных, непрограммируемых решений.

Цели решения, как правило, не отличаются определенностью, конфликтуют друг с другом. Менеджеры часто не подозревают о существующих в организации проблемах и возможностях.

Рациональные процедуры используются далеко не всегда, а если используются, то ограничиваются упрощенным взглядом на проблему, не отражающим сложности реальных событий.

Поиск менеджерами альтернативных решений ограничен ввиду существования человеческих, информационных и ресурсных ограничений.

Большинство менеджеров довольствуются приемлемыми, нежели максимизирующими решениями. Отчасти это происходит из-за ограниченности имеющейся у них информации, отчасти — из-за нечеткости критериев максимизации.

Административная модель носит описательный характер, отражает реальный процесс принятия управленческих решений в сложных ситуациях, а не диктует, как следует принимать их в соответствии с теоретическим идеалом, в ней учитываются человеческие и иные ограничения, влияющие на рациональность выбора. Вне зависимости от программируемости решения и модели, которой руководствуется менеджер, эффективный процесс принятия решения обычно включает в себя шесть основных этапов (рисунок 1.2).

Осознание потребности в решении. Потребность в решении проявляется либо в виде проблемы, либо в виде возможности. Проблема возникает тогда, когда полученные организацией результаты не отвечают поставленным перед ней целям, а значит, некоторые аспекты ее деятельности требуют улучшения. Возможность означает, что менеджеры видят потенциал усовершенствования деятельности организаций, позволяющий превзойти текущие цели. Осознание проблемы или возможности является первым этапом процесса принятия решения. Оно требует изучения внешней и внутренней сред на предмет выявления непредусмотренных отклонений и заслуживающих внимания руководства перспектив. Информация может поступать из бухгалтерских отчетов, управленческой информационной системы и иных источников, призванных идентифицировать проблемы до того, как они перерастут в серьезные угрозы.

Диагностика и анализ ситуаций.

После того как проблема или возможность привлекла внимание менеджера, требуется разобраться в специфике ситуации. Этап процесса принятия решения, на котором менеджеры анализируют основные причинно-следственные связи конкретной ситуации, называют диагностикой, или просто оценкой. Было бы ошибкой сразу перейти к разработке вариантов действий без предварительного тщательного изучения причин возникновения проблемы.

С помощью анализа менеджеры получают возможность глубже разобраться в причинах возникновения проблемной ситуации. Иначе компании придется рано или поздно распутывать сложный узел проблем.

Разработка вариантов решения.

После того, как проблема или возможность осознана и проанализирована, принимающие решение лица начинают обдумывать будущие действия. Начинается стадия разработки вариантов решений, отвечающих потребностям ситуации и позволяющих устранить выявленные недостатки.

Если решение программируемо, поиск реально осуществимых решений не вызывает затруднений. Обычно, они уже заложены в правила и процедуры организации. Непрограммируемые решения, однако, требуют новых способов поведения. Для решений, принимаемых в условиях высокой степени неопределенности, удается выработать лишь один-два приемлемых варианта.

Очевидно, что предлагаемые решения направлены на уменьшение разрыва между текущим и желаемым положениями организации.

Выбор наилучшего решения.

После разработки нескольких допустимых вариантов решения необходимо остановить выбор на каком-то одном. По сути дела приходится снова принимать решение. Наилучшим вариантом является тот, который позволяет добиться результата, в наибольшей степени соответствующего целям и ценностям организации при использовании наименьшего объема ресурсов. Менеджер, вообще говоря, стремится выбрать вариант, сопряженный с наименьшими рисками и неопределенностью. Поскольку любое непрограммируемое решение связано с определенной долей риска, менеджерам приходится устанавливать определенные критерии успеха. В условиях, когда неопределенность высока, они могут полагаться на собственную интуицию и опыт, потому что иначе оценить шансы на успех того или иного предприятия не представляется возможным. Впрочем, правильный выбор возможен и при ориентации исключительно на цели и ценности.

Выбор решения во многом определяется индивидуальными чертами менеджера, его готовностью к принятию риска и неопределенности. Стремление принять на себя дополнительный риск "в обмен" на потенциальные выгоды называют склонностью к риску. Решение менеджера в каждом конкретном случае зависит от издержек и потенциальных преимуществ выбора.

Реализация решения.

На стадии реализации решений менеджерам необходимы прежде всего управленческие, административные способности и умение убеждать других людей. Процесс претворения решения во многом напоминает процесс внедрения стратегии, его успех определяется тем, удастся ли менеджменту преобразовать руководящие идеи в практические действия. Порой на пути внедрения встает нехватка организационных ресурсов или недостаток внутренней энергии у менеджеров. Реализация может потребовать длительных дискуссий с сотрудниками, которых затрагивает принятое решение (а значит, коммуникативных и мотивационных навыков, лидерских качествах).

Оценка результатов и обратная связь.

На этапе оценки менеджер должен проанализировать информацию о том, как выполняется его решение, эффективно ли оно в плане достижения целей. Большое значение в процессе реализации решений имеет обратная связь, и, прежде всего потому, что принятие решений — последовательный и никогда не прекращающийся процесс. Принятие решения отнюдь не заканчивается голосованием на совете директоров или заседании менеджеров. С помощью обратной связи к принимающим решения лицам поступают сведения, которые могут инициировать новый цикл. Возможно, решение окажется неудачным, и тогда понадобится провести новый анализ проблемы, оценку вариантов и выбор нового плана действий. Именно так решаются многие крупные проблемы: последовательно внедряются различные варианты, из которых способствует улучшению ситуации. Обратная связь — это элемент контроля, посредством которого менеджмент получает сигналы о необходимости принятия новых решений [9, с. 142].

К личностным чертам менеджера относят: стрессоустойчивость, способность доминировать, стремление к победе, уверенность в себе, креативность, эмоциональную уравновешенность, ответственность, предприимчивость, надежность, независимость, общительность.

Охарактеризуем некоторые из названных черт. Под способностью доминировать понимается умение руководителя влиять на подчиненных.

Важной чертой личности руководителя считается его независимость. Она предполагает наличие собственной точки зрения на возникающие проблемы, однако не исключает учета мнений своих консультантов, коллег, подчиненных. Р.Л. Кричевским выделены характеристики управленческих работников, обуславливающие эффективность выполнения профессиональной деятельности. К их числу относятся:

профессиональная компетентность;

высокий уровень развития аналитических способностей;

умение творчески реализовать накопленный ранее опыт применительно к новым ситуациям профессиональной деятельности;

широта подхода к возникающим проблемам, долгосрочное предвидение;

высокий уровень развития специальных способностей, связанных с управленческой деятельностью;

высокое развитие внутренней мотивации к профессиональной деятельности;

высокий уровень развития социального интеллекта как способности приникать в личность партера по взаимодействию;

высокий уровень развития таких личностных черт, как уверенность в себе, эмоциональная уравновешенность и стрессоустойчивость, ответственность и надежность, креативность, инициативность, решительность;

широкое использование элементов и приемов управленческого стиля;

выраженная психологическая готовность к упорной работе, непрерывной учебе и самосовершенствованию.

Одно качеств руководителя - его мышление. В процессе практической деятельности руководитель должен уметь мыслить:

проблемно и перспективно;

системно;

практически и обоснованно;

неконсервативно, нешаблонно;

оперативно;

последовательно и целеустремленно;

самокритично.

Важным профессиональным качеством руководителя является умение осуществлять деловое общение с людьми вне зависимости от эмоциональных оценок. Многочисленными исследованиями, проведенными в ведущих фирмах мира, определены требования к личности, благоприятствующие выполнению функций руководства:

компетентность;

достоинство и высшая ответственность во всех делах;

чувство нового и умение рисковать;

чувствительность и подвижность;

высокая работоспособность.

Личность менеджера, его опыт, деловые и характерологические особенности играют ведущую роль в управлении организациями. Нельзя говорить подробно о качествах личности руководителя вообще, т.е. в отрыве от конкретного содержания его деятельности и сопутствующих ей факторов [15, с. 76].

1.2 Функции управления

Выполнение основных функций управления предполагает использование менеджерами различных навыков и умений. Процесс использования ресурсов для достижения организационных целей представлен на рисунке 1.3. Некоторые исследователи выделяют и другие функции менеджмента, и в частности подбор кадров, осуществление коммуникации и принятии решений.

Одна из главных обязанностей менеджеров – определение будущего состояния организации и путей перехода в него. Именно из планирования "проистекают" все остальные функции менеджмента. И в то же время планирование – самая противоречивая, неоднозначная управленческая функция [20, с. 397].

Понятия целей и планов — неотъемлемая часть жизни любого общества. Цель — это желаемое состояние будущего, достичь которого в перспективе и пытается организация. Значение целей определяется тем, что каждая организация существует ради некоего результата, а цели позволяют как определить его, так и довести информацию до сотрудников и общества. План является "маршрутом" движения организации к поставленным целям, включающим в себя схемы распределения ресурсов, календарные графики, промежуточные задачи.

Цели — это "маяк", конечные результаты; планы — "корабль", имеющиеся в распоряжении на текущий момент средства. Термин планирование объединяет "маяк" и "корабль"; это процесс определения целей организации и средств их достижения [7, c. 204].

Процесс планирования начинается с изложения миссии, определяющей главную цель, или результат деятельности, организации, прежде всего с позиций сторонних наблюдателей. Миссия является основой для стратегического уровня целей и планов (уровень компании), которая, в свою очередь, формирует тактический уровень (уровень подразделений) и, далее, операционный (уровень отделов).

Топ-менеджеры обычно отвечают за выработку стратегических целей и планов, отражающих основные идеи относительно эффективности и производительности организации. Тактические цели и планы составляют менеджеры среднего звена: главы основных подразделений или функциональных единиц. Так, руководитель подразделения формулирует тактические планы в рамках тех действий, что предписываются возглавляемой им структурной единице стратегическим планом руководства компании. В операционных (оперативных) планах определяются процедуры и процессы для нижних уровней организации, т. е. для отделов и работников. Менеджеры первой линии и мастера разрабатывают оперативные планы решения конкретных задач и осуществления конкретных процессов, необходимых для достижения тактических и стратегических целей.

Стратегическое планирование принципиально отличается от других видов календарного планирования. Стратегические планы определяют, что предприятию надо делать в настоящее время и в течение некоторого предстоящего периода, чтобы достичь желаемого положения в будущем, исходя из возможностей изменения обстановки (внешней и внутренней среды).

То есть наиболее вероятное будущее с учетом желаемых целей проецируется в настоящее и, исходя из этого, ставятся цели и разрабатываются программы.

В этом принципиальное отличие стратегического управления от обычных долгосрочных планов, которые лишь экстраполируют сложившиеся тенденции "от достигнутого". Стратегическое планирование предполагает разработку программы активных действий в условиях неопределенности и нестабильности рыночной среды.

Стратегическое планирование осуществляется последовательно выполнением следующих этапов:

определение глобальной цели (миссии) фирмы;

постановка целей и установление их взаимосвязи;

Цели организации на всех уровнях (стратегическом, тактическом и операционном) должны обладать следующими характеристиками;

конкретность и измеримость;

охват всех ключевых результатов;

труднодостижимые, но реальные цели;

четко определенный период времени;

непосредственная связь с уровнем вознаграждения;

анализ внешней и внутренней среды;

разработка возможных альтернатив достижения цели;

анализ альтернатив;

выбор стратегии, включая: прогноз предполагаемых результатов;

определение времени выполнения этапов стратегического плана, его ресурсное, структурно-организационное и кадровое обеспечение;

выбор контролируемых показателей;

назначение процедуры и сроков контроля и порядка корректировки стратегического плана [15, с. 56].

Организация. Организовывать - значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели.

Принципы организации ("как делать") — продолжение стратегии ("что делать") компании. Организационная структура — инструмент менеджмента, используемый для управления ресурсами в процессе выполнения задач.

Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.

Вертикальная организационная структура.

Процесс организации ведет к созданию организационной структуры, определяющей разделение рабочих задач и размещение и использование ресурсов. Организационная структура определяется как комплекс формальных задач, назначаемых сотрудникам и подразделениям; взаимоотношения формальной подотчетности, включая линии властных полномочий, ответственность за принимаемые решения, число уровней иерархии и норму управляемости и разработку систем, обеспечивающих эффективную координацию деятельности работников отделов.

Комплекс формальных задач и взаимоотношений формальной подотчетности определяет структуру вертикального организационного контроля. Характеристики вертикальной структуры обычно отражаются на организационной схеме (диаграмме), являющейся визуальным представлением структуры организации.

На организационной диаграмме обычно отображается командная цепочка, задачи подразделений и их взаимодействия. Каждый из сотрудников должен выполнять предписанные ему рабочие задачи, имеет определенную линию полномочий и несет ответственность за принимаемые решения.

Организация выполняет множество различных задач. Основной принцип их назначения состоит в том, что высокие результаты исполнения рабочих заданий достигаются в случае специализации сотрудников. Специализация в выполнении рабочих заданий, или разделение труда, — это степень, в которой выполнение задач организации требует подразделения их на отдельные работы. В каждом из подразделений сотрудники выполняют только те задачи, которые относятся к специализированной функции. Экстенсивная специализация в выполнении рабочих заданий означает, что сотрудники концентрируют усилия на выполнении единичных задач. Круг обязанностей уменьшается, но эффективность их исполнения увеличивается.

Командная цепочка — это неразрывная линия властных полномочий, связывающая всех сотрудников организации и определяющая их подотчетность. В основе ее лежат два принципа. Принцип единоначалия означает, что каждый работник непосредственно подчиняется только одному менеджеру. Принцип скалярности предполагает, что в организации действует четко определенная линия властных полномочий, охватывающая всех работников [22, с. 215]. Выполнение различных рабочих задач предполагает, что каждый сотрудник имеет необходимые полномочия и несет персональную ответственность за свои действия.

Командная цепочка отражает структуру властных полномочий в организации. Властные полномочия — это официальное законное право менеджера принимать решения, отдавать приказы и распределять ресурсы для достижения желаемых организационных результатов. Властные полномочия определяются тремя характеристиками.

Властные полномочия детерминируются исключительно должностью, а не личными характеристиками сотрудника организации. Менеджеры наделяются властными полномочиями в силу их позиции в организационной иерархии, и каждый, кто занимает аналогичную должность, должен получить те же самые права.

Властные полномочия менеджера принимаются подчиненными. Властные полномочия распространяются с вершины иерархической пирамиды организации к ее основанию, но повиновение подчиненных основано прежде всего на их уверенности в легитимности приказов менеджеров. Теория принятия властных полномочий утверждает, что реальные права руководителя определяются сознательным выполнением подчиненными его команд. Если сотрудники отказываются повиноваться распоряжениям, в силу того, что приказы исходят извне зоны принятия, властные полномочия руководителя утрачивают силу.

Объем властных полномочий в вертикальной иерархии распределяется сверху вниз. Должности на вершине иерархии наделяются большим объемом формальных прав, чем должности на других ее уровнях.

Ответственность — оборотная сторона "медали" властных полномочий. Ответственность — это назначенные сотруднику обязанности по решению рабочих задач или выполнению определенных видов деятельности. Как правило, властные полномочия менеджеров соразмерны возложенной на них ответственности. Если ответственность менеджера не подкрепляется достаточными полномочиями, выполнение задания возможно, но затруднительно, ибо основными "рычагами" руководителя выступают способности к убеждению коллег и подчиненных и фортуна. Когда властные полномочия менеджера "перевешивают" ответственность, возникает соблазн злоупотреблений избыточным ресурсом, использования всей полноты власти ради ничего не стоящих результатов. Подотчетность — это механизм, посредством которого достигается баланс властных полномочий менеджера и возложенной на него ответственности. Подотчетность означает, что наделенные властными полномочиями и ответственностью менеджеры обязаны докладывать и обсуждать результаты выполнения рабочих задач с руководителями, занимающими более высокие позиции в командной цепочке. Подчиненные должны осознавать подотчетность за решение поставленных задач, свою ответственность и иметь необходимые для выполнения заданий властные полномочия. Подотчетность может быть встроена в организационную структуру [4, с. 20].

С теорией властных полномочий непосредственно связана концепция делегирования. Делегирование — это процесс передачи менеджерами властных полномочий и ответственности сотрудникам, занимающим позиции на нижележащих уровнях иерархии. Сегодня значительная часть организаций побуждает менеджеров делегировать часть прав на самые нижние уровни властной пирамиды, что позволяет добиться максимальной степени гибкости при удовлетворении потребностей потребителей и адаптации к внешней среде. Следует отметить, что процесс делегирования нередко сопряжен со значительными проблемами для менеджеров.

Как правило, фиаско направленных на децентрализацию процесса принятия решений усилий высшего менеджмента компаний связано с нежеланием расставаться с полномочиями представителей среднего уровня управления. Менеджеры среднего звена весьма ревностно относятся к своим полномочиям по принятию решений и ответственности за выполнение рабочих задач (делегирование создает потенциальную возможность нанесения ущерба статусу менеджера, негативно отражается на уверенности в собственном высоком профессионализме, возможно, менеджер не желает принимать на себя связанные с ним риски). Кроме того, очень часто делегирование полномочий менеджером среднего звена отнюдь не предполагает его "расставания" с персональной ответственностью за результаты выполнения рабочих заданий.

Децентрализация управления позволяет организации получить ряд несомненных преимуществ. Прежде всего, решения принимаются на должном уровне. Сотрудники более низких организационных уровней получают дополнительную мотивацию к труду, у них появляется возможность и потребность в развитии навыке самостоятельного принятия решений. Основная проблема руководства организации заключается в преодолении барьеров на путях делегирования, что позволяет воспользоваться сопряженными с ним выгодами. Следование приведенным рекомендациям поможет каждому менеджеру добиться повышения эффективности делегирования.

Делегировать рабочую задачу в полном объеме. Менеджер должен делегировать сотруднику рабочую задачу в полном объеме, а не разделять полномочия и обязанности по ее выполнению между несколькими подчиненными. При этом повышается ответственность работника за ее исполнение, он получает дополнительные стимулы к проявлению инициативы, а менеджер, в свою очередь, обретает возможность более полно контролировать результаты.

Правильно выбирать сотрудников. Подчиненные менеджеру сотрудники имеют разные способности, в различной степени мотивированы к труду. Выбор менеджера должен основываться на наблюдении за действиями подчиненных (кто из них уже принимал самостоятельные решения, кто демонстрировал стремление к принятию на себя ответственности).

Добиваться баланса властных полномочий и ответственности. Делегирование не имеет ничего общего с простым назначением новых задач. Нередко менеджеры стремятся к возложению на подчиненных ответственности, не подкрепленной правом на принятие решений. Ответственность за выполнение задачи неразрывна с полномочиями сотрудников на принятие решений относительно наиболее эффективных методов решения рабочих заданий.

Обеспечить все необходимые инструкции. Успешное делегирование предполагает получение сотрудником информации о том, "что?", "когда?", "где?","почему?", "кто?" и "как?". Подчиненный должен четко ясно осознавать свою задачу и ожидаемые результаты. Возможно, следует специально записать условия передачи полномочий (дополнительные ресурсы, форма и сроки отчетности).

Устойчивая обратная связь. Коммуникативные каналы призваны гарантировать подчиненным возможность получения ответов на возникающие вопросы, советов. Не следует злоупотреблять контролем. Открытые коммуникативные линии повышают степень доверия менеджеров к подчиненным, и наоборот.

Оценка и вознаграждение. Менеджер должен оценивать исключительно результаты подчиненных, а не методы выполнения рабочих заданий. Если результаты не соответствуют ожиданиям, руководитель оценивает возможные последствия. Если они отвечают заданным показателям, менеджер должен вознаградить работников (благодарность, премия, обещание продолжить практику делегирования) [7, с. 164].

Линейные и вспомогательные властные полномочия. Как правило, в организациях наблюдаются существенные различия между линейными и вспомогательными властными полномочиями, определяемые местом менеджера в организационной структуре (линейный или вспомогательный отдел). Линейные отделы выполняют задачи, непосредственно связанные с основной целью и миссии организации, в производственных организациях к ним относятся отделы по производству и реализации товаров. Вспомогательные отделы включают всех тех, кто обеспечивает оказание специализированных услуг линейным отделам компании (отделы стратегического планирования, трудовых отношений, исследований, бухгалтерия, отдел человеческих ресурсов).

Линейные властные полномочия означают, что менеджеры имеют формальное право управлять и контролировать действия непосредственных подчиненных. Круг вспомогательных властных полномочий более узок и предполагает право давать советы, рекомендации и консультации в области компетенции персонала, носит, скорее, коммуникативный характер, когда специалисты высказывают свои предложения в технических областях. Например, финансовый отдел производственной фирмы должен обладать вспомогательными властными полномочиями, используемыми для координации действий с линейными отделами (к примеру, согласование расчетных форм для закупок оборудования, стандартизация платежных услуг).

Еще одна фундаментальная характеристика организационной структуры — департаментализация, или разделение на отделы, которое является базисом для группировки отдельных должностей в отделы и отделов в организацию в целом. Менеджеры должны принять решение о том, как командная цепочка объединит сотрудников для выполнения поставленных перед ними рабочих задач. В соответствии с различным использованием командной цепочки в процессе формирования отделов выделяют пять основных подходов к разработке структуры организации. Функциональный, дивизиональный и матричный подходы относятся к традиционным (формирование отделов и взаимоотношения между ними определяются командной цепочкой, направленной из вершины к основанию иерархической пирамиды). Относительно новыми, призванными удовлетворить потребности организаций, оперирующих в высококонкурентной глобальной среде, подходами являются командный и сетевой.

Вертикальный функциональный подход. Сотрудники объединяются в отделы в соответствии с видами деятельности, которые они выполняют, и квалификацией.

Дивизионалъный подход. Отделы группируются в самодостаточные подразделения в соответствии с общностью выпускаемых товаров, программами или по географическому принципу. Базисом депратаментализации выступает не столько сходство, сколько разнообразие навыков и умений.

Матричный подход. Сосуществование функциональных и дивизиональных перекрывающих друг друга командных цепочек, когда сотрудники подотчетны двум непосредственным начальникам.

Командный подход. Для выполнения специфических задач и координации деятельности основных отделов в организации создаются команды, пронизывающие все ее уровни от офиса президента до цехов.

Сетевой подход. Организация "ужимается", центральное положение занимает брокер, поддерживающий с помощью телекоммуникационных технологий связи с другими осуществляющими "жизненные" функции отделами. Отделы полностью независимы и оплачивают услуги брокера по контракту, из прибыли. Отделы могут быть размещены в любой точке земного шара.

Каждый из этих структурных подходов адекватен определенным организационным целям и обладает как достоинствами, так и недостатками. Основное отличие данных структур состоит в том, по какому принципу сотрудники объединяются в отделы и перед кем они отчитываются. Различия в структурах во многом определяют задачи, которые ставятся перед сотрудниками, и методы мотивации к труду.

Лидерство. Значение лидерства как одной функций менеджмента постоянно возрастает. Под лидерством (руководством) понимается использование влияния менеджера для мотивации работников к достижению целей организации. Эффективное руководство предполагает, что все сотрудники организации разделяют ее цели, ценности и культуру, стремятся к достижению высоких результатов совместной деятельности. Подразумевается, что мотивировать к решению поставленных задач необходимо как непосредственно подчиненных менеджеру сотрудников, так и целые отделы и подразделения. В наш век неопределенности, "упрощения" компаний, международной конкуренции и увеличивающейся степени многообразия рабочей силы способность менеджмента сформировать корпоративную культуру, решать проблемы и мотивировать работников к достижению целей организации - критически важный фактор успеха бизнеса.

Контроль. Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу. Организационный контроль – это систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям. Для эффективного контроля над организацией необходимы информация о стандартах (нормативных показателях) деятельности и фактических показателях, а так же действия любых отклонений от нормы. Менеджеры должны определить, какая информация важна, как ее собирать (и как делиться ею с работниками), как они могут и должны реагировать не нее. Наличие корректных данных крайне важно в контроле. Менеджеры обязаны определить, какие стандарты, способы оценки и показатели требуются для эффективного мониторинга и контроля в организации, и внедрить системы сбора данных сведений.

Исследования структуры организационных систем контроля позволили идентифицировать стержневую систему управленческого контроля. Стержневая система контроля включает в себя стратегические планы организации, финансовые прогнозы, бюджеты, управление по целям, приемы операционного менеджмента и соответствующие отчеты. Данная совокупность является интегрированной системой руководства и наблюдения за организационной деятельностью. В стратегическом плане формулируются долгосрочные цели организации, определенные на углубленном анализе ее положения в отрасли, ее сильных и слабых сторон, благоприятных внешних возможностей и потенциальных угроз [1, с. 216]. Финансовый прогноз базируется на среднесрочной (1-5 лет) оценке объема продаж и доходов компании и используется для планирования отчетности о результатах деятельности, балансовой отчетности и расходов подразделений. Операционный бюджет, — это оценка расходов, доходов, активов и соответствующих финансовых показателей по каждому отделу на текущий год. Отчеты об исполнении бюджетов составляются ежемесячно и включают в себя сравнение плановых расходов и реальных показателей издержек. Бюджетные отчеты составляются всеми отделами и подразделениями организации.

Направление деятельности сотрудников на достижение организационных целей предполагает обращение компании к управлению по целям (УПЦ). УПЦ интегрируется в систему оценки результатов и способствует усилению управленческого контроля. Системы и отчетность операционного менеджмента включают в себя управление запасами (экономически обоснованный объем своевременных заказов), закупками, распределением, а также управление проектами (карты метода ПЕРТ). Отчетность информационной системы менеджмента (ИСМ) состоит из статистических данных о численности персонала, объеме полученных заказов, кредиторской задолженности и других имеющих отношение к результатам деятельности отдела или подразделения показателях.

Существуют три аспекта управленческого контроля: установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации [24, с. 302].

1.3 Роли менеджера. Власть. Лидерство. Стили руководства

Обязанности менеджеров столь разнообразны, что для их подробного описания был приведен целый ряд исследований. Лучше других на вопросы о повседневной деятельности менеджера отвечает Генри Минцберг. Ученый многие месяцы буквально следовал по пятам за участвующими в исследованиях менеджерами, фиксируя все выполняемые ими дела. Г. Минцберг выделил три основные характеристики управленческой деятельности и десять основных исполняемых менеджерами ролей (таблица 1.1).

Таблица 1.1 – Десять ролей менеджеров

Категория	Роль	Виды деятельности
Информационные	Наблюдатель	Поиск и получение информации; просмотр периодической печати и отчетов, личные контакты
Проводник	Передача информации другим членам организации; рассылка напоминаний и отчетов, телефонные звонки
Оратор	Информирование внешних субъектов; речи, отчеты, записки
Межличностные	Глава	Проведение церемониальных и символических мероприятий; встреча гостей; подписание юридических документов
Лидер	Руководство и мотивация подчиненных; обучение, консультации и коммуникации с работниками
Связующее звено	Поддержание информационных связей как внутри организации, так и за ее пределами; почта, телефонные разговоры, встречи
Связанные с принятием решений	Предприниматель	Инициация новых проектов; поиск новых идей, завоевание сторонников
"Пожарный"	Урегулирование споров и иных проблем; разрешение конфликтов между подчиненными; адаптация к кризисам во внешней среде
Распределитель ресурсов	Решения о выделении ресурсов; составление графиков, бюджетов, расстановка приоритетов
Участник переговоров	Участие в переговорах с профсоюзами о контрактах, зарплатах, закупках, бюджетах; представление интересов отделов

Роль — это набор представлений о поведении менеджера. Основные роли могут быть сгруппированы в три концептуальные категории: информационные (управление информацией), межличностные (управление людьми) и связанные с принятием решений (управление действиями). Каждая роль предполагает выполнение определенных видов деятельности, что в конечном итоге и обеспечивает выполнение всех четырех управленческих функций (планирование, организация, лидерство и контроль). Для облегчения понимания основных моментов деятельности менеджера мы разделяем ее на категории и роли, но следует помнить, что в реальной жизни "смена масок" происходит практически мгновенно. Фактически речь идет о разных гранях одной главной роли. Или, как отмечает Г. Минцберг: "Менеджер, который только осуществляет коммуникации или только размышляет, не имеет пи единого шанса на успех, и только тот, кто "делает", может справиться с любой проблемой в одиночку".

Информационные роли. Информационные роли описывают виды управленческой деятельности, направленные на создание и развитие информационной сети. У генеральных менеджеров 75% рабочего времени уходит на разговоры с другими людьми. Роль наблюдателя предполагает получение менеджером текущей информации из множества источников: от руководителей, коллег и подчиненных, средств массовой информации, внешних субъектов. Роли проводника и оратора представляют собой прямую противоположность роли наблюдателя, так как, исполняя их, менеджер передает текущую информацию другим людям в организации и вне ее. Практика наделения властью работников низших уровней организации предполагает получение ими и дополнительной информации от менеджеров.

Межличностные роли. Исполнение менеджером межличностных ролей предполагает акцент на его взаимоотношениях с другими людьми и использование рассмотренных нами человеческих навыков. В роли главы менеджер проводит в своем отделе или организации церемонии и различные символические мероприятия. Занимая определенную должность, он представляет фирму в целом. Роль лидера требует от менеджера действий, направленных на мотивацию подчиненных, осуществление коммуникаций и оказание влияния. Менеджер как связующее звено обеспечивает устойчивость информационных связей как внутри организации, так и за ее пределами.

Роли, связанные с принятием решений. Эти роли выходят на авансцену в тех случаях, когда менеджер встает перед выбором или необходимостью действий, и чаще всего требуют от него и человеческих и концептуальных навыков. Роль предпринимателя заключается в инициировании перемен. Менеджеры постоянно думают о том, как превратить будущее в настоящее. Стремление к устранению текущих проблем побуждает их к инициации действий, позволяющих исправить недостатки. Менеджер как "пожарный" занимается разрешением конфликтных ситуаций между подчиненными или между своим отделом и другими подразделениями организации. Роль распределителя ресурсов связана с решениями о наиболее целесообразном использовании людей, времени, оборудования, бюджетных средств и прочих ресурсов для достижения планируемых результатов. Менеджер должен решить, на какие проекты выделить деньги, какие из жалоб покупателей рассмотреть в первую очередь и даже как распорядиться собственным временем. И наконец, роль участника переговоров заключается в осуществлении коммуникаций и заключении сделок, способствующих достижению необходимых вверенной менеджеру организационной единице результатов. Например, он может встречаться и вести формальные переговоры с поставщиками о более ритмичной доставке грузов, с проверяющими — о необходимости выделения дополнительных средств из бюджета или с профсоюзом — о жалобах работников.

То, в какой мере менеджер исполняет каждую из этих 10 ролей, зависит от ряда факторов, таких как место менеджера в организационной иерархии, его природные способности и навыки, тип организации, поставленные цели. На рисунке 1.4 показано, какое значение придают ролям лидера и связующего звена менеджеры высшего и среднего звеньев и первой линии. По мере повышения статуса менеджера в организации значение роли лидера постепенно убывает, а значение роли связующего звена, наоборот, растет.

Значение той или иной роли в произвольный момент времени может определяться и другими факторами, к примеру, изменением внешней ситуации. Скажем, топ-менеджер может чаще всего выступать в роли оратора, главы и участника переговоров.

Однако появление новых конкурентов потребует повышенного внимания к роли наблюдателя, а снижение морального духа работников и потеря курса требуют исполнения роли лидера. Менеджер по маркетингу обычно исполняет межличностные роли, так как его деятельность предполагает постоянные контакты с людьми, а финансовый менеджер будет скорее исполнять роли, связанные с принятием решений, например роли распределителя ресурсов и участника переговоров. Но, несмотря на эти отличия, всем менеджерам время от времени приходится исполнять и информационные и межличностные роли, и роли по принятию решений, ибо того требуют интересы организации. Чтобы знать, какая роль требуется в тот или иной момент времени, менеджеры постоянно держат руку на пульсе событий внутри организации и за ее пределами [13, с. 46].

Работа менеджера состоит в том, чтобы побуждать других делать то, что необходимо для организации и наиболее целесообразным образом. При этом необходимость и целесообразность определяет менеджер. Поэтому работа менеджера связана с отношениями лидерства и власти.

Лидерство - способность влиять людей друг на друга в процессе межличностного общения. Лидер доминирует по отношению к другим членам коллектива.

Власть - возможность влиять на поведение других людей с помощью каких-либо средств: авторитета, права, насилия и т.д.

Влияние - поведение одного человека, изменяющее поведение другого. Конкретные средства влияния различны: просьба, требование , приказ, угроза, убеждение.

В отечественной литературе традиционно выделяют формальное и неформальное лидерство. Формальный лидер обладает официальным положением руководителя, имеет власть. Неформальный лидер властью не располагает, его влияние базируется лишь на его личностных качествах.

Зарубежные специалисты такой классификации лидерства обычно не используют, считая, что человек, находящийся во главе коллектива или предприятия, заведомо является лидером. В этом случае исчезает разница между понятиями лидерства, власти и влияния, а она имеется, как это видно из приведенных определений.

Поэтому более корректно все-таки выделять лидеров, имеющих официальный статус, и не имеющих его. Надо отметить, что еще Анри Файоль проводил различия между официальными полномочиями, даваемыми должностью, и авторитетом, который зависит не от формального статуса, а от интеллекта, опыта, способности влиять на людей, сложившейся репутации в коллективе.

Различают следующие формы власти:

основанная на принуждении, чувстве страха у подчиненных. Не способствует раскрытию творческого потенциала работников, требует жесткого и тотального контроля. У подчиненного преобладающим является стремление избежать принуждения, из-за чего возможен обман руководителя;

основанная на вознаграждении. Требует наличия у руководителя знания потребностей подчиненного и ресурсов для их удовлетворения;

основанная на легитимности (законности, традициях). Подчиненный реагирует на должность, формальный статус руководителя, подчиняется потому, что так принято;

основанная на осознанном подчинении. Подчиненный осознает разумность требований руководителя и поэтому подчиняется;

основанная на харизме - исключительных качествах личности, вызывающих слепое, некритическое, безоговорочное преклонение и веру.

Авторитарные лидеры склонны упрощать реальную ситуацию, сводя ее к примитивному делению "черное - белое".

Из истории известен лозунг: "Кто не с нами, тот против нас". Такой психологический прием помогает обосновать необходимость объединения вокруг "своего", пусть даже и авторитарного лидера. Тем самым он оказывается носителем идеала руководителя, который все предвидит и заботится о своих подчиненных.

Власть никогда не определяется только формальным статусом, а определяется степенью зависимости подчиненного от менеджера.

Однако обычно такая зависимость обоюдная: от менеджера зависит оплата труда, продвижение по службе, удовлетворение социальных потребностей, а от подчиненного зависит качество выпускаемой продукции, достоверность представляемой информации, правильность оформления документации, точность выполнения расчетов, скорость компьютерной обработки баз данных, а в конечном итоге - репутация его начальника у вышестоящего руководства [8, с. 408]. Обоюдная зависимость менеджера и подчиненных требует создания баланса власти; такого сочетания взаимного влияния менеджера и подчиненных, которое в наибольшей степени обеспечивает достижение целей предприятия. Каждый член коллектива характеризуется своим положением, которое определяется его статусом и степенью вклада в достижение общих целей. Наиболее заметную роль в коллективе играет лидер. По направленности деятельности различают негативных и позитивных лидеров; по характеру поведения - открытых и скрытых (не оказывающих преднамеренного влияния на коллектив). Ситуативный лидер проявляет лидерские качества в определенных ситуациях. В случае позитивной направленности лидера он может оказать помощь официальному руководителю как выразитель мнений и настроений группы, которые должны учитываться при принятии решений. Лидер может рассматриваться как резерв на выдвижение, в том числе и для руководства временными коллективами или звеньями, создающимися для выполнения конкретных разовых задач. Позитивный лидер может способствовать лучшему пониманию группой решений руководителя и их реализации. Поэтому нежелательно совмещение в одном лице официального руководителя и неформального лидера, т.к. тем самым устраняется дополнительный источник воздействия на членов группы. Часть вопросов руководитель может делегировать для решения в коллектив и непосредственно неформальному лидеру. Особенно это относится к тем вопросам, которые решаются однозначно, и неважно, кто принимает решение. В эту группу вопросов можно отнести и те, которые не носят принципиального характера и поэтому для организации неважно, какое решение принято, хотя это решение и может иметь значение для отдельно взятого члена коллектива. При работе с людьми руководители применяют разнообразные приемы. Частое применение тех или иных приемов формирует определенный стиль руководства, который в значительной степени зависит также от склада личности руководителя и от ситуации. Возникновение понятия "Стиль руководства" и его изучение можно связать с именем немецкого психолога К.Левина. Название и количество стилей руководства было разнообразным, что, как правило, связано с политическими процессами происходившими в тридцатые - сороковые годы 20 века. Постепенно сложилось так, что классическими стали считаться деление на три стиля. Наглядно-лаконичную характеристику этих трех стилей руководства представила Г.Андреева. Классификация по Андреевой представляет собой схему двухмерного описания каждого стиля, включая его формальную и содержательную сторону (таблицы 1.2, 1.3, 1.4)

Таблица 1.2 – Авторитарный (директивный) стиль.

Формальная сторона

Содержательная сторона

Деловые, краткие распоряжения.

Запреты без снисхождения, с угрозой.

Четкий язык, неприветливый тон.

Похвала и придирки субъективны.

Эмоции в расчет не принимаются.

Показ приемов - не система.

Позиция руководителя - вне группы.

Дела в группе планируются руководителем заранее и во всем их объеме.

Определяются лишь непосредственные цели, дальние цели коллективу не известны.

Голос руководителя - решительный.

Таблица 1.3 – Демократический (коллегиальный) стиль.

Формальная сторона

Содержательная сторона

Инструкции в форме предложений.

Не сухая речь, а товарищеский тон.

Похвала и порицание - с советами.

Распоряжение и запреты - с дискуссиями.

Позиция руководителя - внутри группы.

Мероприятия планируются в группе.

За реализацию предложений отвечают все.

Все разделы работы не только предлагаются, но и обсуждаются.

Таблица 1.4 – Нейтральный (попустительский) стиль.

Формальная сторона

Содержательная сторона

Тон – конвенциальный.

Отсутствие похвалы, порицаний.

Никакого сотрудничества.

Позиция руководителя - незаметно в стороне от группы.

Дела в группе идут сами собой.

Руководитель не дает указаний.

Разделы работы складываются из отдельных интересов или исходят от лидеров подгрупп.

Эти три таблицы можно свести в одну сравнительную (таблица 1.5).

Таблица 1.5 – Параметры стилей руководства.

Параметры взаимодействия с подчиненными	Стили руководства
Авторитарный	Демократический	Нейтральный
Принятие решений	решения принимаются единолично	решения принимаются после обсуждения в	решения принимаются сами собой (кем-то в
		группе.	группе) или по указанию руководства
Способ доведения решения	приказы, распоряжения, команды	предложения, советы	просьбы
Отношение ответственности	или берет полностью на себя или полностью перекладывает на подчиненных	коллективная ответственность	снимает с себя всякую ответственность
Отношение к инициативе	подавляется	поощряется	отдается в руки подчиненных
Отношение к недостаткам собственных знаний	недостатков нет "и не может быть по определению"	постоянно повышает свою квалификацию	нет "большого значения
Стиль общения	"держит дистанцию"	поддерживает дружеское общение	избегает общения
Характер отношений с подчиненными	в зависимости от настроения	манера поведения со всеми как с равными коллегами	мягкая манера поведения
Отношение к дисциплине	жесткая формализованная дисциплины	сторонник дисциплины "разумной достаточности"	формально-попустительское отношение
Отношение к моральному воздействию на подчиненных	неотвратимость наказание - основной метод стимулирования	необходимо использовать различные методы поощрения и наказания	безразличное

По мнению Роберта Блейка и Джейн Мутон, результаты производственной деятельности достигаются в "силовом поле" между производством и интересами человека (рисунок 1.5)

Целями первой "силовой линии" являются максимальный объем прибыли, рост объемов производства, снижение издержек. Целью второй "силовой линии" является достижение соответствия условий труда потребностям и желаниям человека, его хорошему самочувствию и удовлетворенности работой.

Разбив обе координаты "внимание к производству" и "внимание к человеку" на 9 градаций, получаем пять характерных типов управленческого поведения:

1.1 - минимальное внимание к результатам производства и к человеку (сотрудники видят в своей работе только источник существования);

9.1 - полная ориентация на производство без внимания к человеку, постоянное административное давление со стороны руководителя (проблемы сотрудников - это их личное дело);

1.9- заинтересованное внимание к человеческим потребностям и отсутствие стимулов к производству (работа в роли дома отдыха или клуба по интересам);

5.5 - компромиссный стиль руководства, позволяет получить 50% возможного производственного результата (баланс между качеством работы и удовлетворенностью работников);

9.9 – наивысшие результаты при максимальном учете потребностей людей. Этот стиль основывается на том, что успех, признание, оптимальная организация труда и перспективы роста – основные из возможных мотивов. Цели фирмы разделяются сотрудниками.

В соответствии с данной теорией руководство фирмы должно одновременно заниматься производственной деятельностью (ставить цели предприятия, составлять планы их достижения, организует работу персонала фирмы) и обращать внимание на подчиненных (организовывать двустороннее общение, стимулировать их участие в принятии решений, проявлять уважение и способствовать решению их проблем) [19, с. 156].

2. Анализ организации труда менеджера в ООО "Модерн Стафф"

2.1 Характеристика ООО "Модерн Стафф"

Общество с ограниченной ответственностью "Модерн Стафф" создано в 25 мая 2000 года, является специализированным рекрутинговым агентством.

Юридический и фактические адреса организации: г. Новосибирск, ул. Советская ,64, офис 808.

Миссия ООО "Модерн Стафф": создать максимально эффективное кадровое агентство с целью удовлетворения запросов по подбору персонала для среднего бизнеса.

Девиз компании: "Симфония бизнеса с созвучными людьми".

Целью организации, как и любого другого коммерческого предприятия – получение максимальной прибыли при минимальных затратах.

По итогам исследования журнала Эксперт Сибирь в октябре 2005 года, агентство заняло первое место в номинации "Наиболее эффективное кадровое агентство сибирского региона".

Сильными сторонами ООО "Модерн Стафф" являются его высокая технологичность, использование современных технологий, обязательность исполнения взятых обязательств, партнерство с ведущими агентствами России, молодые специалисты, мобильные, способные быстро обучаться, корпоративный дух, постоянное усовершенствование во всех направлениях деятельности.

Виды деятельности ООО "Модерн Стафф" согласно Уставу организации:

наем рабочей силы и подбор персонала;

оказание содействия в трудоустройстве, профессиональной ориентации и психологической поддержке безработных граждан и незанятого населения;

оказание юридических, аудиторских услуг и консультаций;

издательско-полиграфическая деятельность, выпуск и распространение печатной продукции и других средств массовой информации;

оказание информационных, маркетинговых и рекламных услуг;

внешнеэкономическая деятельность.

Общество вправе заниматься другими видами деятельности, не противоречащими законодательству.

Фактически ООО "Модерн Стафф" в данный период оказывает следующие услуги:

подбор персонала: пробор персонала в г. Новосибирске, Подбор персонала в регионах;

оказание информационных услуг: обзор заработных плат.

Основным партнером является крупнейшее в России Кадровое Объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов, а так же обмен опытом.

Основным партнером является Кадровое Объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов и сферу влияния, а так же обмен опытом.

С компанией – заказчиком заключается договор на услуги по подбору персонала. Далее составляется заявка с подробным описанием вакансии. По факту выхода на работу найденного сотрудника, составляется акт выполненных работ, счет и счет фактура.

На ООО "Модерн Стафф" применяется система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД), на основании статьи 346.26 НК РФ. Организация не признается налогоплательщиком НДС, за исключением НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на таможенную территорию РФ.

Оснований для предоставления льгот нет.

Ассистенты Консультантов имеют возможность при получении необходимых навыков, выполнении плана по привлеченным клиентам и успешно закрытых вакансий вырасти до должности Консультанта, Консультанты – до должности Ведущего консультанта.

Заработная плата у Ассистентов Консультантов и Консультантов состоит из окладной части и премии, начисляемой в зависимости от количества успешно закрытых вакансий.

С периодичностью раз в год проводятся тренинги.

В ООО "Модерн Стафф" сочетается авторитарный благосклонный стиль управления с корпоративным. Преимущественно управляет подчиненными, включая их в процесс принятия решений, за которые он несет ответственность. Ожидает от своих подчиненных конкретной помощи, принимает решения с учетом их предложений и возражений. Он делегирует свои полномочия, насколько это возможно. Признает способности подчиненных. Контролируется результат работ, допускается самоконтроль. Использует свои неповторимые личные качества и пользуется высоким авторитетом, сотрудники поэтому следят за его решениями.

Руководитель не только подробно информирует о фактическом положении дел, которое должно быть известно для выполнения задач, но и сообщает другую информацию о предприятии. Информация служит средством управления. Руководитель не нуждается в знаках, подчеркивающих его положение в глазах окружающих его людей.

Стремительное расширение компании за счет отдела рекрутинга без пересмотра численности либо функциональных обязанностей административного блока привело к тому, что административный отдел перестал справляться с возложенными обязанностями, что приводит к моральному дискомфорту, потерей качества выполняемых задач и затруднению выполнения финансового результата Консультантами.

2.2 Анализ организации труда менеджера в функциях планирования, организации

Одним из наиболее важных элементов управления на ООО "Модерн Стафф" является планирование. Планы конкретизируют программу достижения поставленных целей, дают основу для организации работы персонала, определяют ориентиры для контроля.

В теории различают следующие виды календарных планов:

долгосрочные, осуществляются на срок более пяти лет и заключается в разработке перспективных целевых программ (стратегическое планирование);

среднесрочное, осуществляется на срок от года до пяти лет (различные программы);

краткосрочное осуществляется на срок менее года (оперативные планы на день и др.).

На ООО "Модерн Стафф" ведется среднесрочное планирование, как правило, длительностью на один год. В планах формулируются основные задачи на этот период, стратегия организации в целом и каждого подразделения (реконструкция и расширение спектра оказываемых услуг); стратегия сбыта (структура сбытовой сети и ее развитие, степень контроля над рынком и внедрение на новые рынки, проведение мероприятий, содействующих расширению сбыта); финансовая стратегия (объемы и направления капиталовложений, источники финансирования); кадровая политика (состав и структура штатов, их подготовка и использование); определение объема и структуры необходимых ресурсов и форм материально-технического снабжения. Разрабатываются мероприятия, направленные на достижение целей, соответствующие миссии организации. Данное планирование осуществляется генеральным директором и заместителем директора.

К краткосрочным планам ООО "Модерн Стафф" относятся квартальные, которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Они составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки, с учетом сроков исполнения каждого заказа. Данный вид планирования также осуществляют генеральный директор совместно с заместителем директора.

Ежедневно генеральный директор проводит планерки с заместителем директора по текущим задачам, определению ключевых задач. Еженедельно с администратором офиса, с консультантами по подбору персонала. Раз в две недели планирование осуществляется с ассистентами консультантов по подбору персонала.

Еженедельно проводится общее собрание, на котором обсуждаются план на следующую неделю, ежеквартально – на следующий квартал.

В ООО "Модерн Стафф" активно используется управление по целям (МВО – Management by Objectives) – метод планирования, предусматривающий определение руководителем и сотрудниками целей для каждого отдела, проекта или работника. Процесс включает следующие стадии:

постановка целей;

разработка планов действий;

контроль над движением к целям;

оценка результатов деятельности.

Офис ООО "Модерн Стафф" располагается в современном одиннадцатиэтажном бизнесс-центре. В этом же здании расположена столовая, фитнес-салон. Офис оборудован современной эргономичной мебелью. Имеет в том числе естественное освещение, осуществляется кондиционирование. Используется многофункциональное устройство HP LaserJet M1120 MFP, сочетающее в себе принтер, сканер и копировальный аппарат. Каждое рабочее место оснащено компьютером на базе процессора Intel (R) Atom (TM) с оперативной памятью от 1 ГБ, с операционной системой Linux, жидкокристаллическим монитором диагональю от 15 дюймов, сотовым и городским телефонами, всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями, в том числе ежедневниками. Имеется выход в интернет и локальная сеть.

Через локальную сеть передаются документы в электронном виде, в том числе различные виды отчетности. Основное взаимодействие между сотрудниками осуществляется посредством ПК, через программу Skape. Документация, не предоставляющая коммерческую тайну, есть в электронном виде в локальной сети. Существует многоуровневая система хранения этих документов в локальной сети, доступ к ней в зависимости от компетенций специалиста, на необходимый уровень.

Согласно действующему законодательству РФ об Обществах с ограниченной ответственностью, высшим органом управления ООО является общее собрание учредителей (участников) ООО. В ООО "Модерн Стафф" единственный учредитель, он же является генеральным директором. Основная функция высшего органа управления состоит в обеспечении соблюдения организацией целей, в интересах которых она была создана.

В соответствии с Федеральным законом №14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" к компетенции собрания учредителей ООО (равно как и единственного учредителя ООО) относятся следующие вопросы:

принятия решения об участии в других коммерческих организациях, ассоциациях, определения направлений деятельности ООО;

внесения изменений в учредительные документы ООО, в том числе относительно размера уставного капитала ООО с ограниченной ответственностью;

назначения или избрания генерального директора или коллегиального исполнительного органа ООО, управляющего, условий договора с управляющим (если этот вопрос не находится в компетенции совета директоров в соответствии с уставом), ревизионной комиссии (если этот орган предусмотрен уставом) и аудитора Общества;

утверждения бухгалтерских балансов и годовых отчетов;

распределения чистой прибыли ООО между участниками;

утверждения внутренних документов ООО;

решения о размещении облигаций и ценных бумаг Обществом;

решения о ликвидации или реорганизации ООО и назначения ликвидационной комиссии, утверждения ликвидационных балансов.

Руководство текущей деятельностью ООО осуществляется единоличным исполнительным органом (генеральным директором).

Компетенции единоличного исполнительного органа ООО "Модерн Стафф":

издавать приказы о назначении, переводе, увольнении работников ООО, применять меры поощрения;

без доверенности представлять интересы ООО и совершать сделки от его имени;

выдавать доверенности на право представительства от имени ООО;

осуществлять иные полномочия, не отнесенные к компетенции других органов управления.

Организационная структура в ООО "Модерн Стафф"  вертикальная.

Во главе всей организации ООО "Модерн Стафф" стоит генеральный директор (рисунок 2.1). Он решает следующие вопросы:

действует от имени организации, представляет ее интересы во всех предприятиях, фирмах и организациях;

осуществляет планирование, организацию работы организации, контроль, мотивацию персонала;

распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом;

заключает договоры с поставщиками;

заключает договоры с клиентами;

заключает договоры о найме работников;

издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками предприятия;

выдает доверенности;

открывает в банках счета; пользуется правом распоряжения средствами.

Генеральный директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества организации.

В подчинении генерального директора находятся два отдела: административный и отдел рекрутинга, руководителями которых являются администратор офиса и заместитель директора.

Круг обязанностей заместителя директора:

ведение переговоров с ключевыми клиентами;

курирование работы отдела рекрутинга;

ежедневное планирование, отчет о проделанной работе генеральному директору;

проведение ежедневных планерок с консультантами по подбору персонала;

ведение работы по подбору топ-менеджмента;

закрытие вакансий;

контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении заместителя директора находятся два консультанта по подбору персонала.

Круг обязанностей консультантов по подбору персонала:

ведение первичных переговоров с клиентами;

отчет перед клиентами о ходе оказываемых услуг;

еженедельный отчет генеральному директору по переговорам с клиентами, о ходе работы по вакансиям, работы ассистентов консультантов по подбору персонала;

ежедневные планерки с заместителем директора;

курирование работы ассистентов консультантов;

проведение ежедневных планерок с ассистентами консультантов;

ведение работы по поиску персонала;

закрытие вакансий;

контроль и работа по ликвидации дебиторской задолженности.

В подчинении у консультантов по подбору персонала – ассистенты консультантов по подбору персонала.

Круг обязанностей ассистентов консультантов по подбору персонала:

отчет о ходе работы и планирование с генеральным директором раз в две недели;

еженедельные планерки с заместителем директора;

ежедневные планерки с консультантами по подбору персонала;

отчет перед консультантами по подбору персонала;

ведение работы по подбору персонала;

закрытие вакансий.

Обязанности администратора офиса следующие:

еженедельные планерки с генеральным директором;

организация и обеспечение эффективного функционирования всей административно - хозяйственной деятельности офиса;

взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами, обслуживающими офисные помещения, а также с другими компаниями - поставщиками услуг для офиса;

решение общих административных вопросов: организация ремонта офисных помещений, приобретение мебели, оргтехники, компьютерной техники и другого оборудования для нужд офиса, оформление заказов на печатные материалы, приобретение канцтоваров, расходных материалов и т.д.;

осуществление контроля работы офисного оборудования, своевременная организация профилактических и ремонтных работ;

размещение информации и рекламных объявлений в прессе;

обеспечение надлежащего ведения и содержания архивов;

помощь при оформлении новых сотрудников на работу;

оформление первичной бухгалтерии;

курирование работы офис-менеджера, стажеров.

В подчинении находятся офис-менеджер и стажер.

Задачи офис-менеджера:

прием посетителей и звонков;

первичное консультирование кандидатов по вакансии;

обработка входящей электронной почты;

распределение резюме по вакансиям;

выставление объявлений по вакансиям;

выполнение поручений администратора офиса.

Задачи стажера:

выполнение поручений администратора офиса, офис-менеджера;

выполнение поручений ассистентов консультантов.

Сам процесс подбора персонала происходит следующим образом:

с компанией – заказчиком заключается договор на оказание услуг по подбору персонала (см. приложение А);

заполняется заявка на подбор персонала (см. приложение Б);

консультант готовит объявление для опубликования в СМИ об открытии вакансии (см. приложение В);

офис – менеджер размещает объявление в СМИ с просьбой присылать резюме на электронный адрес;

консультантом просматриваются поступающие отклики (резюме) на электронную почту;

при заинтересованности производится телефонное интервью, кандидаты приглашаются на собеседование. В случае, если кандидаты иногородние, организовывается интервью с помощью программы Skype;

на собеседовании обсуждаются опыт кандидата, его обязанности и достижения на предыдущих местах работы, рассказывается о компании – заказчике;

анализ полученной информации, при необходимости - тестирование или иные дополнительные методики оценки кандидата;

проверка рекомендаций на кандидатов – финалистов;

собеседование кандидата с компанией – заказчиком;

по факту трудоустройства кандидата в компанию – предоставление документов для оплаты услуг.

При необходимости, в девяностодневный срок может быть предоставлена замена кандидата.

Клиенты ООО "Модерн Стафф":

"Парфюм - Новосибирск";

"Сибирская Ярмарка";

"CMA CGM Group";

"Dirol";

"IKEA";

"KPMG";

"Leroy Merlin";

"Mars LLC";

"Schaller";

"URSA";

"Альфа-Банк";

"Ангстрем";

"Балтимор";

"Барлоуорлд–Сибирь";

"Биогард";

"Европа плюс";

"Лаверна";

"Л-фото";

"Мелодия Здоровья";

"Олейна";

"Росинтер";

"Сан-Гобэн Изовер";

"ТНК-ВР";

"Фудмастер";

"Холидей";

"Энергогарант";

PriceWaterHouseCoopers Russia B.V.;

Левобережный банк;

РА "Петра";

Рекламная Группа "Мелехов и Филюрин".

Основные партнеры ООО "Модерн Стафф":

кадровое объединение "Метрополис", г. Москва, имеющее в своей сети 61 город России и 10 городов СНГ. Это сотрудничество позволяет привлечь новых клиентов, расширить базу кандидатов и сферу влияния, а так же обмен опытом;

электронные СМИ для размещения объявлений по вакансиям. В данный момент это сайты ngs.ru, HeadHunter, superjob.ru, а так же ряд региональных и городских сайтов России, в зависимости от заявки заказчика;

"Веста", компания по доставке канцелярских товаров;

"Чистая вода", компания по доставке бутылированной воды;

"Мегафон"  предоставление услуг телефонной связи по России.

Все переговоры могут быть проведены следующим образом, в зависимости от договоренности с партнером и длительности сотрудничества:

лично, в офисе ООО "Модерн Стафф";

лично, в офисе компании - партнера;

по телефону;

по Skape;

по е-mail;

по ISQ.

Переговоры с клиентами на уровне директоров и генеральных директоров ведет генеральный директор.

Переговоры с клиентами на уровне менеджеров по персоналу ведут консультанты.

Переговоры с компаниями – поставщиками ведет администратор офиса.

Характеристика персонала:

Заместитель директора:

высшее бизнесс-образование;

опыт успешной работы на руководящих должностях в коммерческих организациях;

работа в рекрутинге 10 лет;