Организация рабочего места руководителя

План

Введение

НОТ руководителя

Рабочее место руководителя и его рациональная организация

Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации

Требования к организации рабочего места руководителя

Проведение встреч на рабочем месте руководителя

Заключение

Список литературы

Введение

Рабочее место руководителя является «мозговым центром» компании и часто задает стилистику оформления всего офиса. Кабинет руководителя, пожалуй, самое необычное и многофункциональное пространство в офисе. Это помещение нельзя отнести ни к внутренней, ни к внешней зоне.

Помимо основной (рабочее место руководителя), кабинет выполняет и представительскую функцию, служит местом проведения деловых встреч, переговоров и совещаний, используется для отдыха и даже как музей «боевой славы» компании или своего владельца. При таком положении дел организация пространства и оснащение директорского кабинета является нетривиальной и сугубо творческой задачей. Причем не только для производителей, поставщиков мебели, архитекторов, дизайнеров, но и для самих глав компаний. Однако существуют общие принципы, которые помогают сделать работу руководителя эффективной, а его кабинет - по-настоящему комфортным и функциональным.

Цель реферата – рассмотреть особенности организации рабочего места руководителя.

1. НОТ руководителя

Научная организация труда (НОТ) является одним из направлений деятельности руководителя. НОТ подразумевает использование современных технологий, методов и приемов организации труда, обеспечивающих эффективную работу менеджера.

Основными элементами научной организации труда являются:

Рационализация выполнения отдельных видов работ и операций, обеспечивающие рост производительности труда менеджера;

сокращение прямых потерь времени;

планирование и контроль использования временных ресурсов;

перераспределение и делегирование работ.

Рационализация труда руководителя предусматривает:

организацию рабочего места;

оптимизацию использования рабочего времени.

Вопрос повышения производительности труда рано или поздно встает перед каждым руководителем. Благодаря научной организации труда производительность может быть увеличена в несколько раз даже без значительных финансовых вложений. Оптимизация рабочего пространства, вопросов разделения и кооперации труда, взаимодействия подразделений и сотрудников, снижение непроизводительных потерь рабочего времени, нормирование труда и оптимизация численности сотрудников – эти и другие мероприятия дадут возможность компании стать более эффективной.

В области научной организации труда руководитель решает следующие задачи: нормирование труда; расчет численности персонала; оценка эффективности организации труда и использования рабочего времени; разработка и реализация мероприятий по совершенствованию организации труда и трудовых процессов.

2. Рабочее место руководителя и его рациональная организация

Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того, какой это будет кабинет зависит и то, как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя (См. рис.1)

Рабочее место руководителя представляет собой обособленную часть помещения предприятия, оснащенную в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда. Рациональная организация рабочего места руководителя предусматривает:

подбор необходимых средств труда;

рациональное их размещение;

обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

Размер площади и оборудование кабинета руководителя зависят от количества участников совещаний или заседаний, проводимых в кабинете руководителя, от количества одновременно приходящих посетителей, номенклатуры и объема дел и документов, различных технических средств и рабочих материалов, таблиц, т.е. планировка кабинета руководителя может быть различной в зависимости и от характера, и объема работы. Разработано несколько типовых рабочих мест для различных категорий руководителей, и с этими проектами надо ознакомиться, решая вопрос о рабочем месте.

При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:

1. Внутренний объем и форма кабинета.

В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

2. Мебель.

Здесь необходимо учитывать следующие моменты:

антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);

обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

рациональная планировка и компоновка мебели;

мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование.

Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:

канцелярские принадлежности;

два телефона (один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации.

компьютер.

ежедневник.

4. Цветовое оформление кабинета.

Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

Рис.1. Пример организации рабочего места руководителя

3. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации

Важное значение имеет оснащение рабочего места руководителя в целом. Это стол модульной конструкции, подвижное кресло, устройство для чтения микрофильмов (на столе), встроенный диктофон, телефон, переговорное устройство.

В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии хорошего программного обеспечения, выхода на внешние компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

Современные типы рабочих мест руководителей нередко оснащены терминалами. Важнейший элемент терминального устройства - дисплей (экранный пульт) раскрывает перед руководителем широкие возможности для совместной работы с ПК. Дисплей позволяет увидеть в нужный момент на экране формуляры, характеризующие ход производственных процессов, показатели готовой продукции и деятельности предприятия в целом. Такие дисплеи дополняются традиционными техническими средствами общения с подразделениями предприятия.

В работе руководителя применяются и различные средства вызова, обеспечивающие главным образом текущую связь руководителя с заместителями, помощниками и т. д. Удобным средством передачи устной информации являются различные громкоговорящие установки. Эффективную связь в учреждении обеспечивают специальные системы громкоговорящей связи, где возможно соединение любых двух абонентов, имеющих аппараты с наборной клавиатурой.

Современные типы телефонной и громкоговорящей связи позволяют циркулярно проводить служебные совещания, осуществляют выборочные и общие отключения абонентов, перевод на ожидание и т. д.

Руководителю очень часто приходится пользоваться телефоном, причем нередко сразу несколькими аппаратами. Ускорить связь можно с помощью аппарата с автоматическим набором номеров типа «Автонабор» или «Элетап». Первый обеспечивает возможность закодирования 24 семизначных номеров, наиболее часто вызываемых руководителем; второй позволяет сделать это для 60 номеров. Вызов нужного абонента осуществляется нажатием одной из 24 (60) кнопок. Для ряда руководителей необходима радиосвязь. Радиосвязь может быть установлена как в кабинете, так и в автомобиле. Портативные средства радиосвязи отдельные категории работников управления могут иметь на работе всегда при себе. Важно, чтобы из множества различных устройств руководители умели правильно выбрать и использовать соответствующий вид связи.

Для хранения информации руководитель может использовать перфокарты, различные карточки, бланки, журналы учета, блокноты. К простым средствам хранения информации относятся также различного рода папки, альбомы, конверты, ящики, футляры и подставки. Для хранения и систематизации более обширной информации следует использовать картотеки. В настоящее время разработано более 25 конструкций картотек: плоские, вертикальные, вращающиеся. Необходимо стремиться к тому, чтобы все эти носители информации в целом занимали как можно меньше места и чтобы в них можно было бы легко найти нужные данные.

Рациональным способом хранения материалов является подвесной способ, при котором документы располагаются в папках с индикаторами и подвешиваются на направляющихся рейках. Основное преимущество подвесного способа хранения заключается в экономии места и оперативности нахождения и извлечения нужного документа по индикаторному корешку, укрепленному на папке. Причем некоторые индикаторы могут соответствовать не только реквизитам документов, но и срокам их исполнения, важности и другим признакам, по которым руководитель наглядно может представить себе очевидность исполнения того или иного документа. Хранящиеся таким способом документы занимают на 40% меньше места и позволяют экономить, по крайней мере, около 50% времени, затрачиваемого на раскладку материалов при традиционном горизонтальном способе хранения документации.

4. Требования к организации рабочего места руководителя

Условия труда руководителя определяются главным образом:

площадью помещения;

санитарными условиями;

нормой освещенности; температурой помещения;

уровнем влажности;

уровнем шума;

дизайном и цветовой гаммой помещения.

В таблице 1 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП.

Таблица 1. Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП

ПОКАЗАТЕЛИ	НОРМАТИВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. пространственная планировка рабочего места	По СниПу для служебных помещений
1.1. площадь кабинета	20-50 кв. мет.
1.2. форма кабинета	Прямоугольник с соотношением сторон 1:1,5; 1: 2
1.3. Высота потолков	2,83- 3,25 м
1.4. соотношение площади пола и окон	1:10 для служебных помещений, площадь окна= 2,4 кв.мет.
2. санитарные требования
2.1.средняя температура воздуха (С°)	В теплый период- 22-25, в холодный 18-22
2.2. кратность обмена воздуха	Приток- 1,5, вытяжка- 1,5
2.3. Относительная влажность воздуха (%)	Не более 75 зимой, не более 55 летом
2.4. Уровень шума	До 50 Дбл
2.5. Скорость движения воздуха (м/с)	До 0,3
2.6. искусственное освещение	200 лк (люкс) для малых ламп, 75 лк для ламп накаливания
3. офисная мебель
3.1. рабочий стол	Высота при среднем росте- 720 мм, при высоком- 750 мм
3.2. стол для компьютера
3.3. вспомогательный стол	Для установки средств связи
3.4. кресло для руководителя	Подбирается в соответствии с антропометрическими данными руководителя
3.5. кресла и стулья для посетителей
3.6. стол для заседаний
3.7. шкафы для хранения документов	Специальные
4. средства оргтехники	В соответствии с нормативно-техническими документами
4.1. компьютер
4.2. диктофонная техника
4.3. средства обработки документов
4.4. принтер
4.5. копировально-множительная техника
4.6. уничтожитель бумаги
4.7. средства для вычислительных операций	Калькулятор
5. Средства для связи и системы информации
5.1.телефон многофункциональный
5.2. переговорное устройство внутренней связи
5.3.телефакс
5.4. радиотелефон
5.5. программные средства
6. инвентарь
6.1.корзина для бумаг
6.2. лампа настольная
6.3. сейф
7. средства психологической разгрузки	В соответствии с технической документацией
7.1.кабинетный тренажер для физических упражнений
7.2. функциональная музыка
7.3. радио, телевизор

Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.

5. Проведение встреч на рабочем месте руководителя

Деловые встречи можно проводить:

за столом для конференций, совещаний. Это поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить межличностный контакт;

за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду другим причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находится спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

Не официальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха”. Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Заключение

Современный кабинет руководителя фирмы или компании — специфическое помещение, в котором происходит процесс принятия ответственных решений.

Обстановка кабинета должна быть продумана до мелочей, чтобы, во-первых, сделать рабочее место руководителя максимально комфортным, во-вторых, способствовать укреплению имиджа фирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личного вкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный стиль компании.

Итак, обстановка самого главного кабинета офиса должна подчеркивать основные достоинства фирмы, в ней ничего не должно быть лишнего и ничего не должно быть упущено, ведь интерьер должен помочь расположить клиентов и партнеров на долгосрочное и перспективное сотрудничество, а самое главное - создать комфортную атмосферу, которая поможет продумать и воплотить в жизнь интересные и важные проекты фирмы.

Список литературы

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.

Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 1981. - 408 с.

Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006. - 271 с.; ил.