Организационная структура социально-экономического объекта научно-технической библиотеки

Министерство образования Российской Федерации

Московский Государственный Открытый Университет

Факультет «Менеджмент и экономическая политика»

Кафедра «Экономической теории, маркетинга и менеджмента»

Реферат по «Менеджменту»

Тема «Организационная структура социально-экономического

объекта ГОУ ВПО НТБ МГОУ»

исполнители: студентки 2-ого курса

Галкина Ю.А. шифр 9081492

Петракова К.В. шифр 9081512

Миронова Я.М. шифр 908

специальность: (080507)

менеджмент организации

проверила: Гридчина А.В.

Москва 2009

Содержание

Введение

История организации

Структура

Рекомендации и изменения

Заключение

Список литературы

Введение

В настоящее время трудно назвать более важную и многогранную сферу деятельности, чем управление, или менеджмент, от которого в значительной мере зависят и эффективность производства, и качество обслуживания населения.

В данной работе рассмотрим организационную структуру предприятия, а так же менеджмент как процесс управления. Наша структура только небольшая часть в предприятия.

НТБ (научно-техническая библиотека) является малой , но важной структурой всего Университета. Вообще Библиотека (βιβλιοθήκη, от βιβλίον «книга» и θήκη «место хранения»)— учреждение, собирающее и хранящее произведения печати и письменности для общественного пользования, а также осуществляющее справочно-библиографическую работу. В настоящее время всё более распространяются и входят в фонд библиотеки микрофиши, микрофильмы, аудио- и видеокассеты, диапозитивы, оптические носители (например, CD-ROM). Университетские, институтские, школьные библиотеки нацелены, главным образом, на обеспечение учащихся литературой, необходимой для учебного процесса и по составу фонда приближаются к специальным. То же можно сказать и о ведомственных библиотеках. Однако, в отличие от специальных библиотек, институтские и ведомственные библиотеки не являются общедоступными и обслуживают только читателей, относящихся к соответствующему учебному заведению или ведомству. Впрочем, реализация этого принципа зависит от национальной традиции и конкретных социокультурных условий.

Являясь работниками Вузовской библиотекой, у нас так же есть официальный праздник как у всех работников библиотек это:

Общероссийский День библиотек - профессиональный праздник работников российских библиотек. Отмечается ежегодно, 27 мая.

Появление книгопечатания внесло огромные изменения в облик и деятельность библиотек, все более теперь отличавшихся от архивов. Библиотечные фонды начинают стремительно разрастаться. С распространением грамотности в Новое время растёт также число посетителей библиотек.

Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренние возможности, потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Поэтому тема моей курсовой очень важна и актуальна в наше время. Анализ внутренней среды позволяет также лучше уяснить цели и задачи организации. Важно то, что помимо производства продукции, оказании услуг организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности. Внутренняя среда является источником жизненной силы организации.

Теперь рассмотрим организационную структуру на примере ГОУ ВПО НТБ МГОУ.

1 История организации

В 30-х годах приказом по ВСНХ СССР №1857 от 23.07.30г. заочные технические курсы были объединены и реорганизованы в центральный институт заочного образования (ЦИЗО).

ЦИЗО и является основанием и началом деятельности ВЗМИ-МГОУ (1930г.), однако совет министров СССР установил дату создания ВЗПИ 1932г. В 1992г. постановлением Правительства РФ №101 от 20.02.92г., подписанный Г. Бурбулисом, он был переименован в МГОУ.

Создание библиотеки началось в годы войны, в 1943г. До этого времени библиотеки при вузе не существовало.

Создание библиотеки было вызвано необходимостью обеспечения студентов учебниками, которых в стране оставалось очень мало, т.к. война нанесла огромный ущерб книжным фондам страны, её полиграфической базе, да и авторы учебников, в большинстве своем, находились на фронте или работали на оборону страны.

Первоначально фонд библиотеки насчитывал 5300 книг, которые поступили в библиотеку по разнарядке ВКВШ (всесоюзный комитет высшей школы), новые поступления были незначительными.

Библиотека широко использовала возможности межбиблиотечного абонемента (МБА), получая для студентов книги из других библиотек г. Москвы. В период 1944-1950гг. по МБА было получено более 2 тыс. экземпляров книг. Библиотека обслуживает как студентов москвичей, так и иногородних студентов, которые составляют большинство читателей.

В 1950г. для улучшения обслуживания иногородних студентов в библиотеке открывается заочный абонемент, в задачу которого входит рассылка учебников по заявкам иногородних студентов. В 1996г. число студентов, пользующихся услугами заочного абонемента, составляет более 5 тыс., которым выслано свыше 10 тыс. учебников.

В 1949-1974 гг. Центральная библиотека вуза (Москва) проводит комплектование фондов библиотек при структурных подразделениях университета – УКП и филиалах. Это позволяет упростить библиотечное обслуживание студентов.

В 1948-1949 гг. фонды библиотек УКП насчитывают 9700 экземпляров, а в 2006г. совокупный фонд филиалов библиотеки насчитывает 576504 экземпляра.

Помимо работы по библиотечному обслуживанию студентов и комплектованию книжных фондов, библиотека начинает другие виды библиотечной деятельности.

В 1961г. объем работы библиотеки возрастает - составляются каталоги диссертаций, отчетов НИР. Каталог журнального фонда, проводятся выставки новых поступлений. В 1963-70гг. составлены генеральный, алфавитный каталог книг (более 70000 тыс. карточек).

В 69-70 гг. начинается работа по формированию полноценного фонда читального зала который включает обязательный экземпляр каждого названия книги имеющихся в библиотеке. Фонд читального зала ЦНТБ включает более 150 тыс. единиц хранения. Важные события в истории библиотеки – получение в 71 году специального для нее построенного двух этажного здания общей площадью 1500м^2.

Библиотека впервые открыла читальные залы.

Новые возможности в 70-80гг. позволяют библиотеке расширить объем библиотечно-библиографической работы. Начинают проводиться «дни информации», «дни кафедр», ежегодно по заявкам кафедр составляются библиографические указатели списки новых поступлений, списки рекомендованной литературы для первокурсников.

В курсе «введение в специальность» проводятся занятия по основам поиска литературы по библиографическим источникам, составляется картотека книгообеспеченности учебных дисциплин.

В 80г. проводится библиотечные семинары по внедрению новых методов работы, внедряются нормы по основным технологическим процессам.

В 2000г. в ЦНТБ установлена локальная сеть.

В 2000г. начинается составление электронного каталога на основе программы «библиотека-5». Сегодня электронный каталог включает 58059 записей и включает фонд электронных изданий. Это информация о книгах, которые имеются библиотеке. Электронный каталог позволяет проводить быстрый многоаспективный поиск информации о книгах.

Фонд научно-технической библиотеки и ее филиалов включает свыше миллиона экземпляров научной, учебной, справочной и другой литературы, а так же электронные издания.

Основные направления, по которым представлена литература: гуманитарные и социально-экономические дисциплины, международные и экономические отношения, юриспруденция, менеджмент, бизнес, математические и естественно-научные дисциплины, информатика, электроника, энергетика, строительство, машиностроение и автомобильное дело, химия и химическая технология, металлургия, геология и горное дело. В фонде библиотеки более 600 тыс. экземпляров учебной литературы, в том числе свыше 20 тыс. экземпляров учебников, авторами которых являются ученые МГОУ. Библиотека обслуживает 80 тыс. читателей: преподавателей, аспирантов, студентов и сотрудников университета. Ежегодно читателям выдается около миллиона экземпляров литературы. При большинстве структурных подразделений университета - филиалах, институтах, учебных центрах имеются филиалы библиотеки. Богатство книжных фондов раскрывает справочный аппарат библиотеки (каталоги, картотеки). Компьютеры НТБ объединены в локальную сеть. Базы данных ЦНТБ насчитывают более 250 тыс. записей. Для информационного обслуживания читателей используется Интернет.

Регулярно проводятся открытые просмотры новых поступлений и книжные выставки. Отделы библиотеки: отдел обслуживания читателей, информационно-библиографический отдел, отдел учета, отдел научной обработки и каталогизации литературы, отдел компьютеризации.

2 Структура

Научно-техническая библиотека МГОУ является одним из ведущих структурных подразделений вуза. Она обеспечивает литературой и информацией учебно-воспитательный процесс и научные исследования.

Современная библиотека представляет собой сложный комплекс, успешная работа которого во многом зависит от структуры управления.

НТБ МГОУ имеет линейно–функциональную организационную структуру. Функциональные органы находятся в подчинении линейного руководителя. Их распоряжения отдаются производственным подразделениям только в согласовании с последним. Это даёт возможность решать вопросы более компетентно. Но, при линейно-функциональной структуре резко увеличивается нагрузка на линейного руководителя, который должен исполнять роль посредника между функциональными службами и подчинёнными ему производственными подразделениями. Он воспринимает потоки информации от подчинённых подразделений, даёт задания функциональным службам, вырабатывает решения, отдаёт команды сверху вниз. Организационная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций между ними. Подготовка и обсуждение решения производятся коллегиально, а принятие решения и ответственность - только первым руководителем единолично.

Общее руководство и оперативное управление библиотекой осуществляет директор, который назначается учредителем, является членом учёного совета МГОУ. Директор несёт полную ответственность за результаты работы в пределах своей компетенции, издаёт распоряжения и указания, обязательные для всех работников.

Организационная структура управления состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определённые функции. «Вершиной» является директор НТБ. «Основанием» - аппарат управления структурными подразделениями. Таким аппаратом управления в НТБ МГОУ являются два заместителя директора – один по научной работе и второй по административно-хозяйственной части, с функциональными полномочиями каждый по своим подразделениям. Оба заместителя находятся на одном иерархическом уровне и отвечают за закреплённые за ними обязанности.

Заместитель директора НТБ МГОУ по научно-методической работе руководит проведением научно-информационной, научно-методической и библиографической работы, технической и научной обработкой поступающей в библиотеку литературы, составлением систематического и алфавитного каталогов, организует обслуживание читателей на абонементе и в читальном зале, поддерживает постоянную связь с руководителями подразделений. Также он принимает участие в организации тематических выставок, обеспечивает сохранность библиотечного фонда, ведение статистического учёта по основным показателям работы библиотеки и подготовку установленной отчётности.

Заместитель директора НТБ МГОУ по административно-хозяйственной части осуществляет руководство работами по хозяйственному обслуживанию НТБ, обеспечивает сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление, а также соблюдение чистоты в помещениях. Следит за состоянием помещений и принимает меры по соответственному их ремонту. Обеспечивает работников канцелярскими принадлежностями и предметами хозяйственного обихода. Следит за соблюдением основ трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии, пожарной защиты.

Линейно-функциональная структура управления, состоит из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений. Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; готовят варианты решения вопросов, связанных с руководством процессом производства; освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и т. д.

Штатная структура НТБ МГОУ определяет количественно-профессиональный состав персонала, размеры оплаты труда и фонд заработной платы сотрудников. В составе штатной структуры разрабатываются следующие документы:

- фонд заработной платы;

- расчёт численности персонала;

- штатное расписание предприятия;

Сегодня библиотека становится ещё и инженерно-техническим объектом, превращаясь в важнейший элемент общей системы вузовского информационного обеспечения. Она становится своеобразным промышленным предприятием по переработке информации, а информация – это предмет труда. Библиотечные процессы необходимо рассматривать с промышленной, технологической точек зрения. Ведь на входе в библиотеку – информационное

сырьё (газеты, журналы, статьи, книги), а на выходе – готовая продукция (тематические подборки, библиографические списки и т.п.) для конечного пользователя, потребителя, читателя.

В НТБ МГОУ уделяется серьёзное внимание разработке и реализации программ технического обучения сотрудников библиотеки. Работая с современными автоматизированными системами, оператор должен не просто нажимать на клавиатуре кнопки, он обязан понимать суть происходящих в системе процессов. Квалификация персонала должна соответствовать уровню развития технических и программных компонентов системы.

В библиотеке создана локальная автоматизированная сеть, которая включает пользовательские рабочие станции сотрудников и компьютеры, установленные в читальном зале и на абонементе. Установлено программное обеспечение «Библиотека ВУЗа» на платформе 1С, позволяющее автоматизировать такие библиотечные процессы, как описание документов, формирование и распечатка каталожной карточки, поиск, составление списков, регистрация читателей, подписка. Помимо собственных, библиотека планирует располагать электронными базами данных по филиалам МГОУ.

Руководство высшего учебного заведения обеспечивает гарантированное финансирование комплектования, обеспечивает

библиотеку необходимыми служебными и производственными помещениями в соответствии с действующими нормами, электронно-вычислительной и копировально-множительной техникой и оргтехникой. Библиотека ведёт документацию и предоставляет отчёты и план работы и иную информацию о своей деятельности в установленном порядке.

НТБ МГОУ является консультационно-методическим центром для библиотек филиалов, учебных центров и представительств МГОУ. В связи с постоянным совершенствованием учебного процесса в вузе перед библиотекой стоит ответственная задача целенаправленного, научно обоснованного формирования учебного фонда.

ОСУ НТБ МГОУ сочетает в себе лучшие свойства линейной структуры (чёткие связи подчинённости, централизация управления в одних руках) и функциональной структуры (разделение труда, квалифицированная подготовка решений). Она основана на разделении полномочий и ответственности по функциям управления и принятия решений по вертикали, т.е. по линии подчинения нижестоящих звеньев вышестоящим. Таким образом, повышается компетентность руководителей в принятии управленческих решений. Такая структура управления обеспечивает максимальную стабильность организации.

В библиотеке главное фонд (книги), рассмотрим поступление книги и прохождение ее по организационной структуре:

В отдел комплектования НТБ от факультетов поступает информация, какую учебную литературу необходимо приобрести для учебного процесса. С некоторыми издательствами есть прямые договора на покупку книг по издательским ценам.

Оплачивает счет и получает книги.

Отдел комплектования после получения книг, передают книги и документы в отдел учета.

В отделе учета книгам присваиваются инвентарные номера и книги передаются в отдел библиографии

В отделе библиографии книги библиографически описываются и вводятся в электронный каталог. Затем книги распределяются по фондам.

Примечание:

Если студент потерял книгу, то производится замена на точно такую же книгу или оплачивается в десятикратном размере через бухгалтерию.

Если книги устарели, то составляется акт на списания и уточняется на кафедрах.

Так же проводятся переоценка фондов (амортизационный коэффициент).

3 Рекомендации и изменения

В сентябре месяце 2009г. приобрели новую программу «Библиотека Вуза» на платформе 1С. С разработчиками программы проводятся консультации через Skype. Она позволяет автоматизировать полностью все библиотечные процессы, и в перспективе она может быть связана локальной сетью ВУЗа.

Т.к. мы живет в век технологий, у нас появились нововведения Wi-Fi в читальном зале.

Все услуги библиотеки бесплатны.

Библиотекарь должен уметь грамотно вести себя в конфликтных ситуациях, которые могут возникать на информационно-технологическом, правовом и эмоционально-психологическом уровне. Библиотека может привить художественный вкус, культуру умственного труда.

Библиотека предоставляет возможность проявить себя и молодым работникам.

Исходя из вышеперечисленного, хочется пожелать библиотеке МГОУ интенсивной компьютеризации информационно-библиографической работы, продолжения работы по составлению электронных баз данных, пополнения фондов ценными библиографическими изданиями.

Заключение

В целом организация справочно-библиографического аппарата в НТБ МГОУ находится на высоком уровне, о чем свидетельствует ежегодный рост количества читателей, получающих библиографическую информацию. Достоинства библиографического обслуживания читателей и организации НТБ МГОУ, наряду с такими общепринятыми требованиями, как полное отражение фонда в каталогах библиотеки, учет запросов и справок и т.д., состоят в следующем:

1. Количественный и качественный анализ выполненных справок, проводимый в целях повышения качества справочно-библиографической работы.

2. Проведение массовой и индивидуальной работы с читателями, распространение библиотечно-библиографических знаний, индивидуальное информирование отдельных читателей по определенным темам.

3. Ведение тематических картотек, облегчающих библиографический розыск информации по наиболее часто запрашиваемым темам.

Но наряду с вышеперечисленными достоинствами библиотеки необходимо обратить внимание на следующие недостатки:

На наш взгляд, отсутствие собственной машиночитаемой базы данных - главный недостаток данной библиотеки. Работа по формированию главной электронной справочной картотеки еще не завершена, однако потребность в электронных базах данных велика и постоянно растет.

Список литературы

Ковшов А.Н., Цатурян Э.О. Московский государственный открытый университет.: Юбилейное издание.- М.: издательство МГОУ, 2007.-908с.