Организационная структура и управление персоналом в ОАО "Сибтранснефтепродукт"
1
План
Введение
Основная часть
1. Общая характеристика организации, описание структуры её управления, назначение основных служб
1.1 Общая характеристика организации
1.2 Содержание устава
1.3 Организационная структура управления и назначение основных служб
2. Структура подразделения ООТиЗП, функции и обязанности сотрудников
2.1 Структура подразделения ООТиЗП в организации
2.2 Должностные инструкции работников подразделения, их функции и обязанности
3. Управление персоналом и системы оплаты труда
3.1 Системы и формы оплаты труда
3.2 Внутрифирменные проблемы в области управления персоналом
3.3.Эффективность использования персонала по категориям работников
4. Организация процесса разработки управленческих решений
4.1 Порядок принятия решения в организации
4.2 Типовая проблема организации и оптимальные варианты в решении проблемы
5. Делопроизводство, документальное оформление хозяйственных операций.
5.1 Первичные документы, заполнение, изъятие, хранение
5.2 Формы, содержание, документирование хозяйственных операций
6. Взаимодействие подразделения с другими подразделениями организации.
6.1 Взаимодействие отдела ОТ и ЗП с другими подразделениями организации.
6.2 Документооборот и его правила, график документооборота
7. Взаимодействие подразделения с другими организациями и предприятиями
7.1 Связь подразделения ООТиЗП с другими предприятиями и организациями.
7.2 Отношение со сторонними организациями, составление договоров
8. Заключение
9. Список использованной литературы
Введение
Цель практики знакомство с работой организации - ОАО "Сибтранснефтепродукт", экономических служб, аппарата управления и подразделения отдел организации труда и заработной платы, (далее - отдел ОТ и ЗП), где осуществлялось прохождение практики.
В задачи практики, входит 7 разделов в соответствии с темами:
- общая характеристика организации, описание структуры её управления, назначение основных служб;
- структура подразделения, в котором осуществлялось прохождение практики, функции и обязанности сотрудников;
- управление персоналом и системы оплаты труда, существующие в организации;
- организация процесса разработки управленческих решений;
- делопроизводство, документальное оформление хозяйственных операций;
- взаимодействие подразделения ОТ и ЗП, где осуществлялась практика, с другими подразделениями предприятия;
- взаимодействие подразделения ОТ и ЗП, с другими организациями и предприятиями.
Отчёт по практики состоит из Введения, Основной части, Приложения, Заключения и Списка использованных источников.
Основная часть
Общая характеристика организации, описание структуры её управления, назначение основных служб
Общая характеристика организации ОАО "Сибтранснефтепродукт"
Сибирское открытое акционерное общество трубопроводного транспорта нефтепродуктов.
На основании распоряжения Госкомимущества Российской Федерации от 21 октября 1993 года №1833-Р Государственное Сибирское предприятие МНПП преобразовано в Сибирское акционерное общество открытого типа трубопроводного транспорта нефтепродуктов (АООТ "Сибтранснефтепродукт"), преобразованное на основании Постановления № 1908 регистрационной палаты города Омска в Сибирское открытое акционерное общество трубопроводного транспорта нефтепродуктов (ОАО "Сибтранснефтепродукт").
ОАО «Сибтранснефтепродукт» обеспечивает возможности экономичной и безопасной транспортировки светлых нефтепродуктов в районы Западной и Восточной Сибири, а также Дальнего Востока.
ОАО «СИБТРАНСНЕФТЕПРОДУКТ» Протяженность трубопроводов ________ 1068,2 км
Перекачивающие станции _____________________________________6
Пункты налива в автомобильные и железнодорожные цистерны _____ 9
Отводы к нефтепроводам и АЗС ____________________________17
Полезная емкость резервуарного парка ______________879,3 тыс. м3
Количество работающих ___________________________885 человек
Общество является дочерним обществом ОАО “АК “Транснефтепродукт”.
ОАО "АК "Транснефтепродукт" (ТНП)
Одна из крупнейших в мире и единственная в России компания, транспортирующая светлые нефтепродукты (дизельное топливо, бензин, керосин) от 17 нефтеперерабатывающих заводов (15 НПЗ на территории России, 2 НПЗ на территории Белоруссии) в различные регионы России, страны Таможенного Союза (Республика Беларусь, Казахстан), а также в страны дальнего зарубежья (Латвия, Украина, Венгрия) по системе магистральных нефтепродуктопроводов (МНПП).
1.2 Содержание устава
Согласно уставу об общем положении 1.1 Сибирское открытое акционерное общество трубопроводного транспорта нефтепродуктов, (в дальнейшем именуемое “Общество”), учреждено в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об акционерных обществах" от 26.12.95 г. № 208-ФЗ, действующим законодательством Российской Федерации, зарегистрировано Постановлением главы администрации Советского района г. Омска от 25.11.93 г. № 686 (регистрационный номер 38001765).
Настоящая редакция Устава приведена в соответствие с Федеральным законом Российской Федерации «Об акционерных обществах» 26.12.95 г. № 208-ФЗ (далее по тексту «Федеральный закон»), по состоянию на 07 августа 2001 г.
1.2. Общество действует в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.
1.3. Полное фирменное наименование общества на русском языке «Сибирское открытое акционерное общество трубопроводного транспорта нефтепродуктов;
сокращенное фирменное наименование общества на русском языке: ОАО "Сибтранснефтепродукт";
сокращенное фирменное наименование на английском языке –JSC "Sibtransnefteproduct".
1.4. Место нахождения Общества: Российская Федерация, 644050, г. Омск, ул. 4 Поселковая, дом 44, корпус Б.
2. ЦЕЛЬ И ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Общество является коммерческой организацией, предусматривающей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.
2.2. Основными видами деятельности Общества являются:
- транспортировка нефтепродуктов по магистральным трубопроводам (нефтепродуктопроводам);
- приём нефтепродуктов и осуществление сливо-наливных операций; хранение нефтепродуктов.
Кроме того, Общество осуществляет:
- покупку и продажу нефтепродуктов крупным и мелким оптом, розничную торговлю нефтепродуктами на АЗС;
- перевозку нефтепродуктов автомобильным транспортом;
- посредническую деятельность на рынках товаров, услуг, инвестиций;
- внешнеэкономическую деятельность;
- покупку и передачу нефти на переработку;
- оказание консультационных, информационных, маркетинговых, правовых, внедренческих, рекламных, лизинговых услуг юридическим и физическим лицам;
- инвестиционную деятельность в области капитального строительства, технического перевооружения, реконструкции (расширения) промышленных объектов;
- жилищное строительство;
- капитальный ремонт основного и вспомогательного оборудования на объектах магистральных нефтепродуктопроводов;
выполнение ремонтных, строительно-монтажных работ на объектах магистральных нефтепродуктопроводов, в т.ч. объектов всей инфраструктуры трубопроводного транспорта нефтепродуктов;
- проведение аварийно-восстановительных работ на объектах трубопроводного транспорта нефтепродуктов;
- разработка (проектирование) документации на капитальный ремонт и капитальное строительство, реконструкцию и техническое перевооружение объектов и сооружений магистральных систем и перекачивающих станций, проведение ведомственной экспертизы ПСД;
- градуировку резервуаров и трубопроводов;
- выполнение инженерно-геодезических и топосъёмочных работ;
- изготовление нестандартного оборудования и запасных частей;
- эксплуатация объектов магистральных и технологических нефтепродуктопроводов и резервуаров;
- выполнение подводно-технических работ;
- проведение контроля оборудования, резервуаров, конструкций и материалов, качества сварочных работ разрушающим и неразрушающим методами;
- метрологическое обеспечение;
- проведение буровзрывных работ при производстве плановых и ремонтных работ;
- организацию собственного производства в различных отраслях экономики;
- содержание и обслуживание объектов социально-культурного и бытового назначения;
- подготовку кадров основных профессий (продолжение устава в приложении №1).
1.3. Организационная структура управления и назначение основных служб
Как видно из устава организационно – правовая форма - открытое акционерное общество.
Органы управления общества: - общее собрание акционеров, - совет директоров, - генеральный директор, - правление, - ликвидационная комиссия. Органом контроля за финансово-хозяйственной и правовой деятельностью общества является ревизионная комиссия.
Руководство текущей деятельностью Обществом осуществляется единоличным исполнительным органом - директором.
Права и обязанности директора определяются Уставом и Положением о директоре, утверждаемым Советом директоров. Сроки и размер оплаты услуг директора определяются Положением о директоре и контрактом, заключаемым им с Обществом. Контракт с директором подписывается председателем Совета директоров или лицом, уполномоченным Советом директоров Общества.
К компетенции директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции общего собрания акционеров и Совета директоров Общества. Директор Общества организует выполнение решений общего собрания акционеров и Совета директоров Общества.
Директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе:
- распоряжается имуществом Общества для обеспечения его текущей деятельности в пределах, установленных уставом и внутренними документами Общества;
- представляет интересы Общества, как в Российской Федерации, так и за ее пределами;
- председательствует на общем собрании акционеров; утверждает штаты, заключает трудовые договоры с работниками Общества, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания;
представляет Общество в отношениях с третьими лицами без доверенности;
- имеет право выдавать доверенности, предъявлять иски, пользоваться всеми правами от имени Общества, предоставленными законодательством истцу, ответчику и третьему лицу, право подавать апелляционные и кассационные жалобы, отзывы на них и т.д.;
- совершает сделки от имени Общества, самостоятельно в пределах своей компетенции или после утверждения их органами управления;
- несет персональную ответственность за организацию работ и создание условий по защите государственной тайны в Обществе, за несоблюдение установленных законодательством ограничений по ознакомлению со сведениями, составляющими государственную тайну.
Организация ОАО "Сибтранснефтепродукт" имеет линейно-функциональную организационную структуру управления (см. Приложение 2).
Приложение №2.
ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА
ОАО "СИБТРАНСНЕФТЕПРОДУКТ"
Собрание акционеров
Совет директоров
Генеральный директор
ЛПДС "Татарская"
ЛПДС "Омск"
ЛПДС "Сокур"
ЛПДС "Плотникова"
ПС "Барабинск"
ПС "Чулым"
Пункт автоналива
правление
2. Структура подразделения ООТ и ЗП, функции и обязанности сотрудников
2.1. Структура подразделения ООТ и ЗП в организации
Из положения об отделе организации труда и заработной платы. 1.1. Отдел организации труда и заработной платы (далее – отдел ОТиЗП) является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления ОАО "Сибтранснефтепродукт" (далее общества).
1.2. Отдел ОТиЗП создаётся и ликвидируется приказом Генерального директора Общества.
1.3. Отдел ОТиЗП функционально подчиняется отделу организации труда и заработной платы Управления по работе с персоналом ОАО "АК "Транснефтепродукт", непосредственно подчиняется Заместителю генерального директора по экономике и финансам.
1.4. Отдел ОТиЗП возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность приказом Генерального директора Общества по представлению Заместителя генерального директора по экономике и финансам, по согласованию с Начальником Управления по работе с персоналом ОАО "АК "Транснефтепродукт".
1.5. Другие работники в составе отдела ОТиЗП назначаются на должности и освобождаются от должностей приказами Генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам……(подробная инструкция в приложении №3).
Приложение №4
Для решения задач, поставленных перед отделом, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, отдел ОТиЗП взаимодействует, со всеми подразделениями Общества в рамках исполнения функций и задач, возложенных на отдел:
В части, касающейся штатного расписания: согласовывает положения, регламенты, должностные инструкции, штатное расписание;
В части, касающейся нормирования рабочего времени.
С финансовым отделом: направляет в финансовый отдел периодические отчёты, касающиеся компетенции ОТиЗП; получает разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам. С линейными производственно-диспетчерскими (далее – ЛПДС) и перекачивающими станциями (далее – ПС): Направляет на ЛПДС и ПС регламентирующие и прочие организационные документы, касающиеся деятельности отдела ОТиЗП;
Получает от ЛПДС и ПС любую статическую информацию, периодические отчёты, касающиеся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам. Взаимодействует с Федеральной службой государственной статистики по вопросам передачи периодических отчётов, касающихся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам.
2.2 Должностные инструкции работников подразделения, их функции и обязанности
Согласно должностной инструкции из общего положения 1.1. Начальник отдела организации труда и заработной платы ОАО "Сибтранснефтепродукт" (далее – Общества) относится к категории руководителей.
Работа в занимаемой должности требует от работников следующей квалификации
Квалификационные характеристики |
Требования |
|
Образование |
Высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) |
|
Минимальный стаж работы |
Стаж работы по специальности в области организации и оплаты труда не менее 5 лет |
|
Знание ПК |
Пакет Microsoft Office, 1C: Предприятия |
2. Должностные обязанности
Начальник отдела организации труда и заработной платы:
2.1. В соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих:
2.1.1. Обеспечивает организацию процессов труда и управления в Обществе в соответствии с его целями и стратегией на основе рационального использования трудового потенциала каждого работника, применения эффективных форм и методов мотивации труда и научно обоснованных трудовых нормативов с целью повышения производительности труда и качества выполнения работ.
2.1.2. Возглавляет разработку проектов планов по труду и системы трудовых показателей, достигнутых аналогичными организациями, с учётом ситуации на рынке труда, внешних и внутренних факторов. Обеспечивает доведение утверждённых планов до структурных подразделений Общества.
2.1.3. Организует работу по нормированию труда, расчёту норм, анализу их качества и своевременному пересмотру, внедрению технически обоснованных нормативов по труду, расширению сферы нормирования труда рабочих-повременщиков и служащих, совершенствованию нормирования на основе применения межотраслевых и отраслевых нормативов по труду, методов микроэлементного нормирования.
3. Права
Начальник отдела организации труда и заработной платы имеет право:
3.1. Знакомится с проектами решений руководства Общества, необходимыми для выполнения возложенных должностных обязанностей.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Общества информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.3. Давать структурным подразделениям указания и разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию начальника отдела организации труда и заработной платы.
3.4. Привлекать в установленном порядке работников структурных подразделений к решению задач, возложенных на отдел.
3.5. Принимать участие в работе по подготовке проектов приказов, указаний, писем и других документов, а также в проведении совещаний и других мероприятий по вопросам связанным с деятельностью отдела…..
4. Ответственность
Начальник отдела организации труда и заработной платы несёт ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определённых действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. Организацию деятельности отдела организации труда и заработной платы по оперативному и качественному выполнению задач и функций, возложенных на отдел….. (подробная инструкция в приложении №5)
Согласно должностной инструкции из общего положения 1.1. инженер по организации и нормированию труда 2 категории отдела организации т руда и заработной платы (далее – отдела ОТиЗП) ОАО "Сибтранснефтепродукт" (далее – Общества) относится к категории специалистов.
Работа в занимаемой должности требует от работника следующей квалификации:
Квалификационные характеристики |
Требования |
|
Образование |
Высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) |
|
Минимальный стаж работы |
Стаж работы в должности инженера по нормированию труда или других должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет |
|
Знание ПК |
Пакет Microsoft Office, 1C: Предприятия |
Должностные обязанности
Инженер по организации и нормированию труда 2 категории:
2.1. Осуществляет работу по совершенствованию организации труда, форм и систем заработной платы, материального и морального стимулирования.
2.2. Участвует в определении потребности в рабочих и служащих, планировании подготовки квалифицированных кадров, доводит плановые показатели до структурных подразделений.
2.3. Изучает эффективность применения действующих форм и систем заработной платы, материального и морального поощрения, готовит предложения по их совершенствованию.
2.4. Участвует в разработке положения и премировании рабочих и служащих, условий материального стимулирования, совмещения профессий и ложностей, увеличения зон обслуживания и объёма выполняемых работ с целью улучшения использования оборудования и сокращения трудозатрат.
2.5. Участвует в составлении планов социального развития коллектива Общества, в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, сокращению текучести кадров, усилению контроля за использованием рабочего времени и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка. … (подробная инструкция в приложении №6)
3. Управление персоналом и системы оплаты труда
3.1 Системы и формы оплаты труда
В организации ОАО "Сибтранснефтепродукт" существует повременно-премиальная система оплаты труда.
Повременно-премиальная оплата труда - это система оплаты труда, при которой к сумме заработка по тарифу прибавляется премия в определенном проценте к тарифной сетке или к другому измерителю.
Ключевой принцип данной системы состоит в том, что размер оплаты труда сотрудника напрямую зависит от его результатов. Рабочее время оплачивается повременно, а сам факт получения премии, ее размер зависят от того, какого результата работник достиг (выполнил он план или нет). При этом снижается влияние такого фактора, как уровень загрузки производства.
Таким образом, повременно-премиальная система оплаты труда в условиях такой организации, как ОАО "Сибтранснефтепродукт" позволяет существенным образом повысить мотивацию рабочих к достижению более высоких результатов.
3.2 Внутрифирменные проблемы в области управления персоналом
На мой взгляд, одна из внутрифирменных проблем в организации ОАО "Сибтранснефтепродукт", это: компетенция. Проблемное состояние компетенции с точки зрения личных умений работы с людьми («человеческих» компетенций) – большинство высших и линейных руководителей недостаточно хорошо разбираются в закономерностях сознания и поведения сотрудников, в перспективах развития управления персоналом, плохо владеют логикой и методами работы с людьми. Управление персоналом осознается руководителями преимущественно как функциональная зона менеджеров по персоналу. Руководители слабо представляют, какое место в их личной профессиональной компетентности занимает работа с людьми, как разграничиваются функции высших, линейных и кадровых управленцев. Техника личной работы руководителя базируется в основном на кустарных приемах и несет в себе отголоски административно-директивного стиля работы. Наиболее продвинутые руководители хотя и используют современные методы управления людьми, но не осознают закономерностей и алгоритмов влияния, поэтому не могут прогнозировать и, тем более, повышать успешность своих действий.
Планирование вопросов, связанных с персоналом, рассматривается как вторичная задача, решаемая после организационного планирования и формирования корпоративного бюджета верхнего уровня. Текущие задачи и нормирование труда ставятся во главу угла. Перспективы же более долгосрочные выпадают из зоны внимания управленцев. Управленческое видение планирования – «вчера и сегодня (бюджет и производственная программа) важнее, чем завтра».
Современная тенденция предлагает рассматривать планирование персонала как часть стратегического планирования. Персонал должен восприниматься не как центр издержек, а как объект инвестиций. Соответственно, вместо тотального сокращения издержек – оптимизация вложений по критерию отдачи на инвестиции. Затраты труда приобретают новый управленческий смысл. Закономерно, что инвестиции в человеческие ресурсы рассматриваются в прогрессивных компаниях как одна из наиболее выгодных форм вложений капитала, они приносят компаниям наибольший доход и способствуют их росту.
Решение проблемы с людьми (персоналом) на мой взгляд это:
- меньше технократизма, больше гуманистичности;
- меньше бюрократических заслонов, больше живой непосредственной работы с людьми.
Если пpoблeмнaя cитyaция не так oчeвиднa, ee peшeниe нeoднoзнaчнo, то пpoцecc принятия peшeний тpeбyeт cтpyктypизaции, кoтopaя пoзвoлит oпpeдeлить этапы и пpoцeдypы, нaпpaвлeнныe на ee peшeниe.
3.3 Эффективность использования персонала по категориям работников
Что касается, эффективности использования работников, то деление персонала организации на категории проводится в соответствии с "Тарифно-квалификационными характеристиками общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых должностей рабочих".
Эта классификация предусматривает выделение двух основных категорий персонала по их участию в процессе организации или управления: рабочих и служащих. Рабочие, или производственный персонал, делятся на основных и вспомогательных. Служащие, или управленческий персонал, делятся на руководителей (генеральный директор, заместитель генерального директора, начальник отдела, заместитель начальника отдела, мастер и др.); специалистов (экономист, бухгалтер, юрист, инженер и др.).
Эффективность персонала зависит, от его вовлечённости в работу. При поступлении на работу специалист, проходит испытательный срок и если он доказывает свою эффективность и полезность организации, а также, на сколько специалист соответствует занимаемой должности, то он продолжает совершенствоваться в организации.
Важной процедурой для совершенствования является аттестация. Аттестация является одной из наиболее распространенных форм оценки работы персонала, а точнее – соответствия занимаемой должности.
Регулярная процедура оценки деловых и личностных качеств работников, их трудовых показателей подразумевает использование этих результатов в целях улучшения подбора и расстановки персонала, постоянного стимулирования работников к повышению квалификации, улучшению качества и эффективности работы. Эффективность работы организации складывается в целом из эффективности использования всех организационных ресурсов, в том числе потенциала каждого сотрудника.
4. Организация процесса разработки управленческих решений
4.1 Порядок принятия решения в организации
В современных системах управления в результате разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают решения одни работники организации, принимают или утверждают - другие, а выполняют - третьи. Иначе говоря, руководитель часто утверждает и несёт ответственность за решение, которое не разрабатывал; специалисты, готовившие и анализировавшие решения, не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участия в подготовке и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений в организации довольно часто ошибочно рассматривается как индивидуальный, а не групповой процесс. Именно организация, а не отдельный руководитель должны реагировать на возникающие проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны стремиться к повышению эффективности её работы.
Каждый уровень возглавляет руководитель. Он получает задачу и соответствующие полномочия от руководителя вышестоящего звена и организует работу свою и своих подчиненных таким образом, чтобы обеспечить решение задачи или предложить варианты ее решения. Задачи сотрудникам ставятся только через руководителей подразделений, которые несут персональную ответственность за их решение силами вверенных им коллективов. Исключается принцип руководства «через голову».
Во избежание чрезмерной концентрации власти и злоупотреблений ею, каждое подразделение открыто для контактов с руководителями и сотрудниками любого уровня и необходимых проверок.
Недопустимым является такое положение, когда вместо решения проблемы, то есть помощи своему начальнику, руководитель нижестоящего звена в неконструктивном ключе выносит наверх проблемы своего уровня и обоснования, почему задачу нельзя решить.
4.2 Типовые проблемы организации и оптимальные варианты в решении проблемы
Так как, в организации преобладает линейно-функциональная cтpyктypa, а она oбecпeчивaeт тaкoe paздeлeниe yпpaвлeнчecкoгo тpyдa, при кoтopoм линeйныe звенья yпpaвлeния пpизвaны кoмaндoвaть, a фyнкциoнaльныe — кoнcyльтиpoвaть, пoмoгaть в paзpaбoткe кoнкpeтныx вoпpocoв и пoдгoтoвкe cooтвeтcтвyющиx peшeний, пpoгpaмм, плaнoв.
Соответственно, как и у каждой структуры есть свои недостатки и типовые проблемы свойственные такой структуре:
- кaждoe звeнo зaинтepecoвaнo в дocтижeнии cвoeй yзкoй цели, a не oбщeй цeли фирмы;
- oтcyтcтвиe тecныx взaимocвязeй и взaимoдeйcтвия на гopизoнтaльнoм ypoвнe мeждy пpoизвoдcтвeнными пoдpaздeлeниями;
- чpeзмepнo paзвитaя cиcтeмa взaимoдeйcтвия по вepтикaли;
- aккyмyлиpoвaниe на вepxнeм ypoвнe пoлнoмoчий по peшeнию нapядy co cтpaтeгичecкими мнoжecтвa oпepaтивныx зaдaч.
Одной из важных проблем управления, в организации на мой взгляд которую необходимо разрешить при проектировании трудовых процессов, является установление оптимальной интенсивности труда, при которой от работающих требуются физиологические затраты, не выходящие за пределы, угрожающие их здоровью, а работоспособность в этом случае должна полностью восстанавливаться к следующему рабочему дню. Повышенная интенсивность труда крайне неблагоприятно сказывается на состоянии человеческого организма, вызывает его истощение и преждевременный износ.
К примеру: пришло распоряжение с Москвы, если вдруг подразделение не вкладывается, в срок или не обходимо решить какую-то проблему, соответственно работа продолжается пока проблема не будет решена, отсюда всё вытекающие последствия, связанные с переутомлением.
Далее, каждое подразделение заинтересованно достижению своей узкой цели, а не общей цели организации, хотя на первый взгляд служит цели организации. Есть методы прямого воздействия (приказ, распоряжение, указание), а также методы материального стимулирования за сверхурочное время. Нет, что также важно адаптивности к ситуации, в целом, каждый выполняет, то, что от него требуют и ничего больше, то есть, нет творческого потенциала, но это наверно относится к большинству современных организаций.
При peшeнии oтнocитeльнo нecлoжныx пpoблeм, в организации чacтo иcпoльзyeтcя интуитивный пoдxoд, что также вызывает проблему в области управления, то есть кaчecтвo peшeния ocнoвывaeтcя пpeждe вceгo на пpeдыдyщeм oпытe лица, пpинимaющeгo peшeниe.
Интуитивный пoдxoд не дaeт xopoшиx peзyльтaтoв, кoгдa пpeдыдyщиe cитyaции не cooтвeтcтвyют нoвoй. Тaкжe на кaчecтвo интyитивныx peшeний мoжeт oкaзывaть влияние нeдocтaтoчнo пoлнoe пpeдcтaвлeниe o тeкyщeй cитyaции.
Если пpoблeмнaя cитyaция не так oчeвиднa, ee peшeниe нeoднoзнaчнo, то пpoцecc принятия peшeний тpeбyeт cтpyктypизaции, кoтopaя пoзвoлит oпpeдeлить этапы и пpoцeдypы, нaпpaвлeнныe на ee peшeниe. Пpoцecc принятия peшeний мoжнo пpeдcтaвить в виде cлeдyющиx этaпoв, кaждoмy из кoтopыx cooтвeтcтвyют oпpeдeлeнныe пpoцeдypы:
пocтaнoвкa пpoблeмы: вoзникнoвeниe нoвoй cитyaции, пoявлeниe пpoблeмы, cбop нeoбxoдимoй инфopмaции, oпиcaниe пpoблeмнoй cитyaции;
paзpaбoткa вapиaнтoв peшeний: фopмyлиpoвaниe тpeбoвaний-oгpaничeний, cбop нeoбxoдимoй инфopмaции, paзpaбoткa вoзмoжныx вapиaнтoв peшeний;
выбop peшeния: oпpeдeлeниe кpитepиeв выбopa; oтбop peшeний, oтвeчaющиx кpитepиям, oцeнкa вoзмoжныx пocлeдcтвий, выбop пpeдпoчтитeльнoгo peшeния;
оргaнизaция выпoлнeния peшeния и eгo oцeнкa: план peaлизaции выбpaннoгo peшeния; кoнтpoль за xoдoм peaлизaции peшeния; oцeнкa peшeния пpoблeмы и вoзникнoвeниe нoвoй cитyaции.
Обязaтeльными элeмeнтaми пpoцecca являeтcя нaличиe пoэтaпнoгo плaнa и мeтoдoв peшeния, a тaкжe иx инфopмaциoннoe oбecпeчeниe. Рaбoтa по cбopy, oбpaбoткe и oцeнкe инфopмaции пpoвoдитcя на вcex этaпax пpoцecca, но каждый paз oнa имeeт ocoбeннocти, oтpaжaющиe cпeцификy выпoлняeмыx дeйcтвий и peшaeмыx зaдaч, a тaкжe стиль paбoты менеджера. Пpeдcтaвлeннaя cxeмa пpoцecca принятия peшeний oтoбpaжaeт лoгикy yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти.
5. Делопроизводство, документальное оформление хозяйственных операций
5.1 Первичные документы: заполнение, изъятие, хранение, исправление
Порядок заполнения первичных учетных документов
Письмом Минфина СССР от 29.07.83 N 105 "Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете" установлено, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Использовать для записи простой карандаш запрещается. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Порядок изъятия первичных учетных документов
Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Порядок и сроки хранения первичных учетных документов. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Статьей 23 Налогового кодекса Российской Федерации установлено, что налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
Исправление первичных документов
Исправление в первичные учетные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. (Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается).
5.2 Формы, содержание, документирование хозяйственных операций
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, фиксирующими факт совершения хозяйственной операции, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц и их расшифровки. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Пример: АКТ сдачи – приёмки оказанных услуг (приложение №8)
6. Взаимодействие подразделения с другими подразделениями организации
6.1 Взаимодействие отдела ОТ и ЗП с другими подразделениями организации
Отдел ОТиЗП взаимодействует с главной бухгалтерией:
Получает: сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям рабочих и хозрасчетным подразделениям; сведения об использовании фонда материального поощрения; сведения о натуральных и денежных выплатах сверх фонда оплаты труда.
Представляет: утвержденный план использования фонда материального поощрения; утвержденные положения о премировании рабочих из фонда оплаты труда, а также рабочих, специалистов и служащих из фонда материального поощрения.
С техническими и функциональными отделами:
Получает: технически обоснованные нормы затрат времени; проекты штатных расписаний; предложения о наиболее рациональной расстановке рабочих на основных и вспомогательных операциях и на подсобных работах; более совершенную технологию производства; план мероприятий по механизации тяжелых и трудоемких процессов; необходимые материалы по вопросам организации нормирования труда и заработной платы.
Представляет: консультации по трудовым вопросам; положения о порядке премирования работников отделов и служб из фонда материального поощрения; материалы хронометражных наблюдений и фотографий рабочего дня для разработки мероприятий по устранению выявленных недостатков; утвержденные штатные расписания.
Основное взаимодействие идёт с финансовым отделом: направляет в финансовый отдел периодические отчёты, касающиеся компетенции ОТиЗП; получает разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам.
Издаёт в пределах своей компетенции инструктивные документы (письма, памятки и т.п.), обязательными для исполнения структурными подразделениями Общества.
С линейными производственно-диспетчерскими (далее – ЛПДС) и перекачивающими станциями (далее – ПС):
Направляет на ЛПДС и ПС регламентирующие и прочие организационные документы, касающиеся деятельности отдела ОТиЗП;
Получает от ЛПДС и ПС любую статическую информацию, периодические отчёты, касающиеся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанные с возникающими вопросами по отчётным документам.
6.2 Документооборот и его правила, график документооборота
Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам, по согласованию с Начальником Управления по работе с персоналом ОАО "АК "Транснефтепродукт".
Должностные лица документооборота назначаются на должность и освобождаются от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам.
Структура и штатная численность документооборота утверждается приказом Генерального директора по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам, в рамках утверждения организационной структуры Общества.
На должность начальника документооборота назначается специалист, имеющий высшее образование, знания в области делопроизводства и документооборота, а также имеющий управленческий опыт либо не менее 1 года опыта работы на аналогичной либо замещающей должности. Остальные требования, предъявляемые к руководителю документооборота, детально описаны в ДИ данного работника.
При возникновении расхождений в области квалификационных либо иных требований к работнику Документооборота имеющим силу считается требование, имеющее более позднюю дату утверждения. Выявление такого расхождения в обязательном порядке инициирует процесс внесения изменений в подлежащий актуализации нормативный документ.
Во время отсутствия начальника документооборота (отпуск, болезнь, командировка, обучение и прочие случаи, предусмотренные ТК РФ и трудовым договором) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
- таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
- группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
- контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
7. Взаимодействие подразделения с другими организациями и предприятиями
7.1 Связь подразделения ООТиЗП с другими предприятиями и организациями
Отдел ОТиЗП взаимодействует:
С ООО "Транснефть финанс": направляет в ООО "Транснефть финанс" и получает от ООО "Транснефть финанс" документы в соответствии с Договором о возмездном оказании услуг № 983/07/08 от 01.10.2008 г.
С Федеральной службой государственной статистики расположенной по адресу: Орджоникидзе, 3 по вопросам передачи периодических отчётов, касающихся компетенции отдела ОТиЗП; разъяснения (уточнения/исправления), связанного с возникающими вопросами по отчётным документам.
7.2 Отношение со сторонними организациями, составление договоров
Что касается отношений со сторонними организациями, то хочу сказать у отдела ОТиЗП, его нет, и платежи в бюджет и внебюджетные фонды отдел не осуществляет. Есть договорные отношения с физическими лицами. Одно из таких договорных отношений отдела ОТиЗП с физическим лицом о Возмездном оказание услуг, я хочу показать на примере: (приложение № 11)
8. Заключение
Если говорить об организации в целом, то это давно сплочённый и отлаженный механизм, который постоянно совершенствуется, то есть уходят старые сотрудники, работники приходят, новые привнося, что-то своё, новое, может не всегда совершенное, но новое, с чем организации приходиться мириться, подстраиваться и перестраиваться:
То, что касается персонала, эффективности его работы – это структуризация.
То, что касается формы оплаты труда, то она напрямую зависит от его результатов.
То, что касается разработки управленческого решения, то это - нaличиe пoэтaпнoгo плaнa и мeтoдoв peшeния, a тaкжe иx инфopмaциoннoe oбecпeчeниe.
Сам же отдел организации труда и заработной платы, в моём понимании больше, чем просто отдел по зарплате, каким я его видел до прохождения практики. Я увидел, что в отделе сосредоточенно много всего, и он занимает, лидирующее, на мой взгляд, положение в организации так как. На отдел возлагается больше, чем контроль применения форм и систем заработной платы и организация работ по нормированию труда, расчёту норм. В широком смысле это:
- системный подход к решению комплекса задач по организации труда;
- планомерность, предусматривающая планирование количественного и качественного состава трудового коллектива, нормативной базы;
- научная обоснованность, заключающаяся в использовании научной рекомендации по работе с кадрами, всесторонние обосновании нормативной базы и заработной платы, учитывающие технические, экономические, организационные, психофизические и социальные факторы;
- заинтересованность работников в результате своего труда, предусматривающая создание четкой системы материального и морального стимулирования;
- создание на всех уровнях хозяйствования условий, необходимых для установления строгой зависимости заработной платы от конечных производственных результатов;
- повышения уровня оплаты труда на основе роста его производительности и внедрении действенного механизма, обеспечивающего опережающий рост производительности труда по сравнению с заработной платой;
- обеспечения динамичности системы нормирования труда и ее восприимчивости к проявлениям научно-технического прогресса.
Хочу добавить, про организацию труда, в целом или организационные отношения — это форма, в которой реализуются экономические результаты трудовой деятельности. Поэтому организация труда рассматривается как составная часть экономики труда.
С позиции социального критерия, в ООТиЗП оценивается привлекательность для работника сконструированной формы организации труда, а именно степень содержательности труда, его разнообразия, ответственности, условий для развития и т. п.
Важное значение при выборе форм организации труда имеют психофизические факторы.
В связи с этим сочетание трудовых функций должно быть оптимальным в отношении физических и нервных нагрузок, не должно вызывать отрицательных последствий. А это значит, что наряду с экономическими и социальными критериями совершенствования форм организации труда необходимо принимать во внимание физиологические и психологические критерии.
И важным последним фактором организации труда на производстве или самой организации, является организация заработной платы. Т.к. она является наиважнейшим стимулом, и влияет на организационный и производственный процесс в целом.
9. Список использованной литературы
1. Web-сайт ОАО "АК "Транснефтепродукт" http:// www.transnefteproduct.ru/news/news130.html.
2. Устав, должностные инструкции и документация ОАО "Сибтранснефтепродукт".
Е. А. Кобец, М.Н.Корсаков Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях отрасли Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.
Первичный учет документов. Хозяйственные операции ПОЛОЖЕНИЕ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 24.03.2000 № 31н) (выдержка).
В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 1983.
6. Корпоративные стандарты: разработка положения о структурном подразделении веб – сайт http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/149/.
7. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. М. 2003. - 190 с.