Опыт внедрения и автоматизации управленческого учета
1
ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
Вторым этапом внедрения и автоматизации управленческого учета является разработка специфических программных модулей. Как уже упоминалось в статье предыдущего номера, за базу была выбрана программа "1С: Предприятие 7.7" и, соответственно, для этого продукта было решено создавать надстройку.
На заметку. Распространена такая точка зрения на программное обеспечение: дешевле купить максимально "навороченную" программу и ее внедрить, чем взять "1С:" и отдельные блоки и написать надстройку под конкретную компанию. Почти в 100 процентах случаев это заблуждение. К примеру, что дешевле - купить пустую квартиру и сделать в ней ремонт по своему вкусу или приобрести квартиру с евроремонтом и встроенной мебелью и пытаться переделать ее под свой вкус свои запросы? Ответ очевиден. Так и с автоматизацией: большинство компаний на белорусском рынке пытаются продать свои надстройки и их внедрить, а не взять программу и блоки и построить систему управленческого учета.
Причины изменений
С момента предоставления первоначального технического задания (ТЗ) программистам разработанная консультантами система управленческого учета, как и само ТЗ, претерпела некоторые изменения. На причинах подобных изменений остановимся более подробно.
Несмотря на наличие нескольких десятков специализированных учебных заведений, выпускающих специалистов в области написания программного кода, курсов, обучающих специалистов конкретным технологиям либо языку программирования, на рынке IT-технологий наблюдается острый дефицит высококвалифицированных кадров. Данный факт приводит в уныние компании по разработке ПО, поскольку, во-первых, возникает необходимость переманивания специалистов из фирм-конкурентов, используя в качестве основного средства мотивации предложение большей зарплаты и лучших условий труда, а во-вторых, возникает ощутимое снижение качества конечного продукта и реальные задержки в сроках выполнения заказов. С данным явлением столкнулись и авторы данной статьи.
Перед тем как составлять подробное и детальное техническое задание, консультантов поставили перед фактом, что оно должно быть понятно обычному рядовому программисту "1С:", не имеющему никакого понятия об управленческом и бухгалтерском учетах. Конечно, тут же возникает вопрос, понимает ли программист вообще, что он кодирует?
Итак, в подробном техническом задании появились следующие документы:
План счетов с аналитикой (табл. 1). По настоянию разработчиков из плана были убраны почти все субсчета, кроме действительно необходимых - товаров на складе и в рознице. Чтобы компенсировать потерю субсчетов, консультанты увеличили количество рабочих субконто до четвертых. Этого оказалось вполне достаточно, чтобы получать полную и оперативную аналитику в любых разрезах.
Таблица 1
План счетов УУ
|
Код |
Наименование |
Субконто 1 |
Субконто 2 |
Субконто 3 |
Субконто 4 |
|
00 |
Вспомогательный |
|
|
|
|
|
01 |
ОС и НА |
ОСНА |
ЦФО |
|
|
|
02 |
Амортизация ОС и НА |
ОСНА |
ЦФО |
|
|
|
10 |
Материалы |
Материалы |
|
|
|
|
20 |
Затраты |
Элементы затрат |
ЦФО |
Виды деятельности |
|
|
26 |
Затраты прямо нераспределенные |
Элементы затрат |
ЦФО |
|
|
|
41 |
Товары |
Товары |
ЦФО |
Места хранения |
Виды деятельности |
|
50 |
Касса |
|
|
|
|
|
51 |
Средства на счетах |
Банковские счета |
ЦФО |
|
|
|
53 |
Средства на прочих счетах |
Банковские счета |
ЦФО |
|
|
|
55 |
Аккредитивы |
Банковские счета |
ЦФО |
|
|
|
57 |
Переводы в пути |
ЦФО |
|
|
|
|
60 |
Расчеты с поставщиками |
Контрагенты |
ЦФО |
|
|
|
62 |
Расчеты с клиентами |
Контрагенты |
ЦФО |
|
|
|
66 |
Займы и кредиты полученные |
Контрагенты |
ЦФО |
|
|
|
68 |
Расчеты по налогам и сборам |
Вид налога |
|
|
|
|
69 |
Расчеты по соцстрахованию |
Сотрудники |
ЦФО |
|
|
|
70 |
Расчеты с персоналом по оплате труда |
Сотрудники |
ЦФО |
|
|
|
71 |
Расчеты с подотчетными лицами |
Сотрудники |
ЦФО |
|
|
|
73 |
Расчеты с персоналом по прочим операциям |
Сотрудники |
ЦФО |
|
|
|
75 |
Расчеты с акционерами |
Акционеры |
ЦФО |
|
|
|
76 |
Расчеты с дебиторами и кредиторами |
Контрагенты |
ЦФО |
|
|
|
80 |
Уставной фонд |
Акционеры |
|
|
|
|
81 |
ФА |
Акционеры |
|
|
|
|
82 |
Резервный фонд |
|
|
|
|
|
84 |
Нераспределенная прибыль(непокрытый убыток) |
ЦФО |
|
|
|
|
86 |
Фонд развития |
|
|
|
|
|
90 |
Реализация товаров, услуг |
Виды деятельности |
ЦФО |
Сотрудники |
|
|
91 |
Операционные доходы и расходы |
Операционные доходы/расходы |
ЦФО |
Контрагенты |
Виды деятельности |
|
92 |
Внереализационные доходы и расходы |
Внереализационные доходы/расходы |
ЦФО |
Контрагенты |
Виды деятельности |
|
93 |
Реализация и выбытие ОС и НА |
ОСНА |
ЦФО |
Виды деятельности |
|
|
97 |
Расходы будущих периодов |
Расходы будущих периодов |
ЦФО |
|
|
|
99 |
Балансовая прибыль |
Виды деятельности |
ЦФО |
Сотрудники |
|
Справочники (табл. 2, 3). В описание каждого справочника входили следующие параметры: какая структура связей между данными (один к одному, один ко многим), что, соответственно, определяет наличие вложенной структуры и разных таблиц, набор атрибутов (с указанием типов данных для каждого) для каждой таблицы.
Таблица 2
Справочники
|
Тип данных |
Название атрибута |
Атрибуты вложенной структуры 1 |
|
Контрагенты: |
||
|
строка |
контрагенты |
|
|
строка |
полное наименование |
|
|
справочник "Банковские счета" |
р/с |
|
|
число |
УНН |
|
|
Материалы: |
||
|
число |
№ номенкл. |
|
|
строка |
наименование |
|
|
справочник "Единица Измерения" |
ед. измерения |
|
|
цена в EUR |
цена |
|
|
ОСНА: |
||
|
число |
инвентарный номер |
|
|
строка |
группа ОСНА |
|
|
строка |
|
объект ОСНА |
|
цена в EUR |
|
первоначальная стоимость |
|
в годах |
|
срок службы |
|
Места хранения ТМЦ: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
Типы цен: |
||
|
строка |
наименование (покупная и т.д.) |
|
|
строка |
вид цены (оптовая и т.д.) |
|
|
строка |
комментарий |
|
|
Виды деятельности: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
справочник Сотрудники |
|
МОЛ |
|
ЦФО: |
||
|
строка |
ЦФО |
|
|
справочник "Сотрудники" |
|
МОЛ |
|
Расходы будущих периодов: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
план счетов УУ |
счет затрат |
|
|
Внереализацонные расх./дох.: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
Затраты, прямо не распределенные: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
справочник "Элементы затрат" |
группа затрат |
|
|
справочник "Базы распределения" |
база распределения |
|
|
Единицы измерения: |
||
|
строка |
единицы измерения |
|
|
Наценки: |
||
|
строка |
вид наценки |
|
|
Акционеры: |
||
|
строка |
акционеры |
|
|
% |
% акции |
|
|
Валюты: |
||
|
строка |
валюта |
|
|
строка |
наименование |
|
|
число |
кратность |
|
|
число |
округление |
|
|
число |
курс Нацбанка РБ |
|
|
число |
собственный курс |
|
|
Банковские счета: |
||
|
справочник "Контрагенты" |
контрагент |
|
|
строка |
наименование |
|
|
число |
номер |
|
|
строка |
банк |
|
|
справочник "Валюты" |
валюта |
|
|
Сотрудники: |
||
|
строка |
ФИО |
|
|
справочник ЦФО |
ЦФО |
|
|
день, месяц, год |
дата принятия на работу |
|
|
строка |
должность |
|
|
Операционные расходы/доходы: |
||
|
строка |
наименование |
|
|
Налоги: |
||
|
строка |
вид налога |
|
|
строка |
|
налог |
|
Базы распределения: |
||
|
справочник "Элементы затрат"
|
прямо не распределяемый элемент затрат |
|
|
справочник "Виды деятельности" |
|
виды деятельности |
|
число |
|
коэффициент распределения |
Таблица 3
Справочники
|
Тип данных |
Название атрибута |
Атрибуты вложенной структуры 1 |
Атрибуты вложенной структуры 2 |
|
Элементы затрат: |
|||
|
строка |
группа затрат |
|
|
|
строка |
|
вид затрат |
|
|
строка |
|
|
элемент затрат |
|
Товары: |
|||
|
строка |
товарная группа |
|
|
|
строка |
|
брэнд |
|
|
строка |
|
|
наименование |
|
цена в EUR |
|
|
первая цена |
|
|
|
|
|
1. Так же были использованы некоторые нестандартные подходы для решения технологических вопросов, такие как внесение собственной организации в справочник контрагентов в виде константы, что позволяет оперировать данными гораздо быстрее и исключает лишние справочники и связи.
После уточнения ТЗ разработчик предоставил для тестирования первичную версию программного обеспечения. В ходе тестирования возник ряд вопросов и замечаний, которые оформлялись протоколами претензий и передавались разработчику.
Пример записей в протоколе:
30.04
1) Во всех справочниках, имеющих древовидную структуру, проверить, чтобы папки имели в названии внесенные слова, а не код (1, 2 и т.д.). То же касается и момента, когда вносятся данные в таблицу из других справочников в форму (см. форму для заполнения значений для справочника "Базы распределения" в строчке "Виды деятельности").
2) Справочник "Налоги" - не вводится название группы налогов.
3) Справочник "ЦФО" - отсутствуют МОЛ.
4) Справочник "Виды деятельности" - отсутствуют МОЛ.
5) Справочник "ОСНА" - где вносится "объект ОСНА". Обязательно указать в сроке службы, что он в годах. Отсутствует группа ОСНА для названия папочек.
6) Справочники "ОСНА", "Товары", "Элементы затрат", "ЦФО" - неправильные таблицы. Смысл в следующем: внешняя таблица должна отражать дерево папок слева (как у Вас и сделано, причем внимание на название папок там должно быть словесным, а не код) и таблицу с атрибутами только для этой папки справа. Например, для ОСНА: папки (название группы ОСНА) - слева, таблица с атрибутами "инвентарный номер", "группа ОСНА" - справа. При открытии какой-либо папки: слева те же папки, только развернутое дерево (как у Вас и есть), а справа - таблица уже для внесения объектов ОСНА с атрибутами "объект ОСНА", "Первоначальная стоимость", "Срок службы (лет)".
Третий этап внедрения и автоматизации управленческого учета
Третий этап внедрения управленческого учета связан с постановкой технического задания для отчетности и основных документов. Параллельно с этим было проведено восстановление отчетности за 2003 год (годовой отчет о прибылях и убытках) и 2004 год (ежемесячные отчеты о прибылях и убытках). Для полного восстановления отчетности планируется провести всеобъемлющую инвентаризацию.
Обратите внимание! При ведении записей о доходах и расходах необходимо четко формулировать, на что были потрачены средства предприятия, поскольку зачастую сами заказчики не могут вспомнить цели расходования тех или иных сумм. Четко и правильно сформулированные пояснения - залог минимальных искажений вашей отчетности и, соответственно, максимальной эффективности поставленного управленческого учета.
На практике приходилось сталкиваться с ситуацией, когда исходя из записей о расходах невозможно было правильно определить, к какой статье расходов относятся определенные суммы. Более того, первоочередные трактовки некоторых записей были настолько далеки от реальности, что это приводило к повторным перепроверкам отчетов с целью устранить возможные ошибки. Подобные действия неизбежно приводят к дополнительной потере времени клиента на объяснение и уточнение тех или иных записей.
Что касается технического задания по отчетности, то для большей гибкости дальнейшего формирования результатов хозяйственной деятельности в выбранных периодах названия статей расходов вносятся самим пользователем и могут быть изменены в случае необходимости. Это позволяет и исключить потенциально нулевые, и добавить какие-либо новые статьи расходов и доходов.
При разработке основных документов за основу были взяты стандартные документы надстройки компании-разработчика. Специфика разрабатываемого консультантами учета позволяет использовать более универсальные документы для ввода информации, которые совмещают реквизиты сразу нескольких стандартных бухгалтерских документов и могут использоваться для ряда дополнительных операций. Все это дает возможность значительно сократить количество основных документов.
Обратите внимание! Уровень квалификации персонала компании-разработчика программного обеспечения можно определить из требований, предъявляемых им к постановке технического задания. Если приемлемым уровнем техзадания для документации является полное описание конструкции документа, включая типы данных, определения основных терминов и назначения документа, - стоит задуматься о правильности сделанного выбора. Профессионал никогда не станет переписывать код "с нуля" для модулей, базирующихся на его собственных разработках.
В нашем случае для ускорения процесса внедрения автоматизации были разработаны документы по подробному формату, перечисленные ниже.
Описание документа "Товарно-транспортная накладная" для системы управленческого учета
ТТН НА ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА Шапка
- Номер документа.
- Дата документа.
- Склад (из справочника складов).
- Поставщик (из справочника контрагентов).
- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).
Табличная часть
- Товар (из справочника товаров).
- Количество.
- Цена.
- % скидки (наценки).
- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).
- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).
- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).
Проводки документа
|
Дт |
Кт |
Сумма |
Текст |
Субконто Дт |
Субконто Кт |
Количество |
Валюта |
Сумма в валюте |
|
41 |
60 |
Контрактная цена |
Текст проводки |
Брэнд |
Контрагенты |
Количество |
Валюта |
Итог ("Сумма в валюте") |
|
Товар |
Условия расчетов |
|||||||
|
Партия |
Товар, услуга |
|||||||
|
ЦФО |
ЦФО |
ТТН НА РЕАЛИЗАЦИЮ ТОВАРА Шапка
- Номер документа.
- Дата документа.
- Склад (из справочника складов).
- Покупатель (из справочника контрагентов).
- Валюта (по умолчанию - Константа Базовая валюта).
Табличная часть
- Товар (из справочника товаров).
- Количество.
- Вариант цены (из справочника вариантов цен).
- Цена по прайсу (из справочника товаров).
- % скидки (наценки).
- Цена со скидкой (= Цена по прайсу х (1 - - % скидки / 100)).
- Сумма со скидкой (= Количество х Цена со скидкой).
- Сумма по учетному курсу ( = Сумма со скидкой х Валюта. Курс учетный).
Для реализации ОС и материалов воспользуемся ручной операцией.
Проводки документа
|
Дт |
Кт |
Сумма |
Текст |
Субконто Дт |
Субконто Кт |
Количество |
Валюта |
Сумма в валюте |
|
62 |
90 |
Итог ("Сумма по учетному курсу") |
№ ТТН + Покупатель |
Покупатель |
Вид деятельности |
Количество |
Валюта |
Итог ("Сумма в валюте" |
|
90 |
41 |
Себестоимость |
"Себестоимость товара" |
Вид деятельности |
Склад |
Количество |
Валюта |
Итог ("Сумма в валюте" |
|
Номенклатура |
||||||||
ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА БАНКА" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка
- Номер документа.
- Дата документа.
- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).
Табличная часть
- Вид движения (приход / расход).
- Корреспондентский счет (из плана счетов).
- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).
- Сумма в валюте операции.
- Сумма в учетной валюте.
- Назначение платежа (текст).
- Максимальное количество субконто - 4.
|
Вид движения |
Дт |
Кт |
Сумма в валюте операции |
Сумма в учетной валюте |
Текст |
Субконто Дт |
Субконто Кт |
|
Приход/расход |
51 (приход); корсчет (расход) |
51 (расход); корсчет (приход) |
Сумма операции |
Сумма операции в учетной валюте |
Назначение платежа |
Субконто 1 |
Субконто 1 |
|
Субконто 2 |
Субконто 2 |
||||||
|
Субконто 3 |
Субконто 3 |
ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА "ВЫПИСКА ИЗ КАССЫ" ДЛЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА Шапка
- Номер документа.
- Дата документа.
- Валюта (из справочника валют, по умолчанию - валюта РБ).
Табличная часть
- Вид движения (приход / расход).
- Корреспондентский счет (из плана счетов).
- Субконто 1, субконто 2, субконто 3 (аналитика корреспондентского счета).
- Сумма в валюте операции.
- Сумма в учетной валюте.
- Назначение платежа (текст).
- Максимальное количество субконто - 4.
На данный момент осуществляется тестирование программных разработок управленческого учета и разработка вторичных документов.
|
Вид движения |
Дт |
Кт |
Сумма в валюте операции |
Сумма в учетной валюте |
Текст |
Субконто Дт |
Субконто Кт |
|
Приход/расход |
50 (приход); корсчет (расход) |
50 (расход); корсчет (приход) |
Сумма операции |
Сумма операции в учетной валюте |
Назначение платежа |
Субконто 1 |
Субконто 1 |
|
Субконто 2 |
Субконто 2 |
||||||
|
Субконто 3 |
Субконто 3 |
Напомним, что данная статья является заключительной в серии материалов, посвященных постановке и автоматизации управленческого учета. Нижепубликуемый материал представляет собой описание четвертого (заключительного) этапа этого процесса. Автоматизация проходила одновременно по бухгалтерскому и управленческому учету в реально существующей небольшой фирме (сфера ее деятельности - торговля и оказание двух видов услуг).
ОПЫТ ВНЕДРЕНИЯ И АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА *
Четвертый этап внедрения и автоматизации управленческого учета
На четвертом - заключительном - этапе постановки управленческого учета были разработаны основные специфические документы, а также сделаны необходимые исправления в предыдущей разработке.
Специфическими документами явились акт выполненных работ, отчет мастера и отчет администратора. Дадим более полную характеристику этим документам.
АКТ выполненных работ
Акт выполненных работ - специфический документ учета оказанных услуг и использованных при этом материалов. Документ состоит из двух частей. Первая часть - учет оказанных услуг по прейскуранту, с которых начисляется сдельная зарплата основному персоналу (рис. 1).
>Рисунок 1. Первая часть акта выполненных работ>
Вторая часть - прикрепленная накладная на списание используемых товаров и материалов в процессе оказания тех или иных услуг. Расход материалов производится по граммам и миллилитрам, поэтому для справочника "Товары" были созданы единицы пересчета из базовых в дополнительные. Таким образом,здесь имеет место дробное списание товара (например, 1/10 штуки) (рис. 2).
>Рисунок 2. Вторая часть акта выполненных работ>
Отчеты мастера и администратора
Отчет мастера является одновременно и разработкой для внутренней отчетности мастера перед бухгалтером по количеству использованного материала, и базой для начисления ему заработной платы. Ставки процентов для начисления заработной платы указываются для каждого мастера и администратора в справочнике "Сотрудники". Таким образом, заработная плата для основного персонала рассчитывается автоматически (рис. 3).
>Рисунок 3. Отчет администратора>
Кроме заработной платы, отчеты мастера и администратора включают другую полезную информацию, позволяющую оценить эффективность работы сотрудника в целом. Это процент использования материалов, среднее время, потраченное на одного клиента, средняя прибыль с одного клиента, коэффициент полезного действия работы. К тому же имеется возможность отслеживать постоянных клиентов и заносить их в списки контрагентов, имеющих постоянную скидку (рис. 4).
>Рисунок 4. Отчет мастера>
В довершение ко всему были доработаны документы на начисление амортизации по пробегу (для группы основных средств - автопарк) и закрытие месяца. На данный момент финальная версия программы проходит последнее тестирование, после чего можно приступить к инвентаризации и вводу остатков.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика,1999.
Виханский О. С. - Стратегическое управление - М.: Гардарики, 2003.
Виханский О. С. Наумов А. И. - Менеджмент - М.: Гардарики, 2003.
Герчикова И. Н. Менеджмент: учебник для вузов. М.: ЮНИТИ «Банки и биржи», 1999.
Гусев Ю.В. Стратегия развития предприятий.- СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2002.
Кохно П. А. / Микрюков В.А./ Коморов С. Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 1997.
Любинова Н. Г. Менеджмент - путь к успеху. М.: ВО Агропромиздат, 1999.
Петров А.Н. Стратегическое планирование развития предприятия: учебное пособие. - СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 1993.