Использование средств организационной техники в работе менеджера

Министерство образования и науки Украины

Приднепровская академия строительства и архитектуры

Кафедра менеджмента, маркетинга и управления проектами

Контрольная работа

по предмету: «Организация труда менеджера»

Вариант № 12

тема: Использование средств организационной техники

Выполнила: студентка гр. 5/8-2

Настенко Н.В.

Проверила: Шапа Н.Н.

Днепропетровск

2009 г

Содержание

Введение

1. Автоматизированные рабочие места. Общие понятия

2. Автоматизированные рабочие места экономистов

3. Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

4. Электронные офисы

Вывод

Список использованной литературы

Введение

В данной контрольной работе мной будет рассмотрен вопрос о важности использования средств организационной техники в работе менеджера. Данный вопрос относится к предмету «Организация труда менеджера».

Целью данной работы, я обозначу - изучение вопроса о использовании менеджером в ведении своей профессиональной деятельности средств организационной техники, проще говоря офисной организационной техники. А также выявление и описание основных теоретических рекомендаций по организации работы и рабочего места менеджера на предприятии.

Как правило, организацией труда персонала и руководящих работников занимается либо начальник отдела кадров, либо непосредственно сам руководитель предприятия. Правильно организовать труд работников всех уровней организации в том числе, менеджерского состава - непростая задача. Она требует знания основных методик рациональной компоновки производственных территорий и зданий, санитарно-технических требований к условиям труда, последних исследований по затратам рабочего времени (хронометраж, фотография рабочего места). Выявление условий для наиболее продуктивной работы персонала разных уровней. С последующей организацией труда сотрудников, рабочих мест, и соответствующих условий труда. И затем, оценивая всю проделанную организационную работу, можно будет смело оценить масштабы и объемы производства, определять какие-либо производственные планы и задачи.

То есть производственному процессу, обязательно будет предшествовать организационный.

И от того насколько правильно и грамотно будет проведен процесс организации производства, настолько удачным будет реализован производственный процесс. В данной работе будет рассматриваться именно организация труда, управленческого персонала, использование им средств организационной техники, без использования которой его труд будет малопродуктивен и малоэффективен.

А как построить работу менеджера с использованием средств офисной техники чтобы она была максимально эффективной, рассмотрим далее.

1.В настоящее время в вопросах механизации и автоматизации труда менеджера определились два основных направления. Первое осуществляется посредством внедрения ЭВМ, разработки экономико-математических методов и моделей, второе - применением средств оргтехники и разработанных на её основе организационных проектов и систем комплексной механизации и автоматизации труда менеджера.

Усложнение задач управления предприятием, все увеличивающийся поток информации, совершенствование технологических процессов требуют использования современной вычислительной техники, а также математического и программного обеспечения средств и систем передачи и обработки информации.

Для взаимодействия с ЭВМ в условиях автоматизированной системы управления (АСУ) на предприятиях должны быть созданы абонентские пункты, состоящие из устройств сбора, регистрации, передачи, подготовки, ввода и вывода информации в ЭВМ вычислительного центра.

Необходимость использования ЭВМ в управлении предприятием обусловлено следующими причинами:

1. Большой ассортимент продукции затрудняет определение покупательского спроса и его прогнозирование. Товарооборот а следовательно, и прибыль предприятия зависят от степени удовлетворения фактического спроса. ЭВМ может обеспечить учет реализации товаров в ассортименте или по видам продукции, что позволит управлять товародвижением в соответствии с изменяющимся спросом. Это относится и задач управления товарными запасами.

2. Экономический анализ результатов работы предприятия связан с трудоемкими расчетами. Применение ЭВМ позволяет не только автоматизировать эти расчеты, но и повысить их качество за счет применения экономико-математических методов.

3. Большой объем памяти ЭВМ, высокая скорость поиска и обработки данных позволяют не только освободить менеджера от технической, монотонной работы, но и повысить оперативность и обоснованность принятия управленческих решений.

Перспективным направлением в развитии организационных форм использования вычислительной техники является создание сетей вычислительных центров, объединенных между собой.

1. Автоматизированные рабочие места. Общие понятия

Для повышения эффективности личной работы менеджера и другого управленческого персонала различных предприятий предназначены - автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированные рабочие места (АРМ)- это проблемно-ориентированные программно-технические комплексы, включающие технические программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте диалога с ЭВМ.

Принципиальной особенностью обработки информации с использованием АРМ является привлечение самих потребителей информации (пользователей- специалистов экономического, инженерного профиля, а также руководителей различных уровней) непосредственно, т.е. без помощи программиста, к использованию вычислительной техники.

Как показывает практика, основная часть личной работы менеджера определенного звена (до 80%) не требует обращения к общей информационной базе предприятия в целом. Поэтому в качестве технической основы АРМ целесообразно использовать персональную ЭВМ, работающую большую часть времени автономно и меньшую - по взаимосвязи с другими ЭВМ.

Экономический эффект от внедрения АРМ состоит из 2-х составляющих:

1. Повышение качества проектных и управленческих решений за счет использования АРМ;

2. И эффекта полученного в результате сокращения трудоемкости выполнения сотрудниками индивидуальной работы.

Обычно внедрение системы АРМ в подразделениях предприятия предотвращает рост числа его сотрудников; в ряде случаев использования одного АРМ приводит к высвобождению 2-3-х сотрудников.

На АРМ целесообразно решать задачи:

• ограниченные по своим информационным связям на входе/выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном отношении;

• короткие, но многократно повторяющиеся в течении рабочего дня (например, регистрация первичной информации в памяти персональной ЭВМ взамен традиционных бумажных журналов, обработка массовой однородной информации на складах и в цехах предприятия).

С помощью АРМ можно проводить телесовещания и создавать электронную почту, предусматривающую безбумажный обмен служебной документацией между пользователями. Она является удобной технической базой для редактирования текстовой информации, подготовки служебных писем, статей.

Автоматизированное оформление документов в табличной форме и работа с таблицами являются характерными технологическими возможностями применения АРМ. Использование графиков, диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает восприятие ее содержания в процессе принятия решений пользователем.

2. Автоматизированные рабочие места экономистов

Основными задачами, которые решаются в экономических подразделениях, являются такие задачи, как планирование, учет, контроль, анализ и регулирование произовдственно-хозяйственной деятельности.

Прежде всего следует отметить необходимость соблюдения принципа системного внедрения АРМ. Этот подход в нашем случае проявляется в том, что в отделе сбыта внедряется не отдельное автоматизированное рабочее место определенного функционального назначения, а система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест во всех отделах предприятия.

Совершенствование рабочих мест в служебных помещениях предусматривает правильную их планировку, оснащение современной и удобной мебелью, средствами организационной техники, обеспечение руководителей и специалистов необходимыми средствами связи, оптимизацию делопроизводства и хозяйственного обслуживания.

При планировке и распределении помещений между подразделениями аппарата управления и менеджерского состава решающее значение должны иметь - функциональное назначение подразделений, их содержание и взаимосвязь в процессе выполнения общих задач. От этого во многом зависит продолжительность прохождения информации и документов, рациональное использование помещений. Рабочие места внутри отделов должны располагаться последовательно, в соответствии с выполнением отдельных операций и с соблюдением установленных норм удельной площади на 1-го работника (3-4 м2, а иногда 5м2- в зависимости от характера работы и особенностей технического оснащения).

Каждое рабочее место должно быть оснащено удобной мебелью и организационно-техническими средствами обработки информации (компьютер, сканер, принтер, ксерокс). В комплект мебели в зависимости от содержания работы могут входить: письменный стол, вспомогательный стол-стеллаж или тумбочка, стул или кресло. Последнее должно способствовать максимальному ослаблению мышечного напряжения. Этому требованию, в частности отвечают вращающиеся стулья, стулья с подлокотниками, регулируемыми по высоте сиденьем и спинкой. При определении наиболее благоприятного сочетания элементов рабочего места следует исходить из зоны досягаемости рук человека, работающего за столом. Стеллажи или шкафы в рабочих комнатах должны быть рассчитаны на удобное хранение и доступность для работы справочных, нормативных и других материалов.

К организационной технике управления относятся - ручки, карандаши, калькуляторы, диктофоны, конторские книги, стандартные бланки, различные графики, диспетчерские доски и т.п. Удобные, простые и практичные средства техники - немаловажное условие повышения качества работы в аппарате управления.

В настоящее время для полной обработки информации на персональном компьютере требуются специальные средства ее передачи- локальная компьютерная сеть предприятия, электронная почта, Интернет и т.п.

С целью оптимизации делопроизводства необходимо установить и строго соблюдать порядок поступления информации на рабочие места. Любой документ должен быть составлен так, чтобы он точно отвечал своему назначению, имел четкую структуру и был удобен в обращении. Оформление документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, обеспечивающих их юридическую полноценность и способствующих оперативности исполнения.

Одной из более действенных мер по экономии времени и средств на переписку является внедрение типовых текстов для регулярной корреспонденции. Каждому руководителю и работнику аппарата управления целесообразно иметь набор примерных текстов для составления справок, ответов на письма, жалобы и т.д.

Очень важна также организация хозяйственного обслуживания рабочих мест служащих. Рабочие места должны своевременно обеспечивается бумагой, бланками, канцелярскими принадлежностями; технические средства следует проверять и ремонтировать, а помещения содержать в чистоте.

Улучшение условий труда работников менеджерского состава направлено на повышение их работоспособности и сохранения здоровья. Здесь немаловажным будет отметить такие показатели как- освещенность рабочих мест, соответствующая окраска стен и пола в помещениях, относительная влажность и температура воздуха, борьба с шумом, установление правильного режима труда и отдыха.

Санитарно-гигиенические условия труда обеспечиваются поддержанием чистоты, относительной влажности. Рабочие комнаты должны быть оборудованы протяжной, вытяжной вентиляцией или системой кондиционирования воздуха. Кроме искусственного общего освещения помещений рабочие места хорошо обеспечить местными осветительными приборами.

Для борьбы с шумом применяются звукопглащающие материалы, ограничители продолжительности телефонных разговоров. Телефон для личных разговоров работников должен быть вынесен в коридор или отдельное помещение.

Культура содержания рабочего места предусматривает соблюдение порядка на рабочем столе, в шкафах, на стеллажах, когда каждый документ и справочный материал находится под рукой и его можно легко отыскать. Элементарными требованиями культуры является соблюдение чистоты в помещениях.

3. Автоматизированные рабочие места административного и менеджерского персонала

Отличительной особенностью АРМ административного и менеджерского персонала, является их ориентация на принятие управленческих решений. По сравнению с АРМ экономистов (см. предыдущий раздел работы), предназначенных для решения регламентированных и формализованных функциональных задач управления, АРМ руководителей должны помочь в принятии управленческих решений по чисто не регламентированным и трудно формализуемым задачам.

Мебель: стол однотумбовый, стол с приставкой, стол для заседаний, шкаф конторский универсальный, сейф, кресло рабочее подьемно-поворотное, кресла полумягкие рабочие.

Средства оргтехники: органайзер, справочник-алфавит, настольный календарь, картотека настольная, лоток для корреспонденции 2-х секционный, папки деловые для бумаг, телефонный аппарат с функцией проведения совещаний, диктофон, персональный компьютер.

Автоматизированное решение этих задач, как правило, не предполагает однозначного ответа на вопрос. Для принятия окончательного решения требуется учитывать множество факторов, в том числе не имеющих количественной оценки и отнящихся к социальной области.

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

• получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

• анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

• информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

• сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

• принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

• контроль исполнительной дисциплины;

• контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

• составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Принцип системного подхода в создании АРМ менеджеров проявляется в том, что информационные базы всех АРМ связаны с АСУ (Автоматизированной системой управления), а также между собой. При этом менеджер может пользоваться не только отфильтрованной обобщенной информацией, в случае необходимости - детализированной.

Поскольку традиционная технология личной работы существенно отличается от технологии обработки информации на персональной ЭВМ, язык диалога менеджера с ЭВМ должен быть предельно простым. Обычно необходима видеограмма должна вызываться нажатием одной функциональной клавиши персонального компьютера. В остальных случаях менеджер или руководитель, как правило должен обращаться к помощи секретаря или помощника по информации, работающих на параллельном АРМ.

Эффект от внедрения АРМ административно-управленческого персонала проявляется в улучшении работ объекта управления благодаря научной обоснованности, комплексности и оперативности управленческих решений.

Итак, подытожим, эту главу обозначив основные виды работ менеджера выполняемые на рабочем месте:

• составление текстовой документации;

• обработка входящих и исходящих документов;

• копирование и размножение документов;

• хранение, поиск и передача документов;

• вычислительные операции, анализ полученных данных;

• обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;

• обработка корреспонденции;

• проведение встреч;

• проведение совещаний;

• принятие управленческих решений.

Социальные опросы показывают, что служащие и менеджеры выражают недовольство своей низкой производительностью, которая обусловленная высокой долей рутинной, однообразной работы отнимающей немалую часть рабочего времени. Действительно, около половины его уходит на вспомогательную деятельность – ожидание деловых встреч, разговоры по телефону и т.п., около четверти – на работу с документами, и только ничтожная часть – меньше 10% - на анализ и планирование дальнейшей деятельности. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы.

В связи с этим огромное внимание в вопросе повышения производительности труда и качественного быстрого обмена информацией отводится техническому и программному обеспечению менеджера. Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

4. Электронные офисы

Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления. В его состав входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров (системный блок+монитор), возможно, объединенных в сеть, с соответствующим набором программного обеспечения;

• средства копирования документов;

• сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

• проекционное оборудование для проведения презентаций.

Также менеджер активно должен в своей работе (по мере необходимости) использовать такие средства, как:

• диктофон;

• факс;

• телефон, телефонную станцию (мини-АТС) с разделением на внутреннюю и внешнюю связь.

Также рабочее место менеджера должно быть достаточно укомплектовано мебелью и расходными, канцелярскими принадлежностями.

Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

Также хочу привести некоторые статистические данные полезного эффекта рационального и всестороннего использования организационной техники на предприятии.

Таблица 1 - Полезный эффект для предприятия при различных условиях использования организационной техники

Показатель	Эффект от неполного использования организационной техники, %	Эффект от неполного использования организационной техники, %
Прибыль	+6-10	+15-23
Рентабельность	+5	+8
Объем выпуска продукции	+5-9	+10-18
Оборачиваемость оборотных средств	+4-8	+9-12
Производительность труда	+5-7	+10-15
Трудоемкость операций управления	-10-12	-20-30
Штрафы за невыполненную работу	-7-8	-10-12

Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.

Вывод

В данной работе я показала возможности использования организационной техники на предприятиях, в различных его отделах, как то экономический отдел, отдел управления, администрации предприятия. Также привела данные о средних затратах менеджера в процессе своей работы. А также рекомендации по снижению трудоемкости при помощи средств организационной техники, при правильной организации рабочего места менеджера, а также внедрения таких новых технологий, как электронные офисы. Что наглядно показывает в первую очередь экономический и социальный эффект от рационального использования средств организационной техники менеджером при осуществлении своей профессиональной деятельности. Таким образом менеджер, стремящийся к эффективному управлению информационными и производственными процессами, должен максимально эффективно использовать все подручные технические средства офиса, для максимизации полезного эффекта на работу предприятия в целом, посредством выполнения задач своего подразделения.

Список использованной литературы

1. Бляхман Л.С., Галенко В.П., Минкин А.В. Введение в менеджмент.-Учебное пособие. - СПб.: СПбУЭФ, 1994г.

2. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995.

3. Попов С.Г. Основы менеджмента: учебное пособие.- М.:Ось-89, 2006

4. Смирнов Э.А. Основы теории организации. - М.:ЮНИТИ,1998

5.Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом.- СПб: Питер, 2000.- 416 с.

6.Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА - М, 1997. - 512 с.

7.Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. - 423 с.