Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

Модульна контрольна робота

з дисципліни: "Організація роботи з документами"

на тему:

"Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання"

Зміст

Вступ 3

1. Підготовка документів до зберігання і наступного використання 4

2. Правила формування справ 8

3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу 13

Висновок 17

Використана література 19

Вступ

Документована інформація є основою управління. Його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства.

Фіксована в уніфікованих формах службових документів інформація, що переміщається в часі та просторі, покладена в основу управлінських процесів та є їхнім матеріальним виявом, водночас забезпечуючи юридичну силу і виконання прийнятих управлінських рішень. Навчальна дисципліна "Організація роботи з документами" має на меті розглянути особливості організації роботи зі службовими документами.

Управлінська інформація потребує документування, тобто створення документів та організації роботи з ними. Процеси створення і функціонування документів у органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності нероздільні.

Організовуючи роботу зі службовими документами, необхідно створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт із документами від моменту складання чи отримання до знищення чи передавання до архіву, становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрація, розгляд документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, підготовка справ до зберігання та користування.

1. Підготовка документів до зберігання і наступного використання

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Для ОДПС, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником ОДПС після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує керівник ОДПС.

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

- перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

- складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

- складання підсумкового запису справи;

- підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

- оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

- назва ОДПС;

- назва структурного підрозділу;

- індекс справи;

- заголовок справи;

- № тому;

- дата;

- кількість аркушів;

- термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.

Датою справи постійного і тривалого зберігання, а також справи, які містять декілька томів, є крайні дати документів, занесених до справи.

Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дата складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження.

Датою особової справи є дати підпису наказів про призначення та звільнення працівника.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий підпис з розшифруванням) і датується.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту, включаються до описів справ.

Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік.

Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук документів.

Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу ОДПС. При цьому необхідно дотримуватись таких правил:

- номер структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ структурного підрозділу № 12-21 і заведені у 2008 році матимуть номер 12-21/П-08 (постійного зберігання); 12-21/Т-08 (тривалого зберігання); 12-21/ОС-08 (з особового складу);

- систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і ОДПС у цілому;

- кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером;

- справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, включених до опису, перший і останній номери за описом, а також при необхідності вказуються особливості нумерації справ в описі.

Опис справ структурного підрозділу підписується особою, що його підготувала (із зазначенням посади й дати), погоджується з керівником діловодної служби та затверджується керівником структурного підрозділу.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання разом з реєстраційним журналом і контрольно-обліковими картками передаються на зберігання до архіву ОДПС через два роки після завершення їх у діловодстві. Так, справи за 2006 рік повинні передаватись на зберігання до архіву у 2009 році).

Передача справ до архіву здійснюється, як правило, за графіком, складеним архівом і затвердженим керівником ОДПС.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передачі до архіву не підлягають і повинні зберігатися, як правило, у структурних підрозділах. У виняткових випадках за рішенням керівника ОДПС вони можуть бути передані до архіву за описом або номенклатурою справ.

У кінці опису в кожному його примірнику цифрами та прописом вказують кількість фактично прийнятих до архіву справ, дата прийому-передачі справ, а також ставляться підписи співробітника архіву та особи, яка передала справи.

При прийнятті особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справі.

2. Правила формування справ

Складовою організації роботи зі службовими документами є система їх зберігання, яка становить сукупність засобів, способів та прийомів обліку, систематизації документів із метою їх пошуку та використання в поточній діяльності установи. Ключовим поняттям у системі зберігання документів є групування документів у справи та їх використання в діяльності установи. Закінчені в діловодстві документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ, що погоджена та затверджена в установленому порядку і систематизуються усередині справи.

Групування документів проводиться, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах установ із великим обсягом документообігу протягом діловодного року і централізовано (в канцелярії, секретаря) в установах із невеликою кількістю вхідних та вихідних і внутрішніх документів.

Виконані документи у 15-денний термін виконавець має здавати, залежно від ухваленої системи ведення діловодства, в службу діловодства або особам, відповідальним за організацію діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи. Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Контроль за правильним формуванням справ здійснюється службою діловодства.

Установлюється такий порядок групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, в разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня);

документи групуються в справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні.

Коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть тимчасово групуватися впродовж року в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання згадані документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вміщуються документи тільки постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

до справи включаються документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, на початку справи вміщується ініціативний документ, а відтак документ-відповідь та всі інші документи в логічній послідовності та хронології їх видання;

документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів, групуються в справи на загальних підставах.

Якщо документи за змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим унесенням її назви та терміну зберігання в діючу номенклатуру справ.

Справа не має перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

Нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами.

Накази, розпорядження з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладення стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань тощо групуються в різні справи.

Документи засідань колегіальних органів установи групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, що виступають, макет розсадження тощо).

Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи або за напрямами діяльності установи, або за авторами ініціативних документів. Невелику кількість таких документів дозволяється формувати в одну справу. Усередині кожної справи згадані документи систематизуються за датами доручень.

Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою й систематизується в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. Під час відновлення листування з певного питання, що почалося попереднього року, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу справи попереднього року.

В особових справах документи групуються в хронологічному порядку в міру їх поповнення в такій послідовності: внутрішній опис документів справи; заява про приймання на роботу (контракт); направлення або подання; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту (копії); витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника; доповнення до особового листка з обліку кадрів; довідки та інші документи.

Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки. Особові рахунки працівників установи, відомості нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно. Документи усередині справи розташовуються в хронологічній, питально-логічній послідовності або їх поєднанні.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ установи здійснює її служба діловодства.

Оформлення справ. Документи установи, що групуються у справи після закінчення діловодного року, потребують оформлення.

Оформлення справи це підготовка справи до зберігання. Оформлення справи включає комплекс робіт із нумерації аркушів у справі, складання (в разі потреби) внутрішнього опису документів справи, засвідчувального напису справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання й по особовому складу.

Повне оформлення справи передбачає:

оформлення реквізитів обкладинки справи за встановленою формою;

нумерацію аркушів у справі;

складання підсумкового напису справи;

складання, в разі потреби, внутрішнього опису документів справи;

підшивання оформлення обкладинки справи;

внесення необхідних уточнень у реквізити обкладинки справи.

Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають такому оформленню:

підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі;

складання підсумкового напису;

складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.

Оформлення справ проводиться співробітниками служби діловодства й відповідних структурних підрозділів, із питань діяльності яких відбувається формування справ, за методичною допомогою архіву установи.

3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу

Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання мають здаватися до архівного підрозділу установи для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового та постійного зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу установи за погодженням з її керівником.

Складання та оформлення річного розділу опису справ постійного зберігання. В архіві установи, що має структурний поділ, на підставі описів справ структурних підрозділів складаються річні розділи зведених описів справ усієї установи.

До річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання належать заголовки справ, що відклалися в структурних підрозділах установи упродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими термінами зберігання, що мали позначку "ЕПК".

Заголовки справ входять до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ структурних підрозділів, а для безструктурних установ - зі зведеною номенклатурою справ за той самий рік, а також перевіряння правильності формування та оформлення справ. Якщо справу сформовано неправильно, то вона підлягає переформуванню.

У разі виявлення нестачі справ, включених до опису структурного підрозділу, архів установи разом зі службою діловодства управління та структурним підрозділом установи, де перебували ці справи, здійснюють заходи з їх розшуку.

Порядок унесення заголовків справ до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання аналогічний порядку описів справ структурного підрозділу. Заголовки справ, що містять документи за кілька років, включаються до річного розділу зведеного опису відповідно до норм, викладених до описів справ установи чи структурного підрозділу. Як уже зазначалось, у такому разі наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, упродовж якого справи формувалися в діловодстві, зазначається:

"Документи з цього питання див. також у розділі за _____рік, №", а графи 3, 4 опису не заповнюються.

Заголовки справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їхня кількість не сягне числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються упродовж наступних років, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.

Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюється.

Описи справ тривалого зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індексу "Т" (тимчасовий термін зберігання).

Наприклад: "Оп. № 4-Т, спр. № 97".

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індексу "ОС" (особовий склад).

Наприклад: "Оп. № 4-ОС, спр. № 25".

В установах з річним документообігом менше ніж 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначаються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, залежно від кількості таких справ можуть вноситися в річний розділ під літерними номерами (111-а, 346-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їхньою валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, в якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, який охоплює справи опису; стисло характеризуються зміст і повнота документів у справах; розглядаються особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі.

Передмову підписує укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів). Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання за 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф "Схвалено" на кожному примірнику опису.

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у службі діловодства.

Складання й оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Висновок

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

складання підсумкового запису справи;

підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

назва ОДПС;

назва структурного підрозділу;

індекс справи;

заголовок справи;

№ тому;

дата;

кількість аркушів;

термін зберігання справи.

Постійний термін зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організацій. Постійний термін зберігання доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об’єднань громадян.

Крім постійного й тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного застосування можуть також встановлюватися терміни, такі як "Доки мине потреба", "До заміни новими". Такі справи, як правило, складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підлеглих, і включають інструкції, методики роботи тощо, які є чинними тривалий час.

Використана література

Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи [зі змінами] " від 13 грудня 2001 р. № 2888-ІІІ // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - № 11. - Ст.81.

Закон України "Про інформацію" [із змінами] " від 02.10 1992 № 2658-XII // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - Ст.650.

Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - № 48. - Ст.1764.

Наказ Держархіву України "Про затвердження Змін до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" від 23 жовтня 2001 р. № 82 // Офіційний вісник України. - 2001. - № 45. - Ст. 2034.

Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб., доп. - К.: Либідь, 2000. - 384 с.

Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.

Беспянська Г.В. Організація роботи з документами: Навч. посіб. Для дистанційного навчання / За наук. ред.В. В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006. - 244 с.