Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Черкаський державний бізнес-коледж

Циклова комісія економіки, комерції та бухгалтерського обліку

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

"Діяльність канцелярії. Атестація і звільнення кадрів."

Виконав: студент

заочного відділення

Перевірила викладач

Борисенко О.І.

Черкаси 2006

План:

1. Збереження документів

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

4. Опишіть систему заходів щодо роботи зі співробітниками, що звільняються з ініціативи адміністрації та при звільненні співробітника з власної ініціативи

Список літератури

1. Збереження документів

Оперативне зберігання документів. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює канцелярія чи призначена для цього особа.

Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігають за місцем формування у справи (на великих установах доцільно зберігати справи у канцелярії). Для підвищення оперативності пошуків документів справи розміщують у відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси за номенклатурою.

У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і прав забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальність за документацію.

Справи повинні знаходитися у робочих кімнатах або у спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються , чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органа несе відповідальність за їх зберігання.

Документи, створені засобами обчислювальної техніки, зберігають на загальних підставах.

Стороннім установам справи видаються з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років включно) можуть передаватися у відомчий архів за погодженням з керівниками установ.

Підготовка справ до наступного зберігання використання. Підготовка справ до наступного зберігання використання передбачає такі види робіт:

• експертиза цінності документів;

• оформлення справ;

• складання справ до відомчого архіву і забезпечення схоронності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності для встановлення строків зберігання та відбору на державне зберігання.

Відбір документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються на засіданнях експертної комісії одночасно з описами справ. Після затвердження актів документи і вправи, відібрані до знищення, працівники служби документації або відомчого архіву організації здають господарчій службі або установам по заготівлі вторинної сировини.

Оформлення обкладинки справи. Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведення і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання оформляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Окремі групи справ постійного зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, наказами, розпорядженнями), повинні мати внутрішні описи документів. Опис подається на початку справи і містить індекси документів, їх короткий зміст, дати і номери аркушів у справи.

Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі необхідності до заголовку справи вносять додаткові відомості (проставляють номери наказів, протоколів, вказують види і форми звітності тощо).

Дата на обкладинці має відповідати року заведення і закінчення справи; у справі, що містить документи років, що передували рокові утворення справи, під датою робиться запис: (є документи за _____ роки).

На обкладинці проставляють номер справи за описом і (за погодженням з відомчим архівом) номер опису фонду.

Написи на обкладинках справ постійного і тимчасового зберігання виконують чорним світлостійким чорнилом або пастою.

Складання описів справ. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого зберігання і з особового складу як установи в цілому (для установ з централізованим формуванням і зберіганням справ), так і кожного структурного підрозділу (для установ зі складною структурою).

Описи ведуть протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

Наприкінці опису роблять підсумковий запис, в якому вказують (цифрами і літерами) кількість справ, що значаться за ним, перший і останній номери справ, обумовлюють особливості нумерації (літерні і пропущені номери).

До річного розділу опису вносять також справи, не завершені діловодством протягом року. В таких випадках наприкінці пічних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися, зазначають: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, №».

Опис справ структурного підрозділу установи складають у двох примірниках. Якщо цей структурний підрозділ має експертну комісію, опис складають у трьох примірниках, оскільки один з них додається як підстава до протоколу експертної комісії.

Опис справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за якими справи передаються на зберігання до державних чи відомчих архівів України.

Зведені описи справ тривалого зберігання складають у двох примірниках і оформляють так само як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.

Зберігання справ у архіві. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними картками на документи передають до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання передають до архіву на розсуд керівника установи.

Передавання справ до архіву установи здійснюють за графіком, складеним архівом і погодженим з керівниками структурних підрозділів та затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.

Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність. Наприкінці кожного примірника опису завідуючий архівом або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділові, решта залишається в архіві.

Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи за номенклатурою.

До відомчого архіву співробітники діловодної служби доставляють справи у в’язках. Схоронність документів в установі забезпечується: наданням приміщення для відомчого архіву; обладнанням приміщення архіву засобами пожежогасіння, охоронної сигналізації,; застосуванням спеціального обладнання для зберігання документів (стелажі, сейфи, картонажі та ін.); створенням оптимального волого-температурного і світлового режиму в приміщеннях архіву, проведенням санітарно-гігієнічних заходів.

2. Скласти і оформити діловий лист (№8)

ТОВ «Поліграфсервіс»

Директорові

Черкаського модельного центру

вул. Лісова, 28,

м. Київ, 01031

тел.: (044) 338-58-98

факс: (044) 338-22-64

Підтверджуємо одержання Вашого запиту (від 17.05.2006) і робимо тверду пропозицію щодо постачання підручників у замовленій кількості.

Постачання замовлених книжок здійснюватиметься однією партією згідно заявки у десятиденний термін після здійснення передоплати..

Передоплату просимо здійснити на розрахунковий рахунок № 012345678 у Лісовому відділенні Промстройбанка м. Києва, МФО 485678.

20.05.2006

Директор (підпис)

3. Взаємозв’язок атестації та економічного успіху підприємства

Атестація кадрів – періодичне визначення ділової кваліфікації працівників, професійної їх придатності й відповідності посадам, які вони займають, націлена на поліпшення якісного складу кадрів, в першу чергу, спеціалістів та керівників різних рівнів. Перелік посад і порядок атестації встановлюється в кожній галузі окремо.

Оцінка працівників – невід’ємна складова системи управління персоналом. Оцінка працівників є однією із важливих необхідних складових системи управління персоналом. Оцінка працівників надає можливість поліпшити якісний склад працівників; ефективно використовувати кадри; сприяє зростанню професійної компетентності, відповідальності, дисциплінованості.

Оцінка повинна ґрунтуватися на принципах:

• законності;

• об’єктивності;

• неупередженості.

Оцінку персоналу поділяють на поточну та періодичну.

Поточна оцінка. Поточна оцінка проводиться в між атестаційний період. Вона являється визначною для заохочення або застосування стягнень до працівників у зазначений період, а при атестації служить основою для висновків атестаційної комісії. Поточна оцінка повинна базуватися на нормативній трудомісткості виконаних робіт, положенню про структурні підрозділи, посадових обов’язках працівників, професійній моделі керівництва і спеціалістів. Критеріями поточної оцінки служать виконання поточних особистих (щомісячних, щоквартальних) планів роботи спеціалістів, а також показники, що дають можливість оцінити відповідність досвіду, навичок та здібностей працівників, оперативність та якість виконаних ними робіт, робоче навантаження.

Поточна оцінка повинна включати в себе три етапи:

• процес визначення результатів (кількісні та якісні показники);

• повідомлення працівника про результати;

• затвердження плану покращення результатів

Оцінка персоналу розглядається як невід’ємна частина загальної системи управління персоналом. Для отримання точних результатів і якісного зворотного зв’язку процедури оцінки необхідно “вживлювати” в поточне управління. Періодичність проведення оцінки залежить від фінансового циклу діяльності організації. Організація може оцінювати працівників щомісячно, але кінцева оцінка може бути отримана в цьому випадку тільки за підсумками кварталу або року. Оцінка результатів праці працівників всіх категорій через оцінку роботи інспекції прямо пов’язує діяльність працівників з кінцевими цілями організації.

Процедура поточної оцінки повинна бути орієнтована на утримання працівника в організації, розвитку його потенціалу. За результатами поточної оцінки працівники завжди повинні отримувати інформацію і аргументовані докази переваг і недоліків. Потрібно постійно задовольняти допитливість працівників стосовно того, наскільки добре вони працюють. Як правило, така інформація цікавить нових працівників, у подальшому інтерес понижується. Задача керівництва постійно підтримувати зацікавленість працівників в досягненні організацією поставленої мети, і тим самим підвищити свій статус в організації. При організації поточної оцінки потрібно врахувати помилки, які трапляються при проведені оцінки:

• в пам’яті керівництва залишається останній період роботи (тиждень, день);

• надання переваги тільки одному фактору;

• упереджене ставлення до якостей особистості, так, наприклад, замкнутість людини може знижувати оцінку, тоді як комунікабельність, хороші стосунки в колективі співробітників завищують оцінки. В даному випадку оцінюються показники, що характеризують особливості, які працівники змінити не в силах;

• потрібно враховувати, що в підрозділі, який не досягнув високих результатів, не всі працівники працюють незадовільно.

Організація поточної оцінки працівників повинна здійснюватися підрозділом по роботі з кадрами відповідного органу державної податкової служби. Методологія поточної оцінки повинна бути розроблена згідно з діючою функціональною структурою та затверджена керівництвом. Такий підхід дасть можливість забезпечити ефективність роботи, та уникнути конфліктів у процесі виконання функцій, удосконалити організаційну систему підготовки та підвищення кваліфікації кадрів.

В залежності від функціональних обов’язків керівництвом використовується певна група оцінок, що дає можливість оцінити досвід, навички, здібності працівників їх оперативність та якість виконаних робіт, робоче навантаження.

Оцінка персоналу дозволяє:

- сформувати еталонні показники ефективності роботи працівників щодо досягнення конкретної мети, що дає можливість об’єктивно оцінювати працівника;

- підвищити ефективність існуючої форми оплати праці з використанням елементів прямих, преміальних прогресивних систем, особливо – змінної частини заробітної плати, націленої на мотивацію досягнення певних якісних показників праці податкових працівників.

Атестація. Атестація кадрів - процедура визначення кваліфікації, рівня знань, практичних навиків, ділових якостей працівників і встановлення їх відповідності до займаної посади. Ціль атестації – раціональне розстановка кадрів і їх ефективне використання. Атестація має юридичну силу: за результатами приймається рішення про переміщення працівників. Типова процедура атестації регламентується Постановою Кабінету Міністрів України від 28.12..2000 № 1922 “Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців” та Методичними рекомендаціями Головдержслужби від 02.03.2001 №16. Підготовка і проведення атестації проводиться управлінням (відділом) кадрів. Робота по проведенню атестації передбачає:

підготовчий етап (складання переліку працівників, що підлягають атестації, визначення кількості та складу атестаційної комісії, підготовка характеристик, організація роботи по роз’ясненню порядку атестації);

проведення атестації (вивчення атестаційною комісією представлених характеристик ділових та особистих якостей працівника, яку складає безпосередньо керівник підрозділу та ознайомлення з нею працівника, проведення співбесіди);

на підставі всебічного аналізу виконання основних обов’язків, складності виконуваної роботи та її результативності комісія приймає рішення щодо відповідності працівника займаній посаді.

При організації і проведені різноманітних оцінок персоналу рекомендується використовувати соціально-психологічні методи і процедури. Наприклад, при атестації працівників широко апробований метод експертних оцінок, суть якого заключається в тому, що працівники, що займають різні посади по відношенню до працівника (підлеглі, колеги, керівники) дають оцінку його діловим і особистим якостям.

У період між атестаціями передбачено щорічна оцінка виконання державними службовцями, покладених на них завдань та обов’язків у порядку, визначеному керівником структурного підрозділу. Результати атестації та щорічної оцінки з максимальним врахуванням поточної оцінки виконання державним службовцем покладених на нього обов’язків заносяться до особової справи та враховуються при просуванні по службі, присвоєнні рангу, встановленні надбавки, клопотанні про продовження терміну державної служби.

Оцінка працівників повинна базуватися на чітко визначених цілях та завданнях організації. Необхідною умовою проведення оцінки роботи персоналу є наявність чітких посадових вимог, розроблених з ранжуванням та класифікацією задач і функцій по першорядності, ступенях важливості та чітких кваліфікаційних характеристик для всіх типів посад.

Критерії оцінки праці повинні відображати ступінь впливу індивідуальних результатів праці на вирішення завдань функціонального підрозділу в цілому. При атестації працівників доцільно використовувати як традиційні методи оцінки, так і нетрадиційні (зокрема, врахування експертної оцінки колег по роботі, самооцінки.

Центральною ланкою атестаційного процесу має бути щорічна оцінка, у ході якої має відбуватися обговорення результатів роботи співробітника за минулий період з максимальним урахуванням поточної оцінки, даватися оцінка цієї роботи, як керівником, так і власне співробітником, затверджуватися індивідуальний план роботи співробітника на наступний рік та на перспективу.

Система оцінки роботи повинна бути тісно пов’язана з системою морального та матеріального стимулювання праці, кар’єрним ростом, системою навчання та перепідготовки кадрів.

Розірвання трудового договору з ініціативи працівника. Відповідно до ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений термін, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово (шляхом подання заяви) за два тижні.

Якщо заяву працівника про звільнення за власним бажанням обумовлено неможливістю продовжувати роботу на цьому підприємстві, власник має розірвати трудовий договір у термін, про який просить працівник.

Підстави для розірвання трудового договору:

• переїзд на нове місце проживання;

• переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість;

• вступ до навчального закладу;

• неможливість проживання в цій місцевості, підтверджена медичним висновком;

• вагітність;

• догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом;

• догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або за інвалідом І групи;

• вихід на пенсію;

• приймання на роботу за конкурсом і з інших поважних причин.

Якщо працівник після закінчення терміну попередження про звільнення не залишив роботу і не вимагає розірвання трудового договору, власник підприємства не має права звільнити його за поданою раніше заявою, крім випадків, коли на його місце запрошено іншого працівника, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладанні трудового договору.

При розгляді питань, пов’язаних з розірванням строкового договору, слід керуватися ст. 39 КЗпП. За строковим договором працівник заздалегідь зобов’язується виконати доручену роботу протягом терміну дії договору. Тому працівник, який уклав трудовий договір, не має права його розірвати за однобічним волевиявленням до закінчення обумовленого строку.

Однак у деяких випадках строковий трудовий договір підлягає достроковому розірванню, а саме:

• у разі хвороби або інвалідності, що перешкоджають виконанню роботи за договором;

• при порушенні власником або уповноваженим ним органом законодавства про працю, колективний чи трудовий договори;

• з інших причин, передбачених ч. 1 ст. 38 КЗпП.

Працівник, який попередив власника або уповноважений ним орган про розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, має право до закінчення строку попередження відкликати заяву, і звільнення в цьому випадку не проводиться, якщо на його місце не запрошено особу в порядку переведення з іншого підприємства, установи, організації (ст. 24 КЗпП).

Якщо після закінчення терміну попередження трудовий договір не було розірвано і працівник не наполягає на звільненні, дія трудового договору вважається продовженою.

Відповідно до ст. 39 КЗпП працівник має право вимагати розірвання трудового договору за наявності для цього поважних причин (ст. 38 КЗпП).

Розірвання трудового договору з ініціативи власника. Загальні підстави для розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу, що поширюються на всіх працівників, передбачені статтею 40 КЗпП, а додаткові підстави, за якими можна звільнити окремі категорії працівників – статтею 41 КЗпП.

Згідно зі ст. 40 КЗпП трудовий договір, укладений на невизначений термін, м також строковий трудовий договір до закінчення терміну його дії, можуть бути розірвані власником або уповноваженим ним органом тільки в таких випадках:

1. Зміна в організації виробництва і праці, у тому числі ліквідація, реорганізація, банкрутство або перепрофілювання підприємства, скорочення чисельності чи штату працівників.

При звільненні працівників у випадках змін в організації виробництва і праці вони персонально попереджаються про це не пізніше ніж за два місяці. Одночасно має бути запропонована робота на тому ж підприємстві. За відсутності роботи за відповідною професією чи у випадку відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві він за своїм бажанням звертається до державного центру зайнятості або влаштовується на роботу самостійно.

При звільненні працівників у зв’язку зі скороченням штату через зміни в організації виробництва і праці переважне право на залишення на роботі надається працівникам з більш високою кваліфікацією і продуктивністю праці.

При цьому повідомляють письмово не пізніше, ніж за два місяці державну службу зайнятості, вказуючи підстави і терміни звільнення, найменування професій, спеціальностей, кваліфікації, розмір заробітної плати, а в 10-денний термін після звільнення – списки фактично звільнених працівників за формою № 4-ПН "Звіт про звільнення працівників".

Відповідно до ст. 40 КЗпП не допускається звільнення працівника з ініціативи власника у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці. Однак це правило не поширюється на випадок повної ліквідації підприємства.

2. Виявлення невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню цієї роботи.

Даний пункт може бути підставою для звільнення працівника у тому разі, коли власник має фактичні докази того, що саме через це працівник не може належним чином виконувати покладені на нього трудові обов’язки, і якщо працівника не можна, з його згоди, перевести на іншу роботу. Такими доказами можуть бути довідки, акти, висновки атестаційної комісії.

Звільнення працівника за станом здоров’я здійснюється на підставі висновку лікарсько-трудової експертної комісії про те, що робота йому протипоказана.

3. Систематичне невиконання працівником без поважних причин обов’язків (порушення трудової дисципліни), покладених на нього трудовим договором або правилами внутрішнього розпорядку, якщо до працівника раніше застосовувалися заходи дисциплінарного чи громадського покарання.

4. Прогул (у тому числі відсутність на роботі понад три години протягом робочого дня) без поважних причин. Розірвання трудового договору з працівником за прогул без поважних причин належить до заходів дисциплінарного покарання і має здійснюватися з дотриманням вимог, передбачених для застосування дисциплінарних покарань ст. 148, 149 КЗпП.

5. Неявка на роботу протягом понад чотири місяці підряд унаслідок тимчасової непрацездатності (якщо законом не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні, а також у зв’язку з вагітністю та пологами).

Трудовий договір не може бути розірвано із працівником, який втратив працездатність у зв’язку з трудовим каліцтвом або професійним захворюванням. За таким працівником зберігається місце роботи до відновлення працездатності чи встановлення інвалідності.

6. Поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу.

Звільнення відповідно до п. 6 ст. 40 КЗпП може бути визнано законним у разі неможливості переведення працівника, з його згоди, на іншу роботу.

7. Поява на роботі в нетверезому стані, у стані наркотичного або токсичного сп’яніння.

Такий стан може бути підтверджено як медичним висновком, так і іншими видами доказів (показання свідків, складання акта, власне визнання в письмовій формі тощо).

8. Вчинення за місцем роботи розкрадання (у тому числі дрібного) майна власника, установленого вироком суду, що набув законної сили, або постановою органу, до компетенції якого входить накладення адміністративного стягнення або застосування заходів громадського впливу.

Звільнення працівника можливе тільки у випадку, якщо є конкретний факт розкрадання майна і його провина встановлена вироком суду, що набув законної сили, постановою органу, до компетенції якого належить накладення адміністративного стягнення чи заходів громадського впливу.

Крім загальних ст. 41 КЗпП визначено додаткові підстави для розірвання трудового договору з ініціативи власника, що стосуються окремих категорій працівників. Згідно зі ст. 41 КЗпП трудовий договір може бути розірваний у випадках:

однократного грубого порушення керівником підприємства, установи, організації (філії, представництва, відділення та іншого підрозділу), його заступниками, головним бухгалтером підприємства, установи, організації, його заступниками, а також посадовими особами митних органів, державних податкових інспекцій, яким присвоєні персональні звання, посадовими особами державної контрольно-ревізійної служби та органів державного контролю за цінами;

винних дій працівника, який безпосередньо обслуговує грошові або товарні цінності, якщо ці дії дають підстави для втрати довіри до нього сторонами власника або уповноваженого ним органу;

здійснення працівником, який виконує виховні функції, аморального вчинку, несумісного з продовженням цієї роботи.

До додаткових підстав розірвання трудового договору належить і правило, передбачене ст. 28 КЗпП, де зазначено, що якщо протягом терміну випробування встановлена невідповідність працівника роботі, на яку його прийнято, то власник або уповноважений ним орган має право розірвати трудовий договір.

Список літератури:

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид, перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000. – 384 с.

2. Кірічок О.І., Коробутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник. – К.: Центр навчальної літератури, 2003. – 216 с.

3. Матвєєва В. Кадрова документація. – 2-ге вид, перероб. і доп. – Х.: Фактор, 2002. – 306 с.

4. Палеха Ю. Управлінське документування. Навч. посіб: у 2 ч. Ч 2.Кадрове діловодство. – К.: Вид-во Європейського ун-ту, 2001. – 230 с.

5. Процюк В.К., Дубич К.В. Документування у менеджменті: Підручник. – К.: Центр навчальної літератури, 2003. – 216 с.

При підготовці контрольної роботи використано матеріали сайта: www.uk.wikipedia.org