Язык и стиль распорядительных документов: язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык и стиль инструктивно-методических документов. Реклама деловой речи. Правила оформления документов. Речевой этикет в документах
Институт Бизнеса и Политики
Нижегородский филиал
Факультет «Экономики и управления»
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Русский язык и культура речи»
На тему : «Язык и стиль распорядительных документов:
язык и стиль коммерческой кореспонденции, язык
и стиль инструктивно-методических документов.
Реклама деловой речи. Правила оформления документов.
Речевой этикет в документах. »
Выполнил:
Студент 3 курса
Заочного отделения
№ з/книжки 3097
Катрова О.В.
Проверил:
Пещерова И.А.
Н.Новгород
2003 г.
Содержание
Введение. - 3
Основная часть:
Язык и стиль коммерческой коресспонденции. - 4
2. Язык и стиль инструктивно-методических документов. - 4
Реклама деловой речи. - 6
Правила оформления документов. - 6
Речевой этикет в документах. - 9
Заключение. - 11
Список использованной литературы. - 12
Введение.
«Это я почтальон Печкин, принес посылку. Только я вам её
не отдам, потому что у вас документов нету.»
из книги Э. Успенского
«Трое из Простоквашино».
В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».
Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.
Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.
Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.
В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения.Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.
Основная часть.
1.Язык и стиль коммерческой коресспонденции.
Неоднородность тематики и разнообразие жанров позволяет выделить в рассматриваемом стиле две разновидности, одной из которых является обиходно-деловой стиль, к которому относится коммерческая корреспонденция: частные деловые бумаги (заявление, доверенность, расписка, автобиография, счет и др.). Она характеризуется известной стандартизацией, облегчающей её составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информационной избыточности.
Язык и стиль инструктивно-методических документов.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость. Несмотря на различия в содеожании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт,(обладает следующими обязательными качествами):
Употребление канцелярских штампов – воспроизводимых лексико-
фразеологических единиц, которые соотносятся с часто повторяющимися ситуациями, распространенными понятиями (за отчетный период, принимая во внимание, выдана для предоставления, прослушав и обсудив…);
Использование слов-наименований лиц по действию, состоянию (вкладчик, квартиросъемщик); собирательных существительных (выборы, дети, родители); название лиц по профессии и социальному положению, значение совокупности (граждане, служащие);
Введение специальной терминологии, не имеющий синонимов в
общеупотребительной лексике (приказ, протокол, согласовано, сторона, реализация…);
Ограничение возможности лексической сочетаемости слов. Например, служебное письмо – составляется (не пишется, не направляется, не посылается);
Преобладание имен существительных;
Использование отглагольных существительных (проезд, выполнение);
Большинство форм инфинитива выступают в значении долженствования (считать, принять, должен, обязан);
Почти полное отсутствие личных местоимений 1 и 2 лица и соответствующих личных форм глагола;
Употребление преимущественно форм настоящего времени глагола в значении предписания или долженствования, а также форм глагола со значением констатации (комиссия осмотрела);
Широкое распространение сложных отыменных предлогов (в целях, в силу, по линии, в части);
Употребление по преимуществу следующих синтаксических конструкций: простые предложения (как правило, повествовательные, личные, распространенные, полные), с однородными членами, обособленными оборотами, с вводными и вставными конструкциями, преобладание в предложениях союзной связи над бессоюзной; безличные предложения;
Использование прямого порядка слов в предложениях;
Сжатость, максимальная краткость, компактность изложения, лаконизм формулировок, экономное использование языковых средств;
Стандартное расположение материала, нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы и т. д.), употребление присущих этому стилю клише;
Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, военных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии, включение в текст сложносокращенных слов, аббревеатур;
Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в соответствии с, в деле, в силу и др.), а также различных устойчивых словосочетаний, служащих для связи частей предложения (на случай, если…, на том основании что… и т.п.);
Повествовательный характер изложения (нейтральный тон), использование номинативных предложений с перечислением;
Прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования (точность, исключающая двоякое понимание);
Тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим;
Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств;
Слабая индивидуализация стиля;
Достоверность и объективность;
Безупречность в юридическом отношении. Т.е.должна быть стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.
По возможности точно и полно объяснить факты окружающей нас действительности, показать причинно следственые связи между явлениями, выявить закономерности исторического развития и т. д. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения,упорядоченной системой связей между частями высказывания, стремление авторов к точности, сжатости, однозначности выражения при сохранении насыщенности содержания. Характерной чертой стиля научных работ является их насыщенность терминами, в частности интернациональнами. Не следует, однако, переоценивать степень этой насыщенности: в среднем терминологическая лексика обычно составляет 15-25 процентов общей лексики, использованной в работе.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает её письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Заметим,что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом типа: 1) разработка +2) проблем +3) дальнейшего совершенствования +4) очистки +5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного роедложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия.
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении, сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом».
3. Реклама деловой речи.
В рекламе широко применяется промышленная графика, плакат, оформительское исскуство, малые формы архитектуры. Современными средствами рекламы деловой речи являются:
печать (газеты, журналы, афишы, проспекты и др.);
телевидение;
радио;
витрины;
вывески;
световые объявления;
товарные и фирменные знаки.
4. Правила оформления документов.
Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему. Рассмотрим на примере делового письма. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Рассмотрим его структуру:
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например: 10 мая 1999 г. Принятые у нас сокращения 10.05.99 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число – май 10, 1999.
Само письмо необходимо начинать с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Еще ниже, без абзаца, сразу у поля опять же с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:
· «Дорогой г–н (или г–жа) + фамилия»;
· «Дорогой доктор + фамилия»;
· «Господа»;
· «Уважаемые господа»;
· «Уважаемый г–н + фамилия».
После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
В официальных письмах не принято обращаться на ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с корреспондентом обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).Посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение: «Дорогой г–н доктор (фамилия)».
А в Австрию и Швейцарию, например, достаточно написать «Дорогой г–н доктор».
Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: (английское in Reference to — относительно, что касается), Русский эквивалент – «касательно» или «Kac.». Например; «Re: В ответ на ваш телекс oт 05 мая 1999 г.».
Если письмо касается только одной проблемы, то тему письма можно обозначить и до обращения сразу после адреса. Если же переписка с партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:
Дорогой г–н Смит,
Re: О ваших предложениях по проекту «Омега»;
Неоплаченные счета №№ 28765, 54б78;
О поставках картофеля в октябре 1998 г.
Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например:
Дорогой г–н Смит,
О Ваших предложениях по проекту «Омега».
Дорогой г–н Смит,
О ваших предложениях по проекту «омега»,
Далее следует текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.
Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.
Этим комплиментам должны соответствовать, следующие обращения:Уважаемый г–н (Dear Sir.) – С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г–и Браун, (Dear Mr. Brown,) – Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г–н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) – С искренним уважением, (Very truly yours).
При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке, – 2-2,5 см.
Чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать своё имя полностью.
Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:
Приложение: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховой полис (6 л. ).
Указание на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:
Копия: Г–ну С. Шатайло «Нацбанк».
Речевой этикет в документах.
Речевой этикет регламентирует словесные формулы приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).
В культуре современного типа, в которой превыше всего ценится возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.
Строго говоря, речевым этикетом может быть признан только такой этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер.
Заключение.
Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально деловых отношений. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.
Список используемой литературы.
Русский язык и культура речи- под редакцией профессора В.И.Максимова.М,2002 г.
Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом уровне – И.С. Вольская. М, 1963 г.
Корреспонденция и делопроизводство – В.А.Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970г.
Русский язык и культура речи – Н.Ю.Штрейкер. М, 2003г.