Специфика работы секретаря

УПРАВЛЕНИЕ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОБРАЗОВАНИЮ

И ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

ТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ. ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ

ВЫПОЛНИЛА

СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА

г. Пенза

1998

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять много­численные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетите­лями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандарт­ными характеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется не на бланке, то машинописным спо­собом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

Для сокращения времени печатания документов применяются та­булирование.

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов испо­льзуют восемь стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора пе­чатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министер­ства или ведомства, организации или предприятия, наименование ст­руктурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без аб­зацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в ре­квизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.

2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", но­мер страницы многостраничного документа.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверж­дения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.

Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, кото­рые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.

ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.

При оформлении многострочных реквизитов следует использова­ть строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, например:

Заместителю директора ВНИИКИ

по научной работе

Иванову 0.Л.

103001, Москва, К-1, ул. Мира, 4

При наименовании должности в реквизите "подпись":

Начальник Управления труда

и заработной платы А.С. Смирнов

В последнем примере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено только его начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточно места для других частей реквизита: "подпись", "личная подпись", "расшифровка подписи".

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

При печатании документов, содержащих на одной странице нес­колько реквизитов, необходимо из числа стандартных выбирать такое сочетание межстрочных интервалов, которое потребует минимальных по длительности операций для их изменения. В соответствии с ГОСТ 6.38 - 72 текст документов на бумаге формата А4 должен печататься через 1,5 межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, печатают через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии при­ложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Из установленного стандартом числа интервалов следует выби­рать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.

Значения межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными. Название вида документа печатают прописными буквами.

Построение формуляра - образца организационно-распорядительных документов

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформ­ления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядитель­ной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представ­ляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необхо­димые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составле­ния документов, а также машинописного оформления отдельных рекви­зитов. Длительной время организационно-распорядительная докумен­тация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов госу­дарственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

Формуляр - образец документа - это модель унифицированной формы документа.

В формуляре - образце четко определены площади для размеще­ния различных реквизитов документа, как постоянных, так и пере­менных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.

Площадь унифицированной формы документа или бланка, предна­значенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем до­кумента, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изобра­жений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Бумага. Потребительские форматы". Для каждого формата устана­вливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, перено­се данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать доку­менты со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допуска­ется располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, номера рекви­зитов обозначены цифрами в кружочках.

Формуляр - образец устанавливает следующий состав реквизитов:

1 Государственный герб;

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код предприятия, учреждения или организации по Общесоюз­ному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код формы документа по Общесоюзному классификатору упра­вленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения, организации или предприятия;

8 - наименования структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

Для каждого конкретного вида документа применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только докумен­там данного типа и являются обязательными, исходя из юридических требований.

Учреждения, организации и предприятия, подпадающие под дейст­вие специальных положений, указывают реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положе­ниями, а реквизит 9 при необходимости впечатывают в бланк докумен­та машинописным способом или указывают в тексте.

Стандартом допускается размещение реквизитов 1, 2, 3 на пло­щади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно распола­гать на левом поле документа на уровне реквизита 7.

Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет разместить на этой площади реквизит 16, то его можно располагать на любой сво­бодной площади рабочего поля документа, кроме полей. Реквизит 18 располагается только на лицевой стороне документа.

В многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 нужно располагать на последней странице.

Гриф согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотрен­ном этим положением.

В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуля­ром - образцом.

Требования к бланкам

ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве основных два вида блан­ков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром - образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения рекви­зитов. На них должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: название типографии, номер заказа и при необходимости тираж и формат бланка.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.

Допускается изготовление бланков для отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5 и 10.

На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.

На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печа­таться на национальных и русском языках. На бланках с угловым рас положением реквизитов с начала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположени­ем реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа - на русском.

На бланках документов реквизиты 6 - 10 и 14 в пределах пло­щади, отводимой им формуляром - образцом, могут располагаться одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

На бланках для служебных писем реквизиты 4 и 5 располагают­ся централизованным способом в зоне А.

Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки и автоматического считывания информации, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, отличным от цвета основных реквизитов бланка.

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в доку­менты, предназначенные для размножения, следует выполнять чернила­ми или пастой чёрного цвета.

При печатании бланков применяются типографические шрифты раз­мером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 – 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для оформления ре­квизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны рас­полагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении до­кументов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.

Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соот­ветствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "на­именование учреждения организации или предприятия". Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях прини­мается министерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.

Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и выше­стоящих организаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономных республик.

При разработки бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.

В реквизите "место составления или издания" сокращение "г." при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и др. не употребляется, например: Москва г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.

Бланки документов должны печататься краской чёрного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.

Изображение Государственного герба России в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "наименование министерства или ведомства" или "наименование учреждения, организации или предприятия".

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством России, причём воспроизводимое изображение Государственного герба должно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

В качестве эмблемы организаций используют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены "Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)", утвержденным Госкомизобретений в 1973 году. Заменять наименование организации её эмблемой не допускается.

Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование своей организации.

В бланке должны быть указаны наименование министерства (государственного комитета или ведомства), объединения (комбината) и организации, например:

Государственный комитет России по народному образованию

Московский городской комитет по народному образованию

Профессионально-техническое училище №5

Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное соответствующим правовым актом, например: "Минпромстрой" - вместо "Министерство промышленного строительства" или "Главсибирпромстрой" вместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.

Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланки организации ниже её наименования.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.

Заголовок к тексту

Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.

Требования к текстам документов

Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.

Для конкретного вида документа рекомендуется разрабатывать определённую схему построения текста, закрепляемую соответствующим распорядительным документом учреждения. При наличии государственного стандарта на данный вид документа его текст строится в соответствии с действующим стандартом.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие принципы: объективность содержания и нейтральность изложения, полнота информации и кратность изложения, типизация речевых оборотов и стандартизация терминов.

Уровень составления текстов документов является одним из показателей культуры управления в целом. Работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в тексте, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимание его смысла.

В отличие от стиля художественной литературы в деловом стиле документов не допускается образное выражение мыслей с помощью сравнений, метафор (переносного употребления слов по аналогии), аллегорий (изображение отвлечённой идеи посредством конкретного), гиперболы (преувеличения). В тексте документа не должно быть переустановок слов или выражений, нарушающих обычный порядок слов в предложении. Деловая речь должна быть близка к научной по точности, к газетно-публицистической по гибкости и к художественной по доступности.

При подготовке текста документа рекомендуется соблюдать следующие правила:

1. Документы, содержащие информацию по различным вопросам деятельности учреждения (доклады, положения, отчеты, обзоры и т. д.), делятся на разделы (главы, пункты, подпункты).

2. Разделы должны иметь заголовки, выражающие существо содержания документа. Деление текста на пункты и подпункты производится в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68.

3. Заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия.

4. Использовать обратный порядок слов в предложении в том случае, если логическое ударение падает на само действие или на субъект действия.

5. Заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять в распорядительных документах глаголы неопределенной формы (назначить, командировать, премировать, утвердить, обязать и т.п.); заменять местоимения существительными, например: училищу требуется, министерство просит.

6. Использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: приказываю (в приказе), предлагаю (в указании), решил (в решении).

В постановлениях (решениях) коллегиальных органов рекомендуется использовать форму изложения от третьего лица единственного числа, например: коллегия постановляет.

В других видах организационно-распорядительных документов используется следующая форма изложения:

от первого лица единственного числа: считаю необходимым, прошу выделить;

от первого лица множественного числа: просим направить, направляем на рассмотрение;

от третьего лица единственного числа: министерство не возражает, училище считает необходимым и др.

Текст документа, представленный в виде таблицы, должен быть построен в соответствии с ГОСТ 1.5 - 68. Таблицы могут быть расположены в тексте документа или приложениях. Все таблицы следует пронумеровать арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста документа и приложений может быть сквозной или самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица, то её не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Текстовая часть документа может быть представлена также в виде анкеты или трафарета.

В виде анкеты представляют текст, который содержит словесную или цифровую характеристику одного объекта по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете является перечень признаков, расположенных в определённой последовательности, а переменной - их конкретная характеристика.

Трафарет содержит информацию в виде предложений или частей текста, частей предложений и пробелы, при заполнении которых образуется связной текст документа. Трафаретные тексты фиксируются, как правило, непосредственно на бланках.

Стиль и язык служебных документов должны отвечать таким принципам, как:

1. Соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка.

2. Использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности (на ваш номер, должным образом, указанные факты и т.д.).

3. Широкое применение терминов юридического и бухгалтерского характера, слов-профессионализмов (исковое заявление, претензия, дебет, кредит, недопоставка и т.д.).

4. Применение именных предлогов (в свете решений, в связи с необходимостью, в порядке оказания помощи).

5. Унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документов. Типовые тексты составляют при помощи выработанных практикой словесных штампов, трафаретов (просим возместить ущерб, на основании договора поставки, вынуждены обратиться в прокуратуру). Использование трафаретных текстов значительно ускоряет составление документов и повышает их грамотность.

6. Тенденция сокращения текстов путём замены сложных предложений простыми, ликвидации причастных и деепричастных оборотов, употребления сокращений (аббревиатур), терминов стандартизированных оборотов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются быстрее в 8-10 раз.

Работникам управленческого аппарата необходимо уметь правильно выражать свои мысли и составлять текст документов с учётом всех требований. Для этого нужно много читать, пользоваться словарями, справочниками, пособиями по грамматике, обогащать свой словарный запас, владеть профессиональной терминологией.

В текстах документов не следует употреблять таких слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо "настоящим предлагается..." следует писать "предлагаем..."; вместо "настоящий акт составлен…" - "акт составлен..."; вместо "при сем направляем..." - "направляем...".

Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную избыточность информации).

ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ

Лица, ответственные за работу с документами, обязаны обеспечивать сохранность документов, создаваемых в учреждении, организации, предприятии.

Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведённых закрывавшихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определённый температурно-влажностный режим.

Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность.

Документы подшивают в твёрдые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914 - 72 и номенклатурой дел, или в папки регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатых друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направленно на корешок и листы документов внутри деда давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.

Если документы подшиты в папки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края документов. Такие дела хранятся горизонтально.

Обеспечению физической сохранности документов способствует и правильная подшивка листов документов в деле. При подшивке необходимо следить за тем, чтобы нижние края документов были на одном уровне и выше примерно на 1 см края папки.

Места пробивки отверстий для подшивки документов в дела определены ГОСТ 6.39 - 72.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрежаются. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешением руководителя учреждения с обязательным постановлением в деле точной заверенной копии нанятого документа в вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное по служеб­ной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, его заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматривают­ся главы для расписок в получении и приёме дела.

Коммерческая тайна

Коммерческой тайной является деловая информация, имеющая тактическую или потенциальную ценность для предприятия по коммер­ческим причинам. Эта информация является коммерчески выгодной для недобросовестных конкурентов в случае попадания в их руки. Утрата коммерческой тайны может привести ущерб предприятию и, в конечном итоге, привести к его банкротству.

Методы защиты коммерческой тайны

Для предотвращения утечки коммерческой тайны обычно исполь­зуются следующие меры:

- правовая защита,

- организационные меры,

- защита с помощью технических средств.

Правовая защита осуществляется закреплением прав и порядка защиты коммерческой тайны в нормативных и уставных документах. Эти меры могут быть оговорены в Уставе предприятия, трудовых договорах (контрактах) с сотрудниками предприятия, приказах, правилах внут­реннего распорядка предприятия и т.д.

Организационные меры защиты включают в себя:

- организацию секретного (конфиденциального) делопроизводства. "Грифы" и порядок Функционирования этого делопроизводства опреде­ляет руководство предприятия;

- разграничение доступа ж информации: каждый сотрудник предприя­тия должен обладать только теми сведениями, содержащими коммерчес­кую тайну, которые необходимы ему для выполнения своих обязаннос­тей. Разрежение на доступ к такой информации выдаётся руководите­лем предприятия, при этом сотрудник несёт ответственность за разглашение полученных сведений;

- установления такого порядка использования технических средств и помещений, который бы исключал утечку сведений. Например, при ра­боте с копировальными средствами необходимо обеспечить строго рег­ламентированное копирование тех документов, на которые распрост­ранён режим конфиденциальности. Целесообразно использовать хране­ние документации с помощью микрофильмов, что значительно облегчит защиту информации;

- установление порядка работы с посетителями - их учёт в специаль­ном журнале, определение помещения для приёма посетителей, их сопровождение при посещении основных рабочих помещений;

- установление порядка ведения переговоров с посетителями, кото­рый должен преследовать двоякую цель: во-первых, не допустить утечки информации и, во-вторых, получить наиболее полные сведения о намерениях посетителей;

- обучение сотрудников предприятия мерам защиты коммерческой тайны, повышение их ответственности за непреднамеренное разглашение коммерческой тайны.

Защита с помощью технических средств

Использование технических средств для обеспечения сохраннос­ти информации создаёт дополнительные гарантии того, что докумен­ты и другие носители информации будут надёжно защищены. Технические средства защиты могут быть разделены на следующие:

- средства охраны территории предприятия, средства защиты коммуникации,

- средства защиты компьютерных систем и баз данных от несанкцио­нированного доступа.

Средства охраны территории представляют собой различные типы ог­раничений и контролирующих систем, включая ограды с автоматичес­кой системой сигнализации о попытки их преодоления, системы теле­визионного контроля территории, различные электронно-оптические и другие средства охраны. К ним же можно отнести средства разгра­ничения доступа сотрудников в помещения с различной степенью секретности.

Средства защиты коммуникации. В настоящее время источником утеч­ки информации в большой степени являются процессы обработки, пе­редачи и хранения информации, связанные с применением и использо­ванием электронных, электромеханических и электротехнических уст­ройств. Действие таких устройств, как правило, сопровождается (если не принимаются специальные меры) побочными или паразитными излучениями. Побочные излучения непосредственно несут информацию, но распространяются "безадресно" (персональные ЭВМ, звуко- и видеозаписывающая аппаратура, телевизоры, электрифицированные пишущие машинки, телетайпы и телефаксы, аппаратура передачи данных, громкоговорящая и селекторная связь, а также все виды внешней проводной и радиосвязи, не имеющие специальных шифрующих и дешиф­рующих устройств). Паразитные - сопровождают процессы преобразо­вания сигналов. Например, импульсное излучение сопровождает рабо­ту персональной ЭВМ. Стационарную "картинку" на экране дисплея на расстоянии 200 - 300 м. Очевидно, что паразитные наводки на сосед­ние пары телефонного кабеля или на специальные подслушивающие "муфты" могут явиться источниками утечки информации. Источниками паразитного излучения могут бить некоторые виду датчиков пожарной и охранной сигнализации, элементы системы электрических ча­сов, радиоточки, трубы отопления и газовые трубы, переговорные устройства и девали телефонных аппаратов.

Основными мерами защиты информации при использовании техни­ческих способов являются: поиск закладных (подслушивающих или записывающих) устройств;

- обеспечение скрытности передачи информации по телефонно-телеграфным каналам путём их шифрования;

- специальная защита аппаратуры от излучения с помощью защитных блоков;

- использование специальных средств защиты компьютерных систем и баз данных;

- создание искусственных помех перехвату электрических или акус­тических сигналов.

Меры по защите коммерческой тайны при использовании компью­терных систем и баз данных можно разделить на следующие группы:

- скрытое кодирование документов на магнитных носителях, т.е. дополнение текста документов на магнитных носителях нечитаемым при нормальном воспроизведении признаком авторства или имущественной принадлежности, благодаря которому можно уличить лиц, осуществивших кражу документов;

- криптографирование (шифрование) всего документа или его части на машинных носителях, делающие этот документ недоступным для пони­мания лицам, не владеющим ключом или кодом для дешифрования.

Использование компьютеров в бизнесе привело к тому, что боль­шие объёмы деловой информации передаются и получаются по компью­терным сетям, охватившим практически весь мир. Именно через компь­ютерные сети происходит большинство хищений информации.

Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку полу­чить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме работы компьютера защитить себя от несанкционированного доступа можно только в том случае, если вы наиболее ценную информацию бу­дете хранить только на дискетах в недоступном для недоброжелателя месте.

Другой проблемой является защита передаваемой информации от подделок и искажений. Для этих целей используется программа под названием "электронная подпись". Эта программа позволяет удосто­верить принадлежность вам передаваемого по сети документа, но его текст при этом остаётся незащищенным.

Чтобы защитить всю передаваемую информацию, её требуется за­шифровать. Удобнее зашифровать с помощью аппаратных средств, под­ключая к компьютеру дополнительную электронную плату.

Просто и эффективно защищают данные в компьютере от копиро­вания механические или электромеханические ключи, входящие в ком­плект компьютера. Поворотом ключа, который вы можете носить с со­бой, может блокироваться работа компьютера.

ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ

СРОКОМ

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например, "Переписка за 1987 - 1990 г. - 4 дела".

Акты составляются и подписываются членами ЭК, рассматривают­ся и утверждаются руководителем предприятия.

В группу средств уничтожения документов входят бумагоуничтожающие машины с выдачей отходов в виде кусочков, полос, массы.

Бумагоуничтожающие машины делятся на два основных вида в зависимости от способа уничтожения (сухого или мокрого). Машины с сухим способом уничтожения документов, в свою очередь, подразделяются по виду отходов - полос (МП) и кусочков (МК). Отходы у бумагоуничтожающих машин мокрого способа (ММ) бывают только в виде массы.

У бумагоуничтожающих машин с сухим способом переработки ре­жущий узел состоит из двух или более групп дисковых ножей. При вращении дисковые ножи захватывают бумагу и режут её на узкие поло­сы, ширина которых равна расстоянию между дисковыми ножами. Если резку производить в двух перпендикулярных направлениях, то отходы получаются в виде небольших кусочков.

Машина для уничтожения документации МП40-1,2 предназначена для уничтожения документации, выполненной на бумажной основе, по­средством механического её измельчения. Отходы в виде полос.

Машина для уничтожения документации МК4-05 х 5 и МК15-1,2 х 15 позволяют быстро уничтожить документы и сохранить сырьё для повторного использования при производстве бумаги и картона. Раз­меры и форма отходов исключают возможность восстановления доку­ментов. Производительность 16 кг/ч.

ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ

К работе на электрической пишущей машине, допускаются люди, специально обученные и прошедшие инструктаж по правилам электробезопасности.

Первоначальное подключение пишущей машины к сети обязан про­изводить электрик, который предварительно проверяет исправность электрошнура, вилки и выключателя. Не допускается включение маши­ны со снятой передней крышкой. При внесении машины из холодного помещения в тёплое подключение в сеть разрешается после её Полного обогрева в течение не менее 4 часов. По окончанию работы выключа­тель электродвигателя нужно переключить в положение ноль и отсое­динить жилку шнура от электросети. Машина должна быть заземлена, для чего предусмотрены трёхжильный присоединительный шнур и спе­циальная вилка с заземляющими контактами. При снятии передней кры­шки выключатель прерывает главную электрическую цепь и машина от­ключается. Машина нормально работает при температуре окружающего воздуха от 10 до 35⁰ и относительной влажности воздуха 30-60%. Для уменьшения шума работающей машины её устанавливают на резино­вую или войлочную подкладку, край которой должен совпадать с пе­редним краем машины. Технический осмотр машины должен производит­ся через каждые 6 месяцев эксплуатации квалифицированный механик, имеющий документ на право обслуживания электрических пишущих машин.

Технические осмотры включают в себя: проверку механизмов, обновление смазки, регулировку и устранение мелких неисправностей без замены деталей. Чистку от грязи и пыли с частичной раз­боркой машины, малый (текущий), средний и капитальный ремонты должны производить специализированные мастерские по ремонту пишущих машин.

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА
1. СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО
2. МАШИНОПИСЬ
3. ЭНЦИКЛОПЕДИЯ ОФИСА

4. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

ОБУЧЕНИЕ СЕКРЕТАРСКОМУ ДЕЛУ

СЕКРЕТАРЬ - ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ

ПРОФЕССИЯ - СЕКРЕТАРЬ

ШКОЛА МАШИНОПИСИ

В ПОМОЩЬ СЕКРЕТАРЮ-МАШИНИСТКЕ

КЗоТ РФ