Объектом работы менеджера является информация о среде организации, деятельности, способностях и желаниях членов организации, а продуктом его работы являются управленческие решения.
Процесс принятия решения состоит из: постановки задачи, сбора информации, анализа, прогнозирования и принятия решения.
Информация в общем смысле – это собираемые, систематизируемые, анализируемые и обрабатываемые данные. Данные — это исходный материал, выраженный в цифрах и фактах. Те, кто использует информацию в своей деятельности, оценивают ее с различных точек зрения. Наиболее важными являются три:
- прагматичный (достижение поставленной цели);
- семантические (значение содержания);
- синтаксис (формы представления).
С прагматической точки зренияинформация в управлении рассматривается как наиболее необходимый ресурс, имеющий не меньшее значение, чем ресурсы, используемые в производстве: сырье, материалы, энергия и т. д. В отличие от других ресурсов, информация является ресурсом неустранимым, который не теряет своего качества в течение длительного времени. Необходимо научиться отделять информацию от знаний.
Информация для предпринимателей— это знание, событие с последствиями. Знания, не имеющие последствий для его бизнеса, не являются информацией для предпринимателя.
В отличие от других ресурсов информация является не природным ресурсом и не результатом физического труда (ручного, механизированного, автоматизированного), а продуктом умственного труда.
С семантической точки зренияинформацию можно разделить на:
- юридический;
- политический;
- научный;
- технические;
- экономический;
- Социальное.
Все эти виды информации используются в управлении, но в основном экономической и социальной. Первая — связана с экономической деятельностью организации, вторая — с удовлетворением потребностей общества.
Форма представления (с точки зрения синтаксиса).Все виды информации могут быть представлены пользователю в самой разной форме: от вербальной до компьютерно-кодированной. В последнее время большое внимание уделяется формам подачи информации пользователю, ведь информация становится товаром, то есть создается индустрия обработки информации. Предусмотрены следующие продукты информационной индустрии:
- организационные инструменты и методы;
- программные средства и методы;
- технические средства обработки информации.
Эффективность организациимногое зависит от того, как осуществляется сбор, представление, хранение, обработка и использование информации. Поэтому в обязательном порядке:
- классифицировать информацию;
- знать требования к информации;
- знать потребности пользователя информации;
- создавать информационные базы данных.
Информацию можно классифицировать по различным признакам. Для человека, как пользователя информации, особенно важно знать источник информации. На основании этого критерия выделяют пять видов информации:
- элементарная — информирование о состоянии одной физической системы;
- генетические — оказывающие существенное влияние на развитие живого организма;
- биологические — информация, передаваемая живым организмом;
- семантическая — информация, распространяемая человеком или обществом;
- машинно-технологический — информация, распространяемая искусственными машинами или технологиями.
В управлении важна смысловая и машинно-технологическая информация. Этот вид информации классифицируется по различным признакам:
- по месту формирования — внутренняя информация, формирующаяся внутри системы, и внешняя, формирующаяся во внешней среде системы;
- по направлению движения — вход и выход из системы;
- по структуре образования — первичные (зафиксированные в исходном виде) и производные агрегаты (промежуточные и конечные);
- по уровням управления — для руководителей и подчиненных различного уровня;
- по содержанию — вводная, распорядительная и исполнительная;
- по способу записи — устный и документальный;
- по характеру фиксации — фиксированные и нефиксированные;
- по типу представления — буквенное, цифровое, символьное;
- по степени устойчивости — условно постоянные и переменные;
- по роду работ — проектные (конструктивные), технологические, технические, финансовые, управленческие;
- по функциям управления — прогнозирование, планирование принятия решений, организационное, контрольное, учетное, отчетное, аналитическое;
- по времени образования — прошлого и текущего периода;
- по определению — детерминированные и вероятностные;
- по значимости принимаемых в управлении решений — директивные, стратегические, тактические, оперативные;
- по преимуществу использования — обязательные, необязательные.