Вопреки распространенному мнению, денежные кризисы не всегда являются результатом слишком быстрого роста бизнеса. Часто это происходит из-за того, что клиенты платят слишком медленно. По мере роста вашей компании легко заблокировать объем вашей дебиторской задолженности (AR). Например, если ваш бизнес каждый месяц отправляет счета на сумму 50 000 тыс. руб., а вашим клиентам в среднем требуется два месяца, чтобы оплатить их счета, в любой момент времени у вас будет целых 100 000 тыс. руб., связанных с неоплаченными счетами. Ситуация может ухудшиться, когда предприятия часто предоставляют кредит сверх установленного срока.
Сумма, связанная с неоплаченной дебиторской задолженностью, может со временем стать значительной суммой, и ее освобождение может предоставить вашему бизнесу денежный поток, который можно направить на важные бизнес-функции. Это может быть сделано путем ускорения сбора вашей дебиторской задолженности.
Крайне важно понимать, что быстрый и своевременный сбор дебиторской задолженности важен в любой экономической среде, и что сбор дебиторской задолженности наиболее эффективным способом — это работа всей компании, а не просто работа отдела дебиторской задолженности. Заинтересованные стороны из всех отделов, включая отделы продаж, управления и маркетинга, должны внести свой вклад в разработку комплексной стратегии сбора. Ниже приведены некоторые способы повышения эффективности сбора дебиторской задолженности.
10 способов максимизировать сбор дебиторской задолженности
Обновите программное обеспечение для дебиторской задолженности:
Если ваша программа дебиторской задолженности устарела, это может привести к замедлению всего процесса дебиторской задолженности. Обновленное программное обеспечение может помочь лучше понять процесс сбора платежей, что поможет ускорить сборы дебиторской задолженности. Хорошее программное обеспечение должно помочь вам отслеживать дебиторскую задолженность, предоставляя информацию о количестве отправленных счетов, количестве просмотренных счетов, количестве оплаченных счетов и количестве неоплаченных счетов.
Нужен правильно настроенный биллинг:
Лучшие счета будут включать всю необходимую информацию, в том числе условия оплаты, проданное количество или часы, если вы являетесь сервисной организацией. Кроме того, убедитесь, что счета являются точными с точки зрения почтового адреса и контактной информации, так как неправильные контактные данные могут привести к задержке доставки счета, что приведет к задержке платежей. Четкий счет-фактура может помочь избежать необходимости дополнительных вопросов по проданным товарам или оказанным услугам, что может задержать процесс оплаты. Также важно отправлять положенные счета, как только товары или услуги доставлены. Когда счета отправляются быстро, у клиента больше шансов заплатить вам в оговоренный срок.
Договориться об оптимальных условиях оплаты:
Вы можете ускорить процесс сбора, договорившись о наиболее выгодных условиях, которые удовлетворят ваших клиентов. Во многих отраслях компании используют 30 отсрочки в качестве условий оплаты. Тем не менее, если вы сможете заставить клиентов согласиться на использование 15 или 20 дней, это может значительно увеличить ваши денежные потоки, поскольку период сбора почти наполовину сокращается. Важно отметить, что быть очень строгим в отношении условий оплаты не может быть хорошей идеей. Актуальные формулировки условий оплаты имеют значение. Оплата может быть задержана, если слова некорректно сформулированы, а условия неразумны. Например, такие термины, как «срок оплаты», могут привести к недовольству клиентов и задержке платежей. Предоставление клиентам немного гибкости может иметь большое значение в создании доброй воли и ускорения платежей. Еще одна стратегия — предлагать скидки за досрочный платеж.
Создать отчеты о возрасте дебиторской задолженности:
Отчет о возрасте дебиторской задолженности помогает размещать клиентов под разными категориями платежей. Например, клиентов можно разделить на 0-30 дней, 30-60 дней, 60 дней +). Это может сразу сказать вам, какие клиенты задерживают свои платежи, сумму, которую они должны, и дни, прошедшие с даты исполнения. Возраст не только дает вам представление о том, как долго просрочены счета, но также и о количестве невыплаченной дебиторской задолженности. Эта информация поможет вам сосредоточить усилия на сборе там, где она необходима. Например, когда вы выставляете счет клиенту первого числа месяца, отчет о возрасте точно покажет, что учетной записи уже 30 дней, когда закончился месяц.
Рассмотрите возможность изменения условий оплаты:
Может случиться так, что у некоторых из ваших лучших клиентов возникнут проблемы с денежными потоками. В этих ситуациях вы можете рассмотреть возможность изменения условий оплаты, чтобы сохранить клиента и в то же время получать от него средства. Например, вы можете создать поэтапный план, в котором вы получаете 30% в течение 30 дней, 30% в течение 60 дней и общую просрочку в течение 90 дней. Лучше не предоставлять кредит более чем на 90 дней, если только это не является особым обстоятельством. Такие условия оплаты должны быть в письменной форме и должны точно указывать, сколько будет выплачено за сколько месяцев, и по какой процентной ставке (если таковые имеются), пока счет не будет полностью собран. Ваша компания и клиент должны подписать соглашение.
Обеспечить соблюдение условий оплаты:
Недостаточно просто договориться о выгодных условиях оплаты; Вы также должны применять их вовремя. К сожалению, многие компании не могут обеспечить соблюдение клиентами условий оплаты. Клиентам часто разрешается платить намного позже установленного срока. Вежливые и постоянные напоминания должны быть отправлены клиентам за пару дней до наступления срока платежа. Например, если ваши условия являются нетто-30, вы должны связаться с клиентами по крайней мере, 25 — го числа, чтобы гарантировать , что они платят вовремя. Кроме того, может помочь добавление таких слов, как «игнорировать, если уже оплачено». Помните, что не получение платежа даже после истечения срока платежа будет означать, что вы предоставили им беспроцентный кредит. Если просроченные платежи представляют большую проблему, вы можете рассмотреть вопрос о начислении процентов за просроченные платежи.
Используйте все средства связи:
Если клиенты не отвечают на электронные письма и письма вежливости, попробуйте позвонить им, чтобы сообщить им о просроченном статусе их учетной записи. Важно быть вежливым и не угрожать. Убедитесь, что клиент получает выгоду от сомнения, по крайней мере, во время вашего первого звонка им. Вы можете повысить твердость своего тона и подчеркнуть серьезность ситуации, совершая повторные звонки. Рассмотрите другие средства связи, такие как факсы, SMS и IVR напоминания.
Составьте план взыскания дебиторской задолженности:
Важно создать план для вашего процесса сбора дебиторской задолженности. Убедитесь, что определенные люди назначены для обработки, чтобы другие могли сосредоточиться на повседневной деятельности. Составьте список процедур для этого процесса и сообщите об этом ответственному персоналу. Например, вы можете попросить их позвонить клиентам за 7-10 дней до установленной даты, чтобы убедиться, что товары или услуги были получены вместе со счетом и что нет никаких споров. Клиентов также можно спросить, когда они планируют оплатить. Звонки могут быть сделаны в течение 4 дней с даты оплаты, когда платеж не получен. Обязательства должны быть получены от клиентов при оплате. Когда персонал придерживается плана, вы всегда можете быть уверены, что с клиентами свяжутся в нужное время.
Запись взаимодействий:
Всегда записывайте обещания и обязательства, сделанные клиентом, включая дату, на которую они заявили, что он сделает платеж, и способ оплаты. Таким образом, в следующий раз, когда вы свяжетесь с ними, вы сможете напомнить им об их приверженности. Например, если клиент сказал, что он заплатит 28- го числа, вы можете сказать «когда мы говорили в прошлый раз, вы обещали оплату до пятницы, 28-го апреля». Это заставит клиента платить.
Подумайте о найме агентства по сбору платежей
Если вы считаете, что вышеперечисленные методы потребуют ресурсов, вы можете рассмотреть возможность найма агентства по сбору платежей, чтобы сделать эту работу за вас. Часто было обнаружено, что когда компании используют внутренний персонал для сбора платежей, клиенты излишне оправдываются или пытаются использовать другие уклончивые методы для избежания платежей. Агент по сбору платежей может помочь ускорить процесс, используя эффективные способы сбора платежей. Однако это следует применять только после достаточного обдумывания, поскольку есть вероятность повреждения отношений между вами и вашими клиентами. Вы можете рассмотреть возможность использования этого метода для повторных неплательщиков или частых плательщиков.
Известно, что, активизировав процесс сбора дебиторской задолженности, вы можете улучшить свой денежный поток за счет быстрого преобразования продаж в выручку. Если вы полагаете, что это потребует больших усилий, вы можете рассмотреть возможность передачи процесса на аутсорсинг поставщику услуг BPO для получения дебиторской задолженности, чтобы можно было достичь поставленных целей.
Да, взыскать долги в наше время проблема